Nieuws

Hier moet een goede evenement-uitnodiging aan voldoen

29 januari 2020

Een goede uitnodiging activeert en straalt professionaliteit uit, want een evenement zonder gasten is natuurlijk niet compleet. Maar hoe doe je dat in de praktijk? Wij geven je zes must-haves voor een sterke uitnodiging.  

1. Bepaal naar wie je de uitnodiging wilt sturen

Wees persoonlijk! 80% van de ontvangers geeft aan dat gepersonaliseerde uitnodigingen beter ontvangen worden. Vaak zijn er verschillende doelgroepen waar je een uitnodiging naar toe verstuurd. Bij elke doelgroep hoort een andere tone-of-voice. Splits dus de verschillende ontvangers op in groepen. Maak gebruik van de functionaliteiten binnen de software om naam en aanhef persoonlijk te maken. Pas ook de vormgeving aan, aan de voorkeuren van je doelgroep. Een genodigde zal zich meer aangesproken voelen en zich eerder aanmelden. 

2. Vormgeving 

Consistentie in de vormgeving is van groot belang. Waarschijnlijk is er een huisstijl bekend. Zorg ervoor dat je in deze stijl blijft. Zo herkennen de genodigden het evenement en de organisatie en zullen zij sneller geneigd zijn zich aan te melden. Maak gebruik van een banner, kleur, beeldmateriaal en een Call To Action button om je uitnodiging vorm te geven. Houd er rekening mee dat afbeeldingen niet automatisch worden geladen in de meeste mailproviders. Verwerk daarom geen belangrijke tekst in een afbeelding om ervoor te zorgen dat je uitnodiging wel direct leesbaar is. Maak gebruik van opsommingstekens en koppen om de leesbaarheid te verbeteren. 

3. Wees concreet 

Verplaats je in de schoenen van de deelnemer. Waar let je op als je zelf een uitnodiging ontvangt? Geef alle informatie zodat deelnemer een volledig beeld krijgt van het evenement. Maak het alleen niet te lang. Maak eventueel gebruik van links naar je evenement website of vertel meer relevante informatie in de bevestigingsmail. 

Zorg ervoor dat onderstaande informatie terugkomt in je uitnodiging. 
Wie worden er uitgenodigd? 
Wat mogen de gasten verwachten van het evenement? 
Waar moeten de genodigde zijn? Voeg bijvoorbeeld een link toe naar een kaartje van Google Maps en de routebeschrijving.
Wanneer is het evenement? Zet duidelijk de datum en de tijd op de uitnodiging 
Waarom moet iedereen bij dit evenement aanwezig zijn? Wat maakt het speciaal? Zorg ervoor dat dit duidelijk naar voren komt. 

4. Call To Action button toevoegen

De uitnodiging heeft een doel: zorgen dat de ontvanger zich aanmeldt. Maak het de genodigden dus zo gemakkelijk mogelijk en voeg een zogenaamde Call To Action button toe aan je uitnodiging. Een CTA button heeft een duidelijke, activerende tekst, zoals´Klik hier om je aan te melden´. De button moet opvallen en er aantrekkelijk uitzien, zodat deze duidelijk te zien is en een genodigde geneigd is om zich direct aan te melden. Deze button leidt dan vervolgens naar het aanmeldformulier, zodat de genodigde zich direct kan registreren. 

Een uitnodiging heeft maximaal 2 CTA buttons. Waarvan degene die naar het hoofddoel gaat het meeste opvalt. De andere CTA button heeft een subtieler ontwerp. 

Hier moet een goede evenement-uitnodiging aan voldoen

5. Onderwerpregel

Voordat een ontvanger een mail opent, kijkt hij eerst naar de afzender en het onderwerp. Een sterke onderwerpregel is van groot belang om ontvangers te verleiden de mail te openen. 
Teksten die hierbij kunnen helpen zijn: 

  • Activerend
  • Vragend
  • Urgentie 

Houd rekening met het aantal karakters. Een gemiddelde mailprovider laat 40 tot 50 karakters zien. 

Voorbeeld onderwerp eerste uitnodiging; 
´Nog 30 dagen om Early Bird tickets te kopen voor [naam van het event]´.


Onderwerp herinneringsmail:
‘Nog maar 20 plekken vrij voor seminar Duurzaam Ondernemen’’

6. Check, check & dubbelcheck

Stuur een testmail naar jezelf, zodat je kunt controleren of de mail er goed uit ziet. Je kunt dan ook direct testen of alle linkjes werken. Bij aanmelder.nl kun je nadat je de hele mail hebt opgemaakt en de contactenlijst hebt geselecteerd een test mail naar jezelf sturen om nog even te checken of alles eruit ziet zoals jij voor ogen hebt.