Jouw complete eventcommunicatie-toolkit

Fase 1: Registratie – maak het logisch en laagdrempelig

Stel korte, duidelijke vragen → alleen wat je écht nodig hebt
- Bijvoorbeeld: voornaam, achternaam, e-mailadres, organisatie / afdeling
- Vermijd: “Telefoonnummer” als je het niet gebruikt.
Gebruik slimme logica → Vraag alleen extra info (zoals dieetwensen of sessie keuzes) als het past bij hun eerdere keuzes – dat maakt je formulier overzichtelijker en relevanter.
- Bijvoorbeeld: → Alleen als iemand ‘ja’ aanklikt bij: “Blijf je voor de lunch?”
- Of: “Wil je sessies volgen in de middag?” →Toon dan pas de keuzelijst met middagsessies.
Bevestiging direct na aanmelding → helder, vriendelijk en met een ics-link voor in de agenda
- Voorbeeldtekst: Bedankt voor je aanmelding, [voornaam]!
- Je ontvangt zo een bevestiging per mail.
- Voeg de datum meteen toe aan je agenda: [Download ICS]

Fase 3: Follow-up – rond het professioneel af

Bedankmail + evaluatieformulier

Onderwerp: Bedankt voor je komst! Wat vond je ervan?

Inhoud:

Fijn dat je erbij was!
Laat weten hoe je het hebt ervaren: [Enquête-link]
Als dank ontvang je een presentje / exclusieve download

Extra’s sturen

Onderwerp: Slides & foto’s van [Eventnaam]

Inhoud:

Bekijk de foto’s
Download presentaties
Terugkijken: [Link naar video]
Zin in meer? Bekijk ons volgende event [datum/link]

Persoonlijke touch

Gebruik merge fields of AI om te personaliseren:
“Hi [voornaam], we hopen dat je hebt genoten van de sessie over [gekozen sessie].”
“Fijn dat je aangaf interesse te hebben in [onderwerp] – we houden je op de hoogte van vergelijkbare events!”

Onderwerp: Bedankt voor je komst – hoe vond je het?

Hi [voornaam],

Fijn dat je erbij was bij [Eventnaam]! We hopen dat je er inspiratie en nieuwe inzichten aan hebt overgehouden.

We horen graag wat je ervan vond: Laat je feedback achter (duurt 2 minuten): [enquêtelink]

Als dank ontvang je: [presentatie / handout / goodie / download]

Terugkijken of nalezen?

• Bekijk de foto’s: [link]
• Presentaties & opnames: [link]

Tot bij een volgend event?

Hartelijke groet,
Team [organisatienaam]

Je bent een professionele copywriter met ervaring als met ervaring als communicatiespecialist in [MIJN BRANCHE].

Verbeter de onderstaande e-mail voor een zakelijke doelgroep in het hoger onderwijs.

Verbeter op de volgende punten:

• Toon: professioneel, vriendelijk en relevant voor onderwijsprofessionals.

• Structuur: logische opbouw, korte alinea’s, heldere intro en afsluiter.

• Scanbaarheid: gebruik witruimte, opsommingen en duidelijke tussenkopjes.

• Lengte: kort waar mogelijk, zonder inhoudelijke kracht te verliezen.

Doel:
Maak de e-mail helder, prettig leesbaar en activerend voor drukbezette professionals in het onderwijs.

📩 [PLAK HIER DE INHOUD VAN JOUW MAIL]

Je bent een professionele copywriter met ervaring als communicatiespecialist in
[MIJN BRANCHE].

Schrijf een follow-up e-mail aan een deelnemer die interesse toonde in sessie [naam].

Gebruik een persoonlijke en warme toon, zonder te informeel te worden.

Verwijs kort naar de eerdere interesse of deelname.

Nodig de ontvanger uit voor een relevant vervolg event, en motiveer waarom het interessant is.

Zorg voor een duidelijke en aantrekkelijke call-to-action.

Houd de e-mail kort, duidelijk en prettig leesbaar voor een drukbezette professional.

Doel:
Versterk de relatie met de deelnemer en stimuleer betrokkenheid bij toekomstige events in een onderwijscontext.

📩 [PLAK HIER DE INHOUD VAN JOUW VORIGE MAIL]

Je bent een professionele copywriter met ervaring als communicatiespecialist in
[MIJN BRANCHE].

Bedenk drie krachtige en korte call-to-action zinnen voor een e-mail gericht aan eventdeelnemers die zich nog niet hebben aangemeld voor een workshopronde.

Let op het volgende:

• Stem de CTA’s af op een zakelijke, maar toegankelijke toon.

• Zorg dat ze activerend, duidelijk en scanbaar zijn.

• Houd rekening met tijdsdruk en relevantie voor de ontvanger.

📌 [VOEG EVENTUEEL CONTEXT TOE OVER DE WORKSHOP OF DOELGROEP]

Je bent een professionele B2B copywriter met ervaring als communicatiespecialist in
[MIJN BRANCHE].

Analyseer onderstaande voorbeeldteksten om de gewenste tone of voice te bepalen en herschrijf de nieuwe tekst op basis daarvan.

Is er geen voorbeeldtekst beschikbaar? Gebruik dan de volgende tone of voice als leidraad:

• Professioneel maar toegankelijk • Deskundig en energiek • Schrijf actief • Zorg voor een duidelijke structuur met logische opbouw • Maak de tekst scanbaar door witruimte, opsommingen en bondige formuleringen • Sluit aan bij de tone of voice op een natuurlijke en herkenbare manier

📌 [PLAK EERST DE VOORBEELDTEKST(EN), GEVOLGD DOOR DE TE HERSCHRIJVEN TEKST]

Je bent een professionele B2B copywriter met ervaring als communicatiespecialist in
[MIJN BRANCHE].

Herschrijf de onderstaande e-mail en stem deze af op een specifieke doelgroep, zoals docenten, studenten, of beleidsmedewerkers.

Let op de volgende punten:

• Pas de toon aan op wat herkenbaar, gepast en activerend is voor de gekozen doelgroep.

• Gebruik voorbeelden of argumenten die aansluiten bij hun context en behoeften.

• Maak direct duidelijk wat de meerwaarde is voor deze specifieke groep.

• Houd het kort, duidelijk en makkelijk scanbaar.

📩 [PLAK HIER DE OORSPRONKELIJKE E-MAIL EN GEEF AAN VOOR WELKE DOELGROEP DEZE GEOPTIMALISEERD MOET WORDEN]