E-Rechnung und Peppol für Veranstaltungen: Alles, was Sie wissen möchten

Was ist E-Rechnungstellung?

E-Rechnungsstellung ist mehr als nur das Versenden einer PDF per E-Mail. Es handelt sich um einen vollständig digitalen Prozess, bei dem Rechnungen als strukturierte Daten (wie XML) direkt von einer Software zur anderen übermittelt werden. Keine manuelle Eingabe, keine Fehler und – vielleicht am wichtigsten – direkter Einblick in Ihren Cashflow.

Warum ist die E-Rechnung jetzt so aktuell?

Die Grundlage für die aktuellen Änderungen liegt bei der Europäischen Union. Mit der Richtlinie 2014/55/EU hat die EU eine gemeinsame Norm für die elektronische Rechnungsstellung festgelegt. Das Ziel? Ein klarer Standard (die EN 16931), damit Rechnungen mühelos und sicher über Grenzen hinweg verschickt werden können, ohne dass Sie sich als Event-Profi oder Ihre Finanzabteilung Gedanken über verschiedene Formate oder technische Barrieren machen müssen. Wohlgemerkt: Es handelt sich hierbei um eine Richtlinie, also nicht um eine strikte Gesetzgebung.

Von der Richtlinie zur Verpflichtung – Peppol in den Niederlanden, Belgien und Deutschland

Obwohl die Basis für die E-Rechnung europäisch ist, hat jedes Land den Spielraum erhalten, diese Richtlinie selbst umzusetzen. Dies erklärt, warum man auf dem Markt verschiedene Ansätze sieht, die auch in der Geschwindigkeit ihrer Umsetzung variieren. Um dies gut zu verstehen, unterscheiden wir meist zwischen zwei Strömen: B2G (wenn Sie an Behörden fakturieren) und B2B (Rechnungsstellung zwischen Unternehmen).

Niederlande: 

• Seit 2019 ist die E-Rechnung für alle Lieferanten der Bundesregierung (B2G) verpflichtet. Der Staat nutzt hierfür das Peppol-Netzwerk.

• Für den B2B-Markt gibt es derzeit keine gesetzliche Verpflichtung für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen, aber Unternehmen können dies natürlich freiwillig übernehmen, da es Effizienzvorteile bietet.

Belgien:

• In Belgien ist die E-Rechnung schon länger der Standard für Regierungsaufträge (B2G).

• Auch in der Geschäftswelt wird dies bereits aufgegriffen: Ab Januar 2026 wird die E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk für alle B2B-Transaktionen Pflicht. Damit soll der Verwaltungsaufwand für Unternehmen gesenkt und die Steuerkontrolle automatisiert werden.

Deutschland: 

• Mit dem neuen Wachstumschancengesetz wird die Umstellung in Deutschland schrittweise angegangen. Ab dem 1. Januar 2025 wird das Empfangen von E-Rechnungen für fast alle deutschen Unternehmen Pflicht (B2B).

• Die Pflicht, diese Rechnungen auch selbst zu versenden, folgt später, ab 2027 oder 2028, abhängig von der Unternehmensgröße.

  
  Was ist ViDA: Die nächste Ebene
  

  Zusätzlich zu diesen bestehenden Richtlinien tritt in Kürze ViDA (VAT in the Digital Age) in Kraft. Dies ist ein Maßnahmenpaket der Europäischen Kommission, das E-Rechnungsstellung zum Standard für den gesamten grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU macht. Dies ist vor allem relevant bei internationalen Veranstaltungen. Angenommen: Ein Mitarbeiter eines niederländischen Unternehmens kauft ein Ticket für einen Kongress oder Kurs in Deutschland. Dann muss ab dem 1. Juli 2030 innerhalb von 10 Tagen eine strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden. Diese Rechnungsdaten müssen direkt, oder auf jeden Fall innerhalb von zwei Tagen, bei den Steuerbehörden gemeldet werden. Eine PDF- oder Papierrechnung existiert dann nicht mehr.
  
  ViDA bietet „Real-Time Reporting“, was schlichtweg bedeutet, dass das Finanzamt direkt sieht, was passiert. Für Sie als Organisator bedeutet dies, dass Ihre Software nicht nur jetzt funktionieren muss, sondern auch bereit sein muss für diese digitale Zukunft. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Verwaltung, während die Technik im Hintergrund die Arbeit erledigt.

   

Was ist das Peppol-Netzwerk und wie funktioniert es?

Peppol ist ein europäischer Standard für den sicheren und schnellen Austausch von elektronischen Rechnungen und Aufträgen. Sie können es sich wie eine gesicherte, digitale Autobahn vorstellen, die verschiedene Softwaresysteme direkt miteinander verbindet. Während Sie bei einer herkömmlichen Rechnung eine PDF- oder Papierversion verschicken, die manuell verarbeitet werden muss, kommunizieren die Systeme über Peppol direkt miteinander.

Das Netzwerk ruht auf zwei wichtigen Säulen:

• Eine eindeutige Identifikationsnummer: Um am Netzwerk teilzunehmen, schließen Sie sich mit einer eindeutigen Nummer an, wie zum Beispiel einer Handelsregisternummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das funktioniert genau wie eine E-Mail-Adresse: Solange Sie die richtige Nummer des Empfängers haben, kommt die Rechnung an. Da dies ein öffentliches Netzwerk ist, können Sie jederzeit nachschlagen, ob ein Kunde oder Lieferant bereits angeschlossen ist.

• Ein Standard-XML-Format: Die Rechnung wird in einem spezifischen digitalen Format (XML) versendet. Hierin ist international genau vereinbart, welches „Feld“ welche Informationen enthält (wie zum Beispiel den Umsatzsteuerbetrag oder die Rechnungsnummer). Dadurch versteht die empfangende Software die Rechnung sofort und fehlerfrei.

  E-Mail eignet sich oft gut als  Vergleich: Genau wie Sie eine E-Mail-Adresse benötigen, um jemanden zu erreichen, benötigen Sie eine Peppol-ID, um eine E-Rechnung zu versenden. Existiert die Nummer nicht oder stimmt das Format nicht? Dann erhält der Absender eine Fehlermeldung. So haben Sie die Gewissheit, dass Rechnungen sicher und an der richtigen Stelle ankommen, ohne dass menschliche Handgriffe oder fehleranfällige Kontrollen erforderlich sind.

Wie funktioniert Peppol innerhalb unserer Software?

Wir sind vollständig an das Peppol-Netzwerk angeschlossen. Mit unserem Add-on für Ticketing und Zahlungen (das über Delft Congress Support läuft) automatisieren Sie diesen Prozess ganz einfach. Dies funktioniert in beide Richtungen: Sie können E-Rechnungen an Ihre Teilnehmer senden und Sie können die Rechnungen von uns als E-Rechnung empfangen.

E-Rechnungsstellung für Ihre Teilnehmer

Sie behalten die Regie: Auf unserer Plattform stellen Sie selbst ein, ob Sie den Teilnehmern Ihres Events die E-Rechnungsstellung anbieten möchten.

Der Prozess für den Teilnehmer ist danach ganz einfach:

1. Auswahl im Formular: Während der Anmeldung gibt der Teilnehmer an, dass er oder sie eine E-Rechnung erhalten möchte.

2. Daten ausfüllen: Die Teilnehmer geben direkt ihre Handelsregister- oder Behördennummer an, zusammen mit dem Namen der Organisation und einer Projekt- oder PO-/Bestellnummer.

3. Automatischer Versand: Unsere Software versendet danach direkt zwei Dinge: eine PDF an den Teilnehmer für das eigene Archiv und die offizielle E-Rechnung direkt an die Finanzbuchhaltung der jeweiligen Organisation.

    

   Die PO-Nummer fungiert hierbei eigentlich wie ein Passwort; sie sorgt dafür, dass die Organisation des Teilnehmers die Rechnung sofort als legitim erkennt. Obwohl E-Rechnungen nicht unbedingt schneller bezahlt werden, macht sie die Finanzverwaltung auf beiden Seiten um vieles einfacher und weniger anfällig für Fehler.

E-Rechnungsstellung von uns an Sie

Möchte Ihre Organisation auch weniger manuelle Schritte? In Ihren Abrechnungseinstellungen konnen Sie ganz einfach festlegen, dass Sie die Rechnungen von aanmelder.nl als E-Rechnung erhalten möchten. Nachdem Sie Ihre Daten (wie z. B. Ihre Handelsregisternummer) eingegeben haben, überprüfen wir, ob die Nummer existiert. So gehen Sie sicher, dass die Verbindung funktioniert und Ihre Verwaltung reibungslos verläuft.

Gut zu wissen: Da aanmelder.nl selbst mit dem Peppol-Netzwerk verbunden ist, prüft unsere Software die Daten bereits im Frontend einfacher ab. So sehen wir schneller, ob ein Teilnehmer seine oder ihre Daten korrekt eingegeben hat.

Hoe Event Management je hierbij kan helen.