Haben VIP-Tickets einen echten Mehrwert?
Erfahren Sie, welchen Mehrwert VIP-Tickets Ihrem Event bieten. Mit Vorteilen, Nachteilen und konkreten Ideen für ein unvergessliches VIP-Erlebnis.
Wann ist der beste Zeitpunkt, um eine (Event-)Einladung zu versenden?
Jeder trifft sorgfältige Entscheidungen darüber, wofür er Zeit und Geld aufwendet – Sie, ich und auch Ihre Zielgruppe. Für Ihre Veranstaltung ist es daher besonders wichtig, die Einladung rechtzeitig zu versenden. Sorgen Sie dafür, dass Sie genau zum richtigen Zeitpunkt in diesem Entscheidungsprozess berücksichtigt werden.
Wenn Sie eine Einladung zu früh verschicken, besteht die Gefahr, dass sie in Vergessenheit gerät. Warten Sie hingegen zu lange, kann es sein, dass die Terminkalender bereits voll sind. Und obwohl der ideale Zeitpunkt für den Versand einer Einladung je nach Zielgruppe variieren kann, gibt es glücklicherweise allgemein bekannte Daten, auf die wir uns verlassen können.
Warum versenden Sie eine Event-Einladung?
Eine Event-Einladung ist die direkte Verbindung zu Ihrer Veranstaltung. Sie bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, alle über Ort und Zeitpunkt des Events zu informieren, sondern auch, potenzielle Teilnehmer direkt zu begeistern und zur Anmeldung zu überzeugen. Eine Einladung hinterlässt immer einen persönlichen Eindruck und schafft so eine Verbindung zu potenziellen Teilnehmern.
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Wann ist der beste Zeitpunkt, um Ihre Einladung zu versenden?
Wahrscheinlich sind Ihnen Begriffe wie „Save the Date“ und „Einladung“ bereits häufiger begegnet. Doch worin liegt eigentlich der Unterschied zwischen einer Save-the-Date-Mitteilung und einer Einladung – und wann sollten Sie diese jeweils am besten versenden?
Save the Date
- Formelle Veranstaltungen: 6 bis 8 Monate im Voraus
- Informelle Veranstaltungen: 4 bis 6 Monate im Voraus reichen hier in der Regel aus
Möchten Sie mehr erfahren? Hier erklären wir, wie Sie die perfekte Save-the-Date-Nachricht erstellen.
Einladung
Nach der „Save the Date“-Ankündigung folgt nun die „offizielle“ Einladung. Mit dieser Einladung öffnen Sie die Anmeldung und informieren Ihre Kontakte darüber, dass sie herzlich willkommen sind. Dies ist der Moment, an dem Sie Ihre Kontakte persönlich zur Veranstaltung einzuladen. Egal ob Sie Ihre Einladung digital oder analog versenden, das Ziel ist, möglichst viel Aufmerksamkeit zu erzeugen. Ein guter Zeitpunkt für den Versand Ihrer Einladung erhöht die Sichtbarkeit und damit auch die Chance, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Der niederländische Verband für Daten & Marketing (DDMA) veröffentlicht regelmäßig nationale und internationale E-Mail-Benchmarks, die wertvolle Daten liefern. Daraus lässt sich ableiten, dass eine erste Einladung idealerweise zwischen 3 und 5 Monaten vor der Veranstaltung versendet werden sollte.
Bei formellen B2B-Veranstaltungen haben Sie es mit volleren Terminkalendern und langfristigeren Planungen zu tun. Hier ist es darum notwendig, früher auf sich aufmerksam zu machen als bei einer informellen Veranstaltung. Außer diesen Daten ist es auch wichtig, immer an Ihre individuelle Zielgruppe zu denken.
Der beste Tag für den E-Mail-Versand
An welchem Tag sollte man die Einladung am besten verschicken?
Sobald der Versand Ihrer Einladung näher rückt, ist es wichtig, auch auf die spezifischen Details zu achten. Denn selbst der Tag und die Uhrzeit, zu denen Sie Ihre Einladung versenden, können einen Einfluss auf die Sichtbarkeit und damit auf den letztendlichen Erfolg Ihrer Veranstaltung haben.
Aus den DDMA-Daten lässt sich ableiten, dass die Click-to-Open-Rate (CTO) dienstags um 16:00 Uhr am höchsten ist. Wenn Sie Ihre Einladung zu diesem Zeitpunkt versenden, wird sie statistisch gesehen von 14,12 % der Empfänger sofort geöffnet – im Vergleich zu einem Durchschnitt von 9 % an den übrigen Wochentagen.
Extra-Tip! Wenn Sie eine informellere Einladung suchen, mit der Sie Ihre Zielgruppe am Wochenende erreichen möchten, wählen Sie am besten den Samstag.
Auch bei der Wahl des Versandtages und insbesondere der Uhrzeit ist es wichtig, um an Ihre Zielgruppe zu denken. Versenden Sie viele internationale Einladungen? Berücksichtigen Sie dann die verschiedenen Zeitzonen. Teilen Sie Ihre Zielgruppe beispielsweise in Zeitzonengruppen ein und verschicken Sie nicht alle Einladungen zugleich, damit sie optimal ankommt. Bei einer kleineren Zeitzonenverteilung sollten Sie einen guten Mittelweg in Bezug auf die Zeit für alle Ihre Zielgruppen wählen.
Daten können Ihnen dabei helfen, Ihre Save-the-Date-Mitteilungen und Einladungen optimal einzusetzen. So erhöhen Sie die Erfolgschancen Ihrer Veranstaltung erheblich. Nachfolgend fassen wir alle Daten noch einmal übersichtlich zusammen.
Save the date
- Die Vorankündigung Ihrer Veranstaltung. Diese versenden Sie noch vor der offiziellen Einladung. Diese verschicken Sie 4 bis 8 Monate im Voraus.
Einladung
- Die Ankündigung, dass Ihre Kontakte sich für Ihre Veranstaltung anmelden können.
- Diese verschicken Sie 3 bis 5 Monate im Voraus.
Suchen Sie noch mehr Inspiration für Ihre Save-the-Date-Mitteilung oder Event-Einladung? Lesen Sie dann weiter in 'Wie kreieren Sie das perfekte Save the Date für Ihr Event?'
Bron: https://globaldma.com/international-email-benchmark/
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