Ein brillant organisiertes Event beginnt nicht am Veranstaltungstag, sondern Monate zuvor – mit einer scheinbar einfachen Handlung: dem Versenden einer “Save the Date”. Doch was macht diese Ankündigung so besonders, und wie stellen Sie sicher, dass Ihr Save the Date zwischen zahlreichen anderen Event-Einladungen auffällt?

Tauchen Sie mit uns in diesen Artikel ein und entdecken Sie die wesentlichen Schritte, um ein unvergessliches Save the Date für Ihr Event zu gestalten. Vom perfekten Design bis zur Wahl der richtigen Worte – wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess, damit Ihre Einladung nicht nur Aufmerksamkeit erregt, sondern auch einen bleibenden Eindruck hinterlässt.

Alles beginnt damit, die Neugier und Vorfreude Ihrer Gäste zu wecken – und wir zeigen Ihnen, wie Sie genau das erreichen. Bereiten Sie sich auf ein Save the Date vor, das den Ton für ein unvergessliches Ereignis angibt!

Was ist eine Save the Date und warum sollte man sie versenden?

Eine Save the Date ist eine frühzeitige Ankündigung eines geplanten Events. Sie enthält die wichtigsten Informationen – insbesondere das Datum – damit Gäste sich den Termin freihalten können. Doch warum ist das Verschicken einer Save the Date so wichtig?

• Sie gibt den Gästen genügend Zeit, ihren Kalender zu planen und das Event einzuplanen.
• Sie erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass mehr eingeladene Personen tatsächlich teilnehmen können.
• Sie weckt Neugier und schafft Vorfreude auf die Veranstaltung.
  
  

Wann sollte man eine Save the Date versenden?

Der ideale Zeitpunkt für das Verschicken einer Save the Date hängt von der Art der Veranstaltung ab. Im Allgemeinen gelten die folgenden Richtlinien:

Formelle Events: Versenden Sie das Save the Date etwa 6 bis 8 Monate im Voraus.
Informelle Events: 4 bis 6 Monate im Voraus sind in der Regel ausreichend.

Event-Typ:

• Für formelle Veranstaltungen wie Hochzeiten, Gala Dinner oder geschäftliche Meetings ist ein längerer Ankündigungszeitraum von 6 bis 8 Monaten ideal. So haben eingeladene Gäste genügend Zeit, ihren Kalender zu planen und gegebenenfalls Reisevorbereitungen zu treffen.
• Informelle Events, etwa Geburtstagsfeiern oder Nachbarschaftstreffen, benötigen meist weniger Planungszeit. Eine Ankündigung 4 bis 6 Monate im Voraus reicht in der Regel aus, um eine gute Teilnahme zu gewährleisten.
  

Jahreszeitliche und terminliche Überlegungen:

• Berücksichtigen Sie die Jahreszeit und mögliche besondere Termine, die für Ihr Event relevant sind. Wenn Sie beispielsweise eine Sommerhochzeit planen, kann es sinnvoll sein, Ihr Save the Date etwas früher zu versenden – insbesondere wegen der Urlaubsplanung vieler Gäste.
  

Komplexität der Gästeliste:

• Bei größeren Veranstaltungen mit Gästen aus verschiedenen Regionen ist ein längerer Ankündigungszeitraum oft entscheidend. Dies gibt Gästen mit unterschiedlichen Reiseplänen die nötige Flexibilität.
  

Zielgruppe:

• Auch die Art Ihrer Zielgruppe kann den idealen Versandzeitpunkt beeinflussen. Für vielbeschäftigte Professionals kann eine frühere Ankündigungszeit besonders wertvoll sein.
  

Thematische Überlegungen:

• Für Events mit einem bestimmten Thema kann es hilfreich sein, den Gästen genügend Zeit zu geben, sich angemessen zu kleiden oder sich auf bestimmte Aktivitäten vorzubereiten.
  

Wie kreiert man ein (geschäftliches) Save the Date?

Ein geschäftliches Save the Date ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Unternehmen professionell zu präsentieren und die Bindung zu Ihrer Zielgruppe zu stärken. Hier sind einige zusätzliche Tipps, wie Sie mit einem geschäftlichen Save the Date Eindruck machen können:

Einheitliches Branding:
Achten Sie auf eine visuelle Gestaltung, die mit dem Corporate Design Ihres Unternehmens übereinstimmt. Verwenden Sie dieselben Farbpaletten, Schriftarten und grafischen Elemente, die Ihre Marke auszeichnen. Das sorgt für ein einheitliches und wiedererkennbares Erscheinungsbild.

Hochwertige Bilder:
Wählen Sie Bilder, die professionell und thematisch relevant für Ihr Unternehmen oder das geplante Event sind. Vermeiden Sie überladenes oder komplexes Bildmaterial und setzen Sie auf klare, hochwertige Motive, die Ihre Botschaft unterstützen.

Übersichtlicher Text:
Halten Sie den Text kurz und deutlich. Vermeiden Sie zu viele Informationen, aber stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Details wie Datum, Uhrzeit, Ort und Zweck des Events deutlich kommuniziert werden.

Call-to-Action (CTA):
Fügen Sie einen deutlichen Call-to-Action Aufruf hinzu, beispielsweise einen Link zur Registrierungsseite oder zu weiteren Informationen auf Ihrer Firmenwebseite. Machen Sie es den Empfängern leicht, direkt zu reagieren.

Digitale Elemente:
Erwägen Sie interaktive oder digitale Elemente, wie zum Beispiel  QR-Codes, die zu weiteren Informationen oder zur Online-Registrierung führen. Das unterstreicht die Modernität und Innovationskraft Ihres Unternehmens.

Ergänzende Branding-Elemente:
Erwägen Sie zusätzliche Branding-Bestandteile wie Slogans, Taglines oder spezifische Unternehmenswerte, die für das Event relevant sind. So stärken Sie die Verbindung zwischen der Veranstaltung und der übergeordneten Mission Ihres Unternehmens.

Individuelle Schriftarten:
Nutzen Sie, falls vorhanden, individuelle Schriftarten, die Ihre Markenidentität widerspiegeln. Das verleiht der Save the Date ein einzigartiges Erscheinungsbild und hebt sie visuell hervor.

Wenn Sie diese Tipps in den Gestaltungsprozess Ihrer geschäftlichen Save the Date integrieren, schaffen Sie nicht nur einen professionellen Eindruck, sondern erhöhen auch die Bindung zu Ihrer geschäftlichen -Zielgruppe. Das Ergebnis ist eine Einladung, die perfekt zur Identität und den Werten Ihres Unternehmens passt.

Save the Date Beispieltext

Standard-Beispieltext:

Liebe/r [Name],

Wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass [Unternehmensname] am [Datum] ein besonderes Event veranstaltet. Merken Sie sich dieses Datum vor – es wird ein inspirierender Tag voller Netzwerk-Möglichkeiten und innovativer Ideen. Weitere Details folgen in Kürze. Wir würden uns sehr über Ihre Teilnahme freuen!

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Beispielvorlage:
[Unternehmenslogo einfügen]
[Eventname]
[Datum]
[Uhrzeit]
[Ort]
[Weitere Details folgen]

Fazit

Im spannenden Prozess der Organisation eines außergewöhnlichen Events spielt die “Save the Date” eine entscheidende Rolle – als aussagekräftige Ankündigung dessen, was bevorsteht. Von der geweckten Neugier bis hin zum Hinterlassen von bleibenden Eindruck bildet sie den Auftakt zu einem unvergesslichen Erlebnis. Warum ist das Verschicken davon so wichtig?

Sie bietet den Gästen die nötige Vorbereitungszeit, erhöht die Wahrscheinlichkeit einer optimalen Teilnahme und weckt eine spürbare Vorfreude. Der richtige Versandzeitpunkt – abhängig von Eventtyp und Zielgruppe – ist der Schlüssel zur Maximierung der Wirkung.

Für geschäftliche Ankündigungen gilt: Achten Sie auf einheitliches Branding, hochwertige Bilder und durchdachte digitale Elemente. Kurz gesagt – die perfekte Save the Date ist weit mehr als eine Ankündigung: Sie ist der Startschuss für ein unvergessliches Ereignis.