Blog

Nieuw: facturatieprofiel

23 oktober 2018

Facturatieprofiel

We staan aan de vooravond van een belangrijke wijziging in aanmelder.nl met betrekking tot facturatie. In dit artikel leggen we graag uit waarom we een facturatieprofiel introduceren en wat dit inhoudt. 

Nadat een evenement heeft plaatsgevonden, wordt de eindfactuur opgemaakt. Wat wij in de praktijk merken is dat de factuurgegevens vaak niet of niet volledig zijn ingevuld: er ontbreekt bijvoorbeeld een inkoopordernummer of een IBAN (als er sprake is van een betaald evenement). Dit betekent dat de financiële afronding van het evenement vertraging oploopt, terwijl wij ook goed begrijpen dat het voor organisatoren fijn is om zo snel mogelijk na het evenement de deelnemersgelden te ontvangen! 

Dit is de reden waarom wij een wijziging hebben gemaakt voor het beheren van de factuurgegevens. Wij willen dit makkelijker maken voor organisatoren en hebben nu een nieuwe plek gecreëerd waar factuuradressen op 1 plek zichtbaar zijn: het facturatieprofiel.

Daarnaast bieden we vanaf nu ook een overzicht van alle uitgegeven facturen binnen de organisatie: de aanmelder.nl facturen, maar ook de Delft Congress Support facturen. 
 

Voorgaande situatie: factuuradres

Per evenement worden de facturatiegevens ingevuld:
Nieuw: facturatieprofiel

Nieuw: facturatieprofiel

Bij het publiceren van een nieuw evenement, krijg je de vraag welk factuuradres je wilt gebruiken:

Nieuw: facturatieprofiel

Na het klikken op ‘Kies factuuradres’ kom je terecht bij de instellingen van je evenement, waar je kunt kiezen uit een bestaand factuuradres of een nieuw factuuradres kunt invoeren.


De wijziging: facturatieprofiel

Vanaf volgende week stel je de facturatiegegevens op een andere plek in aanmelder.nl in. Facturatiegegevens worden nu ingesteld op organisatie-niveau. In het overzicht van de organisatie in aanmelder.nl is er een nieuwe gele balk ‘Financieel’ met een button ‘Facturatie’.

Nieuw: facturatieprofiel

Wat is het verschil tussen het oude 'factuuradres' en het nieuwe 'facturatieprofiel'? 

Een facturatieprofiel bestaat uit een factuuradres, aangevuld met de velden Profielnaam, IBAN, BIC en betalingsreferentie.

Verreweg de meeste organisaties gebruiken 1 facturatieprofiel., maar het is mogelijk om meerdere facturatieprofielen aan te maken. Dit is handig wanneer verschillende evenementen door verschillende afdelingen of dochterorganisaties worden georganiseerd. 

Het facturatieprofiel wordt uit veiligheidsoverwegingen beheerd door de eigenaar van de organisatie in aanmelder.nl

Eigenaar van de organisatie in aanmelder.nl

Recentelijk hebben we een nieuwe structuur in aanmelder.nl gemaakt voor het toegangsmanagement tot de tool. Zo vallen bijvoorbeeld alle evenementen van de HEMA onder de aanmelder.nl-organisatie HEMA. Iedere organisatie heeft één eigenaar; de accountverantwoordelijke. De eigenaar heeft het complete overzicht en toegang tot evenementen en beheert wie er toegang heeft tot welk evenement. Meer info over dit vernieuwde toegangsmanagement lees je hier.

Je kunt als eigenaar zijnde nieuwe facturatieprofielen toevoegen en archiveren. Verwijderen van facturatieprofielen is niet mogelijk, want het kan zomaar zijn dat dit facturatieprofiel eerder is gebruikt bij een evenement uit voorgaande jaren en deze facturen moeten intact blijven voor de administratie. Je kunt een facturatieprofiel wel archiveren door op het kruisje achter het profiel te klikken. Dan is dit profiel ook niet meer actief zichtbaar in de dropdown bij publicatie van je evenement.

Je kunt een facturatieprofiel wel altijd aanvullen en/of wijzigen: dit heeft geen gevolgen voor de al uitgegeven facturen met dit profiel. 

Deze wijziging staat gepland voor livegang aankomende week.

Belangrijk: deze wijziging heeft géén effect op de lopende evenementen.