Het klopt dat de cancellation policy hier de oplossing is. De andere klanten hebben dit op twee manieren getoond aan deelnemers. Ofwel het staat in de terms&conditions en vervolgens moeten deelnemers hiermee accoord gaan via een term-question (aankruisvakje: 'i agree with the terms'). Ofwel ze hebben simpelweg een tekst opgenomen in het formulier. Een voorbeeld:

Cancellations made beyond 90 days will qualify for a full refund less a $100 administration fee
plus credit card charges if applicable. Thereafter, per person cancellation fees are:
Any cancellation made between 90 days to 60 days prior to trip will qualify for a 50% refund.
No refund will be issued for cancellations within 60 days of the event.

(Dit is slechts een voorbeeld. Gebruik a.u.b. uw eigen cancellation policy dat past bij uw evenement).