Event Registratie

Wat is het beste moment om een (evenement) uitnodiging te versturen?

Iedereen maakt zorgvuldige keuzes waar ze tijd en geld aan besteden –  jij, ik, en ook jouw doelgroep. Voor jouw evenement is het dan ook belangrijk om tijdig een uitnodiging te versturen. Zorg ervoor dat je op exact het juiste moment in overweging wordt genomen in dit beslissingsproces.

Als je een uitnodiging te lang van tevoren stuurt, loop je het risico vergeten te worden. Terwijl te lang wachten kan leiden tot volle agenda’s. En hoewel het juiste moment om een uitnodiging te versturen kan variëren per doelgroep is er gelukkig algemeen bekende data waar we op kunnen terugvallen.

 

Waarom verstuur je een evenement uitnodiging? 

Een evenement uitnodiging is de directe link naar jouw evenement. Hierin krijg je niet alleen de kans om iedereen te laten weten wanneer en waar het evenement plaatsvindt, maar ook om potentiële deelnemers direct enthousiast te maken en te overtuigen om zich aan te melden. Een uitnodiging creëert altijd een persoonlijke indruk en legt zo een connectie met potentiële deelnemers.

Wanneer is het beste moment om jouw uitnodiging te sturen?

Je bent waarschijnlijk al vaker termen als “save the date” en “uitnodiging” tegengekomen. Maar wat is onderscheidt een save the date van een uitnodiging, en wanneer kan je deze het beste versturen?

Save the date

  • Formele evenementen: 6 tot 8 maanden van tevoren
  • Informele evenementen: 4 tot 6 maanden is hier al voldoende

Wil je meer weten? Hier leggen we uit hoe jij de perfecte save the date op kunt stellen.

Uitnodiging 

Na een save the Date is het tijd voor de "officiële" uitnodiging. Met deze uitnodiging open je de deuren voor de inschrijving en informeer je jouw contacten dat ze welkom zijn. Dit is het moment waarop je jouw contacten persoonlijk vraagt om deel te nemen aan het ervaren van jouw evenement. Ongeacht of je jouw uitnodiging digitaal of analoog verzendt, is het doel om zo veel mogelijk aandacht te creëren. Een goede timing in het versturen van jouw uitnodiging vergroot de zichtbaarheid en daarbij de kans om een blijvende indruk te maken. 


De Nederlandse Vereniging voor Data & Marketing (DDMA) publiceert regelmatig een nationale en internationale e-mail benchmark waar waardevolle data te vinden is. Zo kunnen we daaruit concluderen dat een eerste uitnodiging het beste verstuurd kan worden tussen 3 en 5 maanden voor het evenement. 


Bij formele B-B evenementen heb je te maken met vollere agenda’s en langere termijn plannen. Hierbij zal je eerder onder de aandacht moeten komen dan bij een informeel evenement. Naast deze data is het dan ook belangrijk om altijd jouw unieke doelgroep in gedachte te blijven houden. 

De beste dag om te mailen

Wat is de beste dag om de uitnodiging te versturen?

Zodra je dichter in de buurt komt van het versturen van jouw uitnodiging is het ook belangrijk om te kijken naar de fijnere details. Want zelfs de dag en het tijdstip waarop je jouw uitnodiging verstuurd kan een impact hebben op de zichtbaarheid en daarbij op het uiteindelijke succes van jouw evenement. 


Uit de DDMA data kunnen we opmaken dat de Click-to-open rate (CTO) het hoogste is op dinsdag om 16:00 uur. Wanneer je jouw uitnodiging op dit moment verstuurd zal statistisch gezien 14,12% jouw uitnodiging direct te zien krijgen, tegenover een gemiddelde van 9% gedurende de rest van de week. 

Extra tip! Ben je op zoek naar een informelere uitnodiging waarmee je jouw doelgroep in het weekend wilt bereiken, kies dan voor zaterdag. 

Ook bij de dag en vooral bij het tijdstip van versturen is het belangrijk om jouw doelgroep in gedachten te houden. Ga je veel internationale uitnodigingen versturen? Houd dan rekening met de verschillende tijdzones. Deel jouw doelgroep bijvoorbeeld op in tijdzone groepen en verstuur jouw uitnodiging in delen zodat deze optimaal aankomen. Werk je met een kleinere verdeling van tijdzones, kies dan voor een mooie tussenweg qua tijd voor al jouw doelgroepen.

Data kan jou ondersteunen om optimaal gebruik te maken van jouw save the date en uitnodiging. Zo maak je de kans van slagen van jouw evenement des te groter. Hieronder zetten we alle data nog een keertje op een rij.

Save the date

  • De vooraankondiging van je evenement. Deze verstuur je nog voor de officiële uitnodiging. Deze verstuur je 4 tot 8 maanden van tevoren.

Uitnodiging

  • De aankondiging dat jouw contacten zich in kunnen schrijven voor je evenement.
  • Deze verstuur je 3 tot 5 maanden van tevoren.

Ben je op zoek naar meer inspiratie voor jouw save the date of evenement uitnodiging lees dan verder in een van de volgende blogs:

Hoe maak je de perfecte save the Date voor een evenement?
Een goede evenement-uitnodiging: 6 onmisbare tips 

Bron: https://globaldma.com/international-email-benchmark/ 

 

Hi drukke Event Manager… Heb je even?

Ben jij ook op zoek naar een totaalsysteem voor je eventregistratie, betalingen en meer? Of wil je graag een professioneel en soepel ontvangst op locatie? Neem gelijk de proef op de som en probeer diverse aanmelder.nl features uit 14 dagen lang gratis. Of neem contact op met onze sales collega’s, zij geven je graag een vrijblijvende demo. Test diverse features nu 14 dagen gratis. 

Ontdek Event Management