Toelichting organisatie VHIG-congres en financiële relaties t.b.v. GMH, CGR en TRZ​​

Doel van deze toelichting en onze standaard ”Sponsor-overeenkomst”

VHIG verhuurt tijdens het VHIG-congres standruimte aan bedrijven of organisaties die een relatie hebben met infectiepreventie en/of de uitoefening van het vak deskundige infectiepreventie. We merken dat sommige standhuurders, mede door de gedragscodes GMH (gedragscode medische hulpmiddelen) en CGR (code geneesmiddelen reclame), behoefte hebben aan een overeenkomst waarin gegevens vermeld staan die nodig zijn voor de melding van een financiële relatie in het Transparantieregister Zorg (TRZ).

Als kleine vereniging hebben wij niet de mogelijkheden om voor alle standhuurders afzonderlijk een overeenkomst te laten opmaken of juridisch te laten toetsen. Natuurlijk vinden wij het als VHIG wel belangrijk om tegemoet te komen aan de wensen van onze standhuurders en ook zelf duidelijk en transparant te zijn over de afspraken die we met hen hebben gemaakt.

Om te voorkomen dat we in de toekomst meerdere verschillende overeenkomsten aangeboden krijgen werkt de VHIG vanaf 2025 met een eigen (standaard) “Sponsor-overeenkomst” voor onze standhuurders.

Standhuurders zijn Sponsoren van het VHIG-congres

VHIG verhuurt tijdens het VHIG-congres standruimte aan bedrijven of organisaties die een relatie hebben met de uitoefening van het vak deskundige infectiepreventie. Omdat er sprake is van wederzijdse voordelen is er volgens de Belastingdienst sprake van “sponsoring”.

Standhuurders worden gezien als sponsoren, daarom noemen we ze verder ook Sponsoren.

De VHIG is Btw-plichtig voor de organisatie van het VHIG-congres.

De tegenprestaties voor het betaalde sponsorbedrag zijn afhankelijk van het gekozen pakket.

De wederzijdse voordelen maken dat er daarom gesproken wordt over een ‘sponsor-overeenkomst’.

De inhoud en toelichting van de beschikbare pakketten staan vermeld op de website van het congres.

Voor alle pakketten geldt als geboden tegenprestatie dat sponsoren tijdens de beurs/expo hun (nieuwste) producten, innovaties en merken kunnen tonen om zo extra bekendheid en publiciteit bij de deelnemers van het VHIG-congres te krijgen. Ook zal de VHIG de logo’s van alle Sponsoren vermelden op promotiemateriaal voor het VHIG-congres.

Onafhankelijke relatie met sponsoren, zonder belangenverstrengeling

VHIG hecht er grote waarde aan dat de organisatie van haar congres en/of andere evenementen onafhankelijk blijft en er geen ongevraagde of ongewenste inmenging of beïnvloeding plaatsvindt door sponsoren en er geen sprake is van belangenverstrengeling.

Op het VHIG-congres wordt niets verkocht. Sponsoren hebben geen financiële relatie met, of verplichtingen naar, deelnemers van het VHIG-congres en deelnemers betalen zelf voor hun deelname aan VHIG-evenementen. In het beroepsprofiel van de deskundige infectiepreventie staat dat deze onafhankelijk advies geeft op basis van wat het beste is voor de zorgvragers.

Doel van het VHIG congres

De Vereniging voor Hygiëne en Infectiepreventie in de Gezondheidszorg (VHIG) organiseert voor haar leden jaarlijks een tweedaags congres. Doel van dit congres is bij- en nascholing met betrekking tot de uitoefening van het vak van deskundige infectiepreventie en nieuwe ontwikkelingen die dit vak kunnen beïnvloeden.

Leden van de VHIG moeten voor het behoud van hun registratie in het kwaliteitsregister voor deskundigen infectiepreventie aantonen dat zij jaarlijks voldoende bij- en nascholing volgen. Zij ontvangen voor elke geaccrediteerde scholingsactiviteit (accreditatie)punten.

Voor het VHIG congres, ontvangen deelnemers 8 VHIG accreditatiepunten per deelnamedag.

Tijdens het VHIG-congres vindt ook de algemene ledenvergadering (ALV) plaats van de VHIG. Deze vergadering is alleen toegankelijk voor leden van de VHIG.

Tijdens de pauzes van het congres vindt een (vak)beurs/expo plaats waarbij de sponsoren hun (nieuwste) producten en innovaties tonen. Deelnemers van het congres krijgen tijdens de lunch en de pauzes tijd om de expo te bezoeken om nieuwe innovaties te bekijken en rechtstreeks met productspecialisten in gesprek te gaan.

De sponsoren hebben de mogelijkheid om tijdens de pauzes face-to-face contact te hebben met hun doelgroep, interesses te peilen, relaties op te bouwen en directe feedback te krijgen over hun nieuwste producten en innovaties. Ze vergroten hun naamsbekendheid en brengen hun merk onder de aandacht (marketing/reclame).

Doelgroep van het VHIG congres

Leden van de VHIG (deskundigen infectiepreventie) en direct aanverwante, ondersteunende beroepsbeoefenaren (assistent deskundige infectiepreventie, verpleegkundigen infectiepreventie en arts-microbiologen).

Regels voor de organisatie van het VHIG congres

De huidige transparantieregels, de gedragscode medische hulpmiddelen (GMH) en de Code Geneesmiddelenreclame (CGR) leggen de nadruk op specifieke afspraken en ethische normen:

• Transparantie: Duidelijke vermelding van wie de sponsoren zijn, wat hun rol is en wat de afspraken zijn rondom financiële ondersteuning en tegenprestaties. Deelnemers moeten op de hoogte worden gesteld van eventuele belangenverstrengeling.

• Onafhankelijkheid: De inhoud en organisatie van het congres (programma) moeten onafhankelijk zijn van de sponsoren. Er mag geen invloed zijn van sponsoren op (wetenschappelijke) presentaties of educatieve inhoud. Programma’s moeten (wetenschappelijk) onderbouwd zijn en vrij van commerciële druk.

• Ethische normen: Sponsoring moet in overeenstemming zijn met de ethische normen van medische en wetenschappelijke gemeenschappen. Dit houdt in dat sponsors geen ongepaste voordelen of incentives (beloningen om gewenst gedrag te stimuleren) mogen aanbieden. Activiteiten van sponsoren dienen te voldoen aan de ethische normen en mogen geen misleidende informatie bevatten over geneesmiddelen en medische hulpmiddelen.

• Gerichte sponsoring: Sponsoring mag gericht zijn op bevorderen van educatie en wetenschappelijk onderzoek maar niet op commerciële belangen van de sponsors. Sponsoring en reclame moeten gericht zijn op de juiste doelgroepen en mogen niet gericht zijn op het algemene publiek (als het gaat om voorschrijfbare geneesmiddelen).

• Beperkingen: Tijdens het congres of de (vak)beurs/expo vindt geen verkoop plaats van producten. Dit heeft vooral betrekking op leveranciers van medische hulpmiddelen en geneesmiddelen (GMH en CGR).

• Verantwoordelijkheid: Organisatoren en sponsoren zijn verantwoordelijk voor het naleven van deze gedragscodes.

Deze afspraken gelden voor alle deelnemers en sponsoren van het VHIG-congres en andere VHIG-evenementen.

Ook de organisatie van het VHIG-congres en andere VHIG evenementen dient rekening te houden met de richtlijnen die vanuit de transparantieregels, de GMH en de CGR worden gesteld aan de organisatie hiervan. In het bijzonder zijn er regels met betrekking tot:

• Programma: Voor sponsoring van evenementen is het van belang dat de (wetenschappelijke) inhoud van de bijeenkomst centraal staat. De wetenschappelijke inhoud moet dus in een goede verhouding staan tot de totale duur van het programma. Het programma mag niet beïnvloed worden door commerciële belangen.

• Locatie: Het gesponsorde evenement moet worden gehouden op een ‘passende’ locatie. Het gaat hierbij zowel om de faciliteiten en de ligging van de locatie. Dit criterium beoogt onder meer dat de gastvrijheid bescheiden moet blijven en dat uitwassen worden voorkomen.

• Kosten voor deelnemers: De sponsoring van evenementen is toelaatbaar, maar niet onbeperkt:

  • De sponsorbijdragen worden voornamelijk ingezet t.b.v. de voorbereidingen van het congres, de huur van de congreslocatie en de inhuur van sprekers en bijvoorbeeld niet voor luxe maaltijden en sociale en/of recreatieve activiteiten.

  • de kosten voor reis, verblijf en inschrijving van de deelnemers (‘gastvrijheidskosten’) beperkt blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor deelname aan de bijeenkomst

  • de vergoeding van sprekers moet in redelijke verhouding staan tot de verleende dienst. De vergoeding dient niet hoger dan marktconform te zijn.

  • een positief resultaat mag niet worden aangewend voor sociale / recreatieve activiteiten.

De VHIG draagt zorg voor toepassing van bovenstaande afspraken, richtlijnen en regels en is transparant over de verwachte inkomsten en voorgenomen uitgaven van sponsorgelden.

Het Programma en (concept) begroting worden per congres of evenement bijgesteld. Hierdoor draagt de organisatie van het VHIG-congres eraan bij dat sponsors de toelaatbaarheid van sponsoring gemakkelijker kunnen beoordelen.

Om meer duidelijkheid en inzicht te geven op toepassing van de gedragscodes en het transparantieregister maakt VHIG gebruik van een standaard sponsor-overeenkomst voor de standhuurders/sponsoren.

Programma

Zie de VHIG congres website

Begroting / Financiële verantwoording:

Het totaal aan verkregen sponsorgelden wordt geheel besteed aan de kosten voor de congres-organisatie, de huur van de congreslocatie, de lunches en het inhuren van sprekers voor dit 2-daags VHIG-congres. Overige kosten worden betaald vanuit de inschrijfgelden. De VHIG is een vereniging zonder winstoogmerk en ontvangt geen subsidies. Een positief saldo, voortkomend uit meer inkomsten van deelnemers door een hoger aantal inschrijvingen dan vooraf begroot, zal terugvloeien in de verenigingskas van de VHIG om later alsnog te kunnen gebruiken voor o.a.:

• Reservering voor congres lustrum editie

• Onderhoud Website

• Aanschaf congres-materialen (vlaggen en banners)

• Voorbereiding volgende congres / evenement

• Mogelijkheid voor betaalde sprekers/dagvoorzitter

• Promotie van het vakgebied

• Richtlijnontwikkeling