Blog

Geen mottenballen in jouw congres

18 september 2012

Interactief congres aanmelder

Bij het organiseren van een congres kan het een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat de belevenis niet stoffig en langdradig te wordt. Vooral met de komst van nieuwe technieken, zoals internet, smartphones en tablets is het tegenwoordig lastiger om de aandacht vast te houden. Mensen zijn beter geïnformeerd en sneller op de hoogte van nieuwe onderzoeken en ontwikkelingen. Houd je hier rekening mee in de voorbereiding naar het evenement? Met de volgende tips ga je met je tijd mee en haal je de mottenballen uit een congres.

Creatieve sprekers

Met alle informatie die er beschikbaar is, is het lastig om met sprekers te komen die echt iets nieuws te vertellen hebben. Wees hier dan ook creatief in. Hoe belangrijk de inhoud van een presentatie ook is, de aandacht vasthouden is net zo belangrijk. Dus kijk verder dan het aanbieden van standaard academische informatie. Een experimenteel onderzoek of een interactieve demonstratie zorgt ervoor dat de deelnemers echt geprikkeld worden. Neem dit mee tijdens de selectie van de sprekers.

Denk digitaal

Al eens gedacht aan een app voor uw congres? Meer dan 60% van de Nederlanders hebben inmiddels een smartphone. Maak hier gebruik van en zorg dat het programma met de verschillende sprekers, de plattegrond van de locatie en eventueel de abstracts bekeken kunnen worden op de eigen smartphone.

Breng mensen samen

Zorg dat uw congres het individualisme doorbreekt en geef de bezoekers de mogelijkheid om in contact te komen met elkaar. Maak ruimte in het programma voor netwerken en kondig dit aan voor het congres plaatsvindt. Deel daarnaast bijvoorbeeld de deelnemerslijst op de aanmeldwebsite, zodat alle deelnemers hun (LinkedIn)profiel kunnen toevoegen en direct kunnen bekijken wie ook aanwezig zullen zijn.

Abstract handling

Maak abstract handling ook digitaal gemakkelijk. Zo wordt het proces van paper submission overzichtelijk voor u als organisator, maar ook voor de auteur. Met online paper of abstract submission heeft u een tijdsbesparende tool en heeft de auteur inzicht in de status van zijn of haar beoordeling. Ook aanmelder.nl heeft een module ontwikkeld waarbij de online registratie gekoppeld is aan abstract handling.

Digitale communicatie

Natuurlijk kan je een papieren uitnodiging sturen, maar het risico dat deze op een hoop verdwijnt en vergeten wordt is groot. Gebruik daarom meerdere manieren om te communiceren met deelnemers. Verstuur bijvoorbeeld ook een digitale uitnodiging met hierin een simpele persoonlijke link naar het aanmeldformulier. Verstuur daarnaast op verschillende tijdstippen herinneringen en eventueel een sms een paar dagen voor het evenement plaatsvindt. En al gedacht aan sociale media?

Lees hoe je dit kunt aanpakken in Maak jouw evenement sociaal.

Zorg er dus voor dat jouw congres met de tijd meegaat en integreer digitale communicatiemiddelen. Door creatief om te gaan met de invulling van het programma, met een interactief deel, krijgt je congres een andere dimensie en laat het een blijvende indruk achter.