Nieuws

5 FAQ's voor het verplaatsen van je evenement

13 maart 2020


Het zal je niet ontgaan zijn, om COVID-19 in te perken zijn er 12 maart 2019 nieuwe maatregelen getroffen die ons allemaal zowel zakelijk als privé zullen treffen. Evenementen met meer deelnemers dan 100 man worden afgezegd. Dit heeft grote gevolgen op onze branche. Ook al betreuren wij dit binnen aanmelder.nl, wij zijn van mening dat de volksgezondheid voorop komt en daarmee staan wij volledige achter het advies van het RIVM. 

aanmelder.nl staat, zoals je van ons gewend bent, voor je klaar. Onze support specialisten geven je graag advies over het gebruik en de voorwaarden van aanmelder.nl. Om je op weg te helpen hebben we 5 FAQ’s samengesteld. 

Ook bij annulering of wijziging van je evenement blijft aanmelder.nl uitstekende software. Gebruik voor al je communicatie naar genodigden of deelnemers de berichten-functionaliteit. Je betaalt bij aanmelder.nl per registratie, dus ook voor kleine evenementen of bij een lagere opkomst kun je aanmelder.nl blijven gebruiken. 

Intern volgen wij de richtlijnen die zijn opgesteld door RIVM. Ons team werkt, indien mogelijk, vanuit huis. Wij verliezen onze motivatie niet en zullen gebruik maken van de rustige periode om aanmelder.nl verder te ontwikkelen en onze diensten te optimaliseren. 

Welke stappen moet ik nemen als mijn evenement wordt verplaatst? 

Hieronder lees je een aantal punten die je niet moet vergeten bij het verplaatsen van het event. Je kunt bestaande evenementen verzetten zonder een nieuw evenement aan te maken.
 
1.Wijzig de data. Let op dat je dit doet bij zowel de website settings, het aanmeldformulier als de website
2. Wil je dat er (tijdelijk) geen nieuwe aanmeldingen meer binnen komen? Zet bij website settings dan de registratie op gesloten
3. Stuur een mededeling naar alle deelnemers over de wijzigingen.
4. Vraag in dit bericht bericht of deelnemers zich wel of niet af willen melden, zodat je een terugstorting kunt uitvoeren (deelnemers kunnen zichzelf niet zomaar afmelden aangezien er een betaling aan gekoppeld is)
Voeg in dit bericht een knop toe met een formulier bewerken link, zodat deelnemers terug kunnen naar hun aanmeldformulier om aan te geven of zij volgend jaar alsnog willen komen of dat zij het geld terug willen.
5. Als je een bevestiging wil van de deelnemers die volgend jaar willen komen, dan kun je een extra vraag toevoegen in het huidige aanmeldformulier. Deze kun je na verloop van tijd weer onzichtbaar maken.
6. Wijzig de website banner en e-mail banner als er een datum in staat
7. Wijzig alle informatie op de website pagina's
8. Voer refunds uit indien nodig

Hoe betaal ik geld terug aan de deelnemers? 

Je hebt twee situaties: crediteren van een factuur of een terugstorting/refund
Wanneer een deelnemer nog niet heeft betaald, ga je over tot het crediteren van de huidige factuur. Wanneer een deelnemer reeds heeft betaald, kun je een terugstorting/refund uitvoeren. 
 
1. Terugstorting/refund:
Wanneer een deelnemer zijn deelname reeds heeft betaald, kun je via het aanmeldformulier van deze deelnemer een refund doen. Je kunt ofwel het ticket uitvinken, als je het volledige bedrag terug wil storten. Of je kunt een negatief bedrag via een credit line toevoegen. Dan kun je een specifiek bedrag terugstorten. Hier vind je een support artikel die stap voor stap aangeeft hoe je de terugstorting/refund kunt uitvoeren.
 
2. Crediteren van een factuur:
Wanneer je vanuit het Dashboard naar de Aanmeldingen gaat, kun je de specifieke aanmelding van deze deelnemer opzoeken. Wanneer je op de naam van de deelnemer klikt, krijg je een pop-up te zien. Bij de opties van de betalingen van deze deelnemer, kun je op het pennetje klikken. Door hierop te klikken, kom je in het beheer van de huidige factuur terecht. Hier kun je door 1 druk op de knop de factuur crediteren.

Wat zijn mijn kosten tot nu toe?


In het evenement kun je bij settings het betalingsoverzicht zien. Hier komen de eventuele terugstorting kosten per deelnemer nog bovenop. 

Welke stappen moet ik nemen om mijn evenement te annuleren? 


1. Zet bij de algemene instellingen de registratie en eventueel de website op gesloten.
2. Stuur vanuit het berichtencentrum een mededeling naar alle contacten over de annulering
3. Blijft je website open staan? Zet dan ook op de website dat het evenement wordt geannuleerd
4. Een betaald evenement? Stort het geld terug naar de deelnemers 


 Hoe stuur ik een mededeling naar mijn contacten? 

1. Kies in je dashboard voor berichten
2. Bij stuur bericht kies je voor ´stel mededeling op´. 
3. Je kunt hier kiezen voor een nieuw template of je maakt een kopie van een andere mail 
4. Stel je bericht op. Wil je een persoonlijke aanhef? Je leest hier meer over onze automatische vervangingen
5. Klik op verzendinstellingen als je het bericht hebt opgesteld.  
6. Kies voor personen in je adresboek als je wilt dat het bericht naar iedereen in je contactenlijst wordt verstuurd of voor aangemelde personen als je wilt dat het bericht alleen naar de geregistreerde deelnemers wordt verstuurd. 

5  FAQ's voor het verplaatsen van je evenement
7. Stuur altijd een testmail naar jezelf om te kijken of het goed gaat. 

5  FAQ's voor het verplaatsen van je evenement
8. Ziet alles er goed uit? Dan ben je klaar om op verzenden te klikken! 

 

Heb je nog andere vragen of is het niet helemaal duidelijk. 

Neem dan contact op met onze support afdeling. 

www.aanmelder.nl

T: +31 (0)15 2400119

M: info@aanmelder.nl