No Shows: Was ist das und wie kann man es verhindern?

„No Shows“, vielleicht haben Sie schon einmal davon gehört, wussten aber nicht genau, was das eigentlich bedeutet. Keine Sorge, wir erklären es Ihnen gerne! No Shows, bzw. Nichterscheinen bezeichnet schlichtweg Personen, die zu einem Termin oder einer Veranstaltung nicht erscheinen, obwohl sie sich zuvor angemeldet haben. Und das kann durchaus problematisch sein, insbesondere für Branchen wie die Eventbranche. Denn wenn zu viele Teilnehmer nicht erscheinen, bleiben leere Plätze zurück und das kann schwerwiegende Folgen haben.. Werfen wir also einen Blick darauf, wie wir dieses Problem angehen können!

Was ist no shows?

In diesem Blog gehen wir näher auf die Definition von No Shows ein und auf die Auswirkungen, die diese auf die jeweilige Branche haben können. No Shows sind Personen, die sich für eine Veranstaltung oder einen Termin anmelden, letztlich jedoch ohne jegliche Form einer Absage nicht erscheinen. Dies kann für die Veranstaltung und den Veranstalter ein großes Problem darstellen, da Kosten für Organisation und Catering entstehen, obwohl möglicherweise andere Personen gerne teilgenommen hätten. Zudem ist es ärgerlich, wenn Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung gemeinsam mit Stakeholdern evaluieren möchten und sich herausstellt, dassweniger Teilnehmer als erwartet anwesend waren. No Shows können somit zu finanziellen Schäden und einer gestörten Planung führen. Es ist wichtig zu verstehen, was No Shows sind und welche Folgen damit verbunden sind, damit wir gemeinsam daran arbeiten können, dieses Problem zu reduzieren und die Effizienz der betreffenden Branche zu optimieren.

Warum kommt es zu No Shows?

Warum passiert dies eigentlich immer häufiger? Nun, es kann verschiedene Gründe geben, warum Menschen nicht erscheinen. Vielleicht haben sie sich einfach im Datum oder in der Uhrzeit geirrt oder sind kurzfristig durch etwas Unerwartetes verhindert. Es kann auch sein, dass sie einfach keine Lust mehr hatten zu kommen oder kein Interesse mehr an der Veranstaltung haben.+

Wir stellen selbst fest, dass No Shows ein zunehmendes Problem darstellt, und aus Gesprächen mit Kunden, Partnern und Lieferanten geht hervor, dass die aktuelle Anspannung am Arbeitsmarkt sowie der Personalmangel in bestimmten Branchen hierzu beitragen. Darüber hinaus scheint auch unser hektischer Lebensstil und die Fülle an Auswahlmöglichkeiten eine Rolle zu spielen. Es ist deutlich, dass Maßnahmen ergriffen werden müssen, um dieses wachsende Problem anzugehen.

4 Tipps zur Minimierung bzw. Vermeidung von No Shows

No Shows sind für Veranstalter selbstverständlich sehr ärgerlich. Zum Glück gibt es verschiedene Möglichkeiten, um dieses auf ein Minimum zu reduzieren. Nachfolgend finden Sie einige Tipps und Strategien, die helfen können, No Shows zu minimieren.

1.  Senden Sie Erinnerungsnachrichten: Stellen Sie sicher, dass Teilnehmer kurz vor der Veranstaltung eine Erinnerungsnachricht erhalten. Dies kann per E-Mail, SMS oder über Social Media erfolgen. So werden Teilnehmer daran erinnert, dass sie sich für die Veranstaltung angemeldet haben, und den Termin nicht vergessen.

2. Machen Sie das Stornieren einfach: Indem Sie beispielsweise ein einfaches Stornierungsformular auf Ihrer Webseite bereitstellen oder Ihre Kontaktdaten deutlich kommunizieren, können sich Personen schnell und unkompliziert abmelden. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, den Platz neu zu vergeben, und verhindert, dass andere auf der Warteliste bleiben müssen.

3. Erheben Sie eine No Show-Gebühr: Einige Veranstalter arbeiten mit einer No Show-Regelung, bei der festgelegt wird, dass Personen, die ohne Abmeldung nicht erscheinen, dennoch eine Gebühr zahlen müssen. Dies kann ein wirksames Mittel sein, um Teilnehmer dazu zu motivieren, ihre Anmeldung oder ihren Termin ernst zu nehmen.

4. Richten Sie eine Warteliste ein: Wenn die Anzahl der verfügbaren Plätze für eine Veranstaltung begrenzt ist, kann es hilfreich sein, eine Warteliste einzurichten. So können sich Interessierte als Reserve anmelden und erhalten dennoch einen Platz, falls jemand absagt.

Diese Tipps können dazu beitragen, die Anzahl der No Shows zu reduzieren und die Effizienz der betreffenden Branche zu optimieren. Probieren Sie diese Tipps bei der Organisation Ihrer nächsten Veranstaltung oder Ihres nächsten Termins mal aus.

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4 Tipps für den richtigen Umgang mit No Shows

1. Kommunizieren Sie zuallererst deutlich, wie abgesagt werden kann. Erwähnen Sie diese Information beispielsweise auf Ihrer Webseite oder in der Bestätigungs-E-Mail. So können Personen ihren Termin auf einfache Weise stornieren.

2. Senden Sie vorab eine freundliche Erinnerung. Es kann sinnvoll sein, vor der Veranstaltung eine freundliche Erinnerung zu versenden, in der Teilnehmer darauf hingewiesen werden, dass sie ihre Teilnahme stornieren können, falls sie doch nicht kommen können. So haben Sie die Möglichkeit, den Platz neu zu vergeben und No Shows zu verhindern.

3. Wenn eine No Show-Gebühr gilt, ist es wichtig, dies im Vorfeld deutlich zu kommunizieren. Dies kann beispielsweise auf der Webseite oder in der Bestätigungs-E-Mail erfolgen. Stellen Sie außerdem auch im Voraus sicher, welche Gebühr anfällt und wann sie erhoben wird. So sind die Teilnehmer über die Konsequenzen informiert und werden hoffentlich motiviert, ihren Termin wahrzunehmen.

4. Sorgen Sie zu guter Letzt dafür, dass alles korrekt in Ihrer Buchhaltung  erfasst wird. Dies hilft Ihnen, den Überblick über berechnete No-Show-Gebühren zu behalten und nachzuvollziehen, ob diese bezahlt wurden oder nicht.

Absagen von Terminen als Teilnehmer

Das Absagen eines Termins kann manchmal schwierig sein, dennoch ist es besser, dies so früh wie möglich zu tun. Wenn Sie wissen, dass Sie nicht erscheinen können, informieren Sie den Veranstalter oder die Person, mit der Sie den Termin vereinbart haben, so schnell wie möglich. So kann noch etwas arrangiert werden und Sie verhindern, dass es zu einem No Show kommt.

Kontaktaufnahme mit No Shows als Veranstalter

Kommt es dennoch zu einem No Show, ist es äußerst wichtig, Kontakt mit der Person aufzunehmen, die nicht erschienen ist. Möglicherweise ist etwas Unvorhergesehenes passiert, wodurch die Person verhindert war. Durch die Kontaktaufnahme können Sie herausfinden, was passiert ist, und gemeinsam besprechen, wie nun weiter vorzugehen ist. Dies kann sogar dazu beitragen, ähnliche Fälle von No Shows zukünftig zu vermeiden!

Dank Event Check-in können Sie die Anzahl der No Shows einfach erfassen. Möchten Sie maximale Effizienz erreichen? Durch die Kombination von Event Check-in mit Event Management können Sie diese Gruppen segmentieren und automatisierte Kommunikation einrichten, um No Shows künftig noch gezielter zu kontaktieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass No Shows für viele Unternehmen und Branchen eine große Herausforderung darstellt. Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, dieses zu verhindern und professionell damit umzugehen. Lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass No Shows auf ein Minimum reduziert werden, damit die Eventbranche und andere Sektoren florieren können.