Op zoek naar een aanmelder.nl feature?

Is je evenement geannuleerd en zit je met veel deelnemers die terug betaald moeten worden?  Je wilt dit niet voor elke deelnemer handmatig doen, want dit kost veel tijd. Je kunt dan het beste kiezen voor een bulkterugbetaling. Op deze manier worden de deelnemers met een paar muisklikken afgemeld en terugbetaald. 

Let op dat je voordat je een bulkterugbetaling doet goed nadenkt over annuleringskosten en deelnemersgroepen. Krijgt niet iedereen hetzelfde bedrag terug, maak dan een deelnemersgroep. 

- Heb je verschillende groepen deelnemers? Ga naar fase 1. 
- Heb je annuleringskosten? Ga naar fase 2
- Wil je het volledige bedrag terugbetalen aan alle deelnemers? Ga dan naar fase 3

Fase 1. Deelnemersgroep bepalen

Heb je bijvoorbeeld sprekers die minder annuleringskosten moeten betalen dan de reguliere deelnemers? Maak dan een aparte deelnemersgroep, zodat je deze groep kunt selecteren bij de bulkterugbetaling. Je kunt een deelnemersgroep maken bij de knop aanmeldingen in het dashboard. Je leest hier meer over het maken van een deelnemersgroep. 

Terugbetaling in bulk

 

 

Fase 2. Annuleringskosten 

Bij betalingen stel je de annuleringskosten in. 

Terugbetaling in bulk

Hierbij zijn een aantal punten belangrijk: 

Maak een nieuw scenario 

- Maak een verplicht prijsonderdeel 

- Meerdere annuleringskosten? Maak verschillende scenario´s aan met 1 verplicht prijsonderdeel 

- Zet het op ´alleen beschikbaar voor organisator´ 

- Maak een positieve ticketprijs (GEEN min bedrag!) 

Voorbeeld: Stel een ticketprijs is 200 euro.
De annuleringskosten zijn 50 euro. Je stelt in dat de vijf euro terugstortingskosten bij de deelnemer liggen. 
De deelnemer krijgt dan 200 - 50 - 5= 145 euro terug op zijn bankrekening. 

Let hierbij wel op de BTW instellingen. 

Fase 3. Algemene stappen 

1. Ga naar de knop instellingen van jouw evenement. Scroll naar beneden waar je de tekst databeheer ziet staan. Hier staan acties die niet meer ongedaan gemaakt kunnen worden. 
Klik op de knop bulkterugbetaling. 

Terugbetaling in bulk

Je komt in onderstaand pop-up scherm terecht : 

Terugbetaling in bulk

2. Kies als eerst of je de kosten a vijf euro (excl. BTW) zelf wilt betalen of dat je deze kosten bij de deelnemer legt. 

3. Kies bij ´terugstorten voor´ of je het bedrag naar alle deelnemers wilt terugstorten. Heb je deelnemersgroepen gemaakt? Dan kies je hier de deelnemersgroep. 

4. Kies bij terug te storten bedrag welk bedrag je wilt terugstorten. 

- Wanneer je kiest voor het volledige bedrag, dan wordt de volledige ticketprijs teruggestort naar de deelnemers. 
- Heb je annuleringskosten ingesteld? Dan worden de annuleringskosten van het volledige bedrag afgehaald. (zie fase 2) 

5. De deelnemers worden automatisch afgemeld, je kunt er hier voor kiezen om dit uit te zetten. 

6. Kies of je de deelnemers op de hoogte brengt van de wijzigingen. Wanneer je de deelnemers op de hoogte brengt, zullen zij een mail krijgen met een creditfactuur. 

7. Klik op de knop ´Preview´. Hier zal je een Excel bestand krijgen waarin alle namen staan van de deelnemers waarvoor je een terugbetaling gaat doen. Je kunt geen terugbetaling doen voordat je dit bestand hebt geopend. 

TIP: Sla dit bestand op met een herkenbare naam, zodat je dit later terug kunt bekijken 

8. Zoals je ziet wordt de knop ´terugstorten´ nu blauw. Klik op de knop. 

9. Je krijgt nu een pop-up scherm met een waarschuwingsbericht. Lees het bericht en druk op OK of op annuleren. 
Heb je op OK gedrukt? De refunds zijn nu gedaan!  

10. Ga vanuit het dashboard naar aanmeldingen en bekijk alle deelnemers die zijn afgemeld en een refund hebben gekregen. 
De refund zal binnen vijf werkdagen op de rekening staan van de deelnemer. 

Let op dat dit in deze tijd langer kan duren. 

 

TIP: Een overzicht van de terugstortingen 

Wil je een overzicht van alle terugstortingen? 

Klik op de naam van een deelnemer. Klik vervolgens op het omcirkelde roze icoontje. 

Terugbetaling in bulk

Je komt dan in onderstaand scherm terecht, waarbij je alle terugbetalingen ziet. 

Terugbetaling in bulk

Uitzonderingen: 

Er zijn uitzonderingen op de regel. Een deelnemer met twee facturen wordt niet automatisch terugbetaald. Dit moet handmatig gedaan worden. Zie onderstaand voorbeeld:

Terugbetaling in bulk

Ook wordt een factuur die nog niet is betaald niet automatisch gecrediteerd. 

Het geld moet nog bij ons in bezit zijn, anders kan het geld niet teruggestort worden. 

Hoe je terugbetalingen handmatig moet doen lees je hier. 

 

Op zoek naar een aanmelder.nl feature?Op zoek naar een aanmelder.nl feature?

Hulp nodig?

aanmelder.nl heeft ontzettend veel features om evenementen slim te organiseren. Daarom hebben we een handboek gemaakt. Ideaal als je bezig bent om de eerste evenementen met aanmelder.nl te organiseren.