Eventdata meten, koppelen en gebruiken met aanmelder.nl   

2. Check-in data van de dag zelf  

Iedere registratie begint met een goed aanmeldformulier. Tijdens elke eventregistratie verzamel je gegevens als naam, e-mailadres, opleidingsniveau, of studierichting. Afhankelijk van het event kun je extra velden toevoegen, zoals sessiekeuzes, dieetwensen en meer. 

Dit noemen we ook wel custom labels. Deze informatie vormt de basis voor je deelnemersbeheer, follow-up mails en kun je gebruiken om je CRM te verrijken. Zo weet je zeker dat je CRM up-to-date is met de meest belangrijke informatie. 

3. Financiële inzichten

1.  Inkomsten uit ticketverkoop

Gebruik je de ticketing- en betaalopties van aanmelder.nl, dan krijg je direct inzicht in de inkomsten per event. 

Denk aan totaalomzet, uitgesplitst per ticketvariant (zoals early birds, studenten, VIP). Dit overzicht is direct beschikbaar in je dashboard en vormt de basis voor een heldere rapportage richting finance of projectleiding.

2. Kosten per event of dienst

Denk aan totaalomzet, uitgesplitst per ticketvariant (zoals early birds, studenten, VIP). Dit overzicht is direct beschikbaar in je dashboard en vormt de basis voor een heldere rapportage richting finance of projectleiding.

3. Facturatie & verwerking in je administratie

Werk je met Delft Congress Support (DCS), dan heb je twee opties: één factuur per maand of één factuur per event. Op beide facturen staan alle kosten en opbrengsten overzichtelijk samengevoegd. Geen losse facturen meer per inschrijving of dienst dus. Dit vereenvoudigt de boekhouding flink — zeker als je meerdere events organiseert met verschillende afdelingen die ook financiële verantwoordelijkheden hebben. 

4. Custom properties

Met custom properties bepaal je zelf welke aanvullende velden je vastlegt — afgestemd op jouw organisatie en processen. Je stelt ze in op twee niveaus:

Registratieniveau 
Voeg verplichte velden toe aan het formulier, zoals studentnummer, opleidingsfase of teamcode. Zo weet je zeker dat belangrijke data altijd juist en volledig binnenkomt.

Eventniveau
Leg kenmerken vast zoals het type event (online, fysiek, hybride), regio, of kostenplaats. Dit helpt je om data te structureren volgens je eigen organisatiestructuur of rapportagebehoefte.

Properties geven je controle over de datakwaliteit én de flexibiliteit om aan te sluiten op bestaande processen en systemen. Wat je vastlegt, bepaal je zelf — aanmelder.nl past zich aan aan jouw IT- en organisatielandschap.

Voorbeeld: data inzichtelijk per vakgebied
Een uitgeverij organiseert verschillende trainingen en wil graag inzicht in het aantal events, aanmeldingen en inkomsten per vakgebied. Door custom properties toe te voegen zoals ‘Vakgebied’, ontstaat er direct inzicht in trends, populariteit en rendement. Deze data is eenvoudig te bekijken in onze software.
Andere voorbeelden van custom properties zijn bijvoorbeeld regio, event type, SKU, thema en vak-of ledengroep. Dit hangt af van de wensen van je eigen organisatie. 

Maak gemakkelijk custom properties aan in onze software en sync de data tussen jouw en onze systemen.

5. Aanvullende inzichten 

Afhankelijk van het type event kun je aanvullende data verzamelen. 
Dit is vooral relevant voor collega’s in communicatie, events, of binnen de faculteit zelf. Denk aan:

1.  Abstracts en beoordelingen

Bij congressen en symposia werk je met inzendingen en beoordelingen van abstracts. Met aanmelder.nl verzamel je abstracts, laat je deze beoordelen door reviewers en communiceer je met zowel sprekers als reviewers. Alle informatie is centraal beschikbaar in aanmelder.nl, zoals namen, scores en feedback. Collega’s kunnen eenvoudig het totaaloverzicht bekijken of deze exporteren. De meeste stappen verlopen geautomatiseerd — van inzending tot beoordeling en communicatie.

2.   Enquêtes en feedbackscores

Na afloop van een event geven deelnemers hun waardering via een korte enquête. Ze kunnen scores geven per sessie, spreker of locatie  en eventueel open feedback achterlaten. De resultaten zijn direct zichtbaar voor de eventmanager bij ‘Enquêtes’. Ideaal bij de voorbereiding van een volgend event.

3. Check-in  momenten per deelnemer

Wil de eventmanager weten wanneer deelnemers binnenkwamen, om piekmomenten beter te beheren? Ook dat kan. De check-in data van vorige events helpt je collega’s om die momenten te analyseren en het ontvangstproces bij volgende edities te verbeteren.

Krijg direct inzicht in de voortgang van registraties, check-ins en bijvoorbeeld e-mailcommunicatie in één dashboard.

6. Integratiemogelijkheden

Je weet welke data er is. Maar hoe zorg je ervoor dat deze aansluit op de bestaande processen en systemen van jouw organisatie? 

Dat kan — via de aanmelder.nl API. Of je nu data wilt ophalen uit je eigen systemen, of gegevens uit aanmelder.nl wilt doorzetten naar je CRM, dashboard of communicatietool: koppelen is mogelijk.

Van  jouw  systeem  naar aanmelder.nl

Contactlijst importeren
Gebruik je eigen CRM of studentenadministratie als bron voor je uitnodigingen. Importeer de juiste doelgroep rechtstreeks in aanmelder.nl en start je uitnodigingsproces direct in onze software.

Voordelen: Geen handmatige acties.  
Je contactlijst staat direct  in onze software.


Eigen labels importeren 
Gebruik je eigen labels, zoals ‘student’, ‘professor’ of ‘partner’ en stuur deze mee naar aanmelder.nl. 

Voordelen: Je ziet in aanmelder.nl gelijk alle informatie die relevant is en kunt deze gebruiken voor segmentatie of rapportage. 

Met aanmelder.nl: Seamless Event Management - Event software ’s API koppeling maak je zelf de integraties die je nodig hebt.

Van  aanmelder.nl naar jouw systeem

Registratiestatus doorsturen 
Werk automatisch de registratiestatus bij in je eigen CRM. 

Voordelen: Je deelnemersdata blijft actueel en bruikbaar, zonder handmatig werk. 

Eventdata doorsturen naar apps
Importeer eventdata naar andere eventapps zoals  Networkapp of de digitale omgeving van Let’s Get Digital. 

Voordelen: Je hebt altijd alle benodigde informatie bij de hand, ook in een andere omgeving. Ideaal als je deze apps bijvoorbeeld gebruikt voor netwerken of voor pushmeldingen op de dag zelf. 
 
Events ophalen en tonen in je CMS 
 Door een koppeling te maken met je eigen CMS, kun je ervoor zorgen dat nieuw gepubliceerde events ook in je eigen CMS geplaatst worden 

Voordelen: Je CMS is altijd up-to-date en je bespaard collega’s intern veel manuele handelingen.

Is  Single  Sign-On  (SSO) een optie? 

Zeker! Met Single Sign-On (SSO) loggen deelnemers in met hun eigen instellingsaccount. Dit werkt prettig én veilig voor instellingen, en zorgt ervoor dat je geen dubbele gebruikersaccounts hoeft te beheren. Maak je een persoon inactief in je eigen systeem? Dan kun je dit automatisch laten doorvoeren in aanmelder.nl. Zo beheer je alles vanuit één centraal systeem. SSO’s kunnen beschikbaar worden gemaakt op verzoek tegen een extra tarief.

7. Data-Integriteit

Hoe zorg je dat gegevens correct, compleet en beheersbaar blijven? Met aanmelder.nl kun je data op verschillende niveaus structureren en bewaken – afgestemd op jouw processen en organisatie.

1.  Verplichte velden

Wil je dat een studentnummer, kostenplaats of eventtype altijd wordt ingevuld? Dan stel je deze velden verplicht op registratie- of eventniveau. Zo weet je zeker dat cruciale informatie niet vergeten wordt – en consistent beschikbaar is voor rapportage of verwerking.

2.  Rechten en toegang

Je bepaalt per gebruiker wat iemand mag zien of bewerken. Zo geef je een collega van communicatie alleen toegang tot e-mails, maar kan bijvoorbeeld finance wel bij de kostenoverzichten. Wil je dat wijzigingen eerst worden goedgekeurd door een verantwoordelijke? Ook dat kun je instellen.

3.  Single Sign-On (SSO)

Met SSO loggen collega’s in met hun bestaande account. Je hoeft dus niet in meerdere systemen handmatig gebruikers te beheren – en je weet zeker dat alleen de juiste mensen toegang hebben.
Goed om te weten: aanmelder.nl voldoet aan de ISO27001- en SOC2-standaarden. Je weet dus zeker dat je werkt met een veilige, betrouwbare partner.

Overzicht: jouw eventdata en hoe je deze kunt gebruiken

Onderstaand vind je de belangrijkste informatie in één oogopslag:

Daarnaast beschikt aanmelder.nl over een uitgebreide en goed gedocumenteerde API. Daarmee haal je eenvoudig data op uit onze omgeving naar jullie systemen — of stuur je juist data van jullie naar ons. Denk aan registratiestatus, deelnemersinformatie of financiële gegevens.

Single Sign-On (SSO) is een veelgevraagde functie en beschikbaar op aanvraag. Daarmee loggen gebruikers veilig in met hun instellingsaccount. Dit vereenvoudigt het beheer en sluit aan bij jullie bestaande processen. 

Dit, en andere functionaliteiten zoals rollen en autorisatiebeheer, zorgen ervoor dat je grip houdt op je datastromen en wie wat mag doen in de software. Zo waarborg je de integriteit van je data en zorg je dat informatie veilig en centraal beschikbaar wordt. Klaar voor gebruik door communicatie en events, finance en andere afdelingen. 

Zo wordt de verspreide eventdata bruikbaar, gecentraliseerd en kan deze gebruikt worden voor sturing en verbetering binnen je organisatie.