Het verzamelen van de juiste informatie van je deelnemers tijdens een registratie is cruciaal voor het soepel verlopen van je evenement. Maar wat is precies die juiste informatie? Hoe voorkom je lange registratieformulieren zonder essentiële gegevens te missen? En hoe zit het met persoonsgegevens en de AVG-wetgeving? Het korte antwoord, zoals bij veel zaken, is: houd het simpel en relevant. Hier zetten we het voor je op een rij.
Wat is event registratie en waarom is het belangrijk om de juiste informatie op te vragen?
Event registratie wordt gebruikt om informatie te verzamelen van mensen die geïnteresseerd zijn in wat jij te bieden hebt, in dit geval de deelname aan een evenement. Deze gegevens helpen je als organisator om alles logistiek soepel te laten verlopen. Maar daar stopt het niet; door de juiste vragen te stellen, kun je ervoor zorgen dat jouw deelnemers zich extra welkom en gehoord voelen.
Let echter op dat je niet te veel of onnodige informatie vraagt, dit is een veelvoorkomende valkuil. Dit kan de registratie onnodig ingewikkeld maken. Het vinden van de juiste balans tussen voldoende informatie en niet meer dan dat is cruciaal voor de succesvolle organisatie van jouw evenement.
Welke informatie vraag je aan je deelnemers?
Vraag alleen de informatie die je echt nodig hebt. Houd het simpel en relevant! Bedenk waar je informatie voor nodig hebt voordat je iets vraagt, zodat je geen overbodige gegevens verzamelt. Is er aan het einde van jouw evenement een optioneel diner? Dan moet je aan de cateraar doorgeven hoeveel van jouw deelnemers hierbij aanwezig zijn en of zij dieetwensen/allergieën hebben. Dit is cruciale informatie. Je hoeft hiervoor niet te weten hoe oud de deelnemer is. Less is more, maar wel met jouw doelen in het achterhoofd. Er zijn verschillende soorten gegevens die je nodig kan hebben van jouw deelnemers tijdens een registratie:
Basisgegevens
Basisgegevens zijn nodig om jouw deelnemers te verwelkomen en in contact te blijven voor, tijdens en na het evenement. Dit kan informatie zijn zoals:
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer*
- Adresgegevens*
Aanvullende gegevens
Aanvullende gegevens maken een registratie compleet en zullen er voor ieder uniek evenement anders uitzien. Deze gegevens kan opdelen in verschillende categorieën:
- Praktische/logistiek vragen
- Allergieën/dieetwensen
- Workshop keuze
- Introducee opties
- Etc.
2. Personalisatie vragen
- Aanhef
- Voornaamwoorden
- Functietitel
- Etc.
3. Ticket keuze vragen (voor betalingen)
- Dagkeuze
- Parkeermogelijkheden
- Overnachtingen
- ect.
*Als de informatie niet noodzakelijk is, vraag het dan niet aan je deelnemers!
Event registratie en AVG
Persoonsgegevens en AVG zijn nauw met elkaar verbonden. Wanneer je een evenement organiseert zul je hier dan ook al snel mee te maken krijgen. Privacy mag niet over het hoofd gezien worden. Zorg ervoor dat je deze regels naleeft om de privacy van je deelnemers te waarborgen en je evenement soepel te laten verlopen.
Wanneer moet ik rekening houden met de AVG wetgeving?
Direct! Zodra jij gegevens opvraagt van personen en deze bewaard en gebruikt, moet je rekening houden met de AVG-wetgeving. Dit geldt voor, tijdens en na je evenement. Nadenken over AVG is dan ook essentieel voor iedere evenementenorganisator. Het is cruciaal om te weten wat je allemaal wel en vooral ook niet uit mag vragen tijdens de registratie van jouw evenement.
Binnen de AVG wordt er een onderscheid gemaakt tussen “gewone” en “bijzondere” persoonsgegevens.
“Gewone” persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn: “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon”. Dit geldt voor informatie die direct over iemand gaat, maar ook die terug kan leiden naar deze persoon. De gewone persoonsgegevens zijn de voor de hand liggende informatie zoals:
- Naam
- Adres
- Telefoonnummer
- Pasfoto
- Etc.
“Bijzondere” persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die zó privacygevoelig zijn dat het grote(re) impact op iemand kan hebben als deze gegevens worden verwerkt. Daarom krijgen bijzondere persoonsgegevens extra bescherming in de AVG. Dit staat in artikel 9 AVG.
Deze extra bescherming houdt in dat het verboden is om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij er een wettelijke uitzondering is.
De AVG ziet deze persoonsgegevens als bijzondere persoonsgegevens:
- Persoonsgegevens waaruit iemands ras of etnische afkomst blijkt.
- Persoonsgegevens waaruit iemands politieke opvattingen blijken.
- Persoonsgegevens waaruit iemands religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken.
- Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt.
- Gegevens over iemands gezondheid.
- Gegevens over iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
- Genetische gegevens.
- Biometrische gegevens (bedoeld voor de unieke identificatie van een persoon).
Twijfel je over bepaalde gegevens die jij wilt opvragen van je deelnemers tijdens de registratie van jouw evenement? Check dan altijd de officiële website van de Autoriteit Persoonsgegevens voor actuele informatie rondom AVG wetgeving.
Privacy en dataveiligheid van jou en jouw deelnemers is van het grootste belang voor aanmelder.nl Niet alleen voldoet alle software aan de AVG wetgeving, aanmelder.nl is ook volledig ISO 27001 gecertificeerd. Elke dag zorgen wij ervoor dat jij met een gerust gevoel je evenement kan organiseren terwijl wij jouw data veilig houden.
Hoe vraag je de gegevens op?
Zodra je op een rij hebt welke informatie je uit mag en wil vragen, kun je gaan kijken naar hoe je deze informatie het beste kan verzamelen. Een goed aanmeld- of inschrijfformulier is cruciaal voor het soepel laten verlopen van dit proces. Denk hierbij niet alleen na over de benodigde informatie, maar ook aan het managen van de deelnemerslijsten en de marketing na de registratie..
Wil je zelf een aanmeld- of inschrijfformulier maken? Lees hier verder voor alle tips en tricks om dit effectief aan te pakken.
aanmelder.nl is een fantastische keuze voor het maken van digitale formulieren. De gebruiksvriendelijke interface maakt het eenvoudig om aanmeldformulieren te creëren. Met aanmelder.nl kun je niet alleen moeiteloos prachtige aanmeldformulieren maken, maar ook profiteren van geavanceerde functies waarbij dataveiligheid serieus wordt genomen.
