Vraag maar raak op online registratieformulier!

geplaatst op 07-feb-2012

Laat je de bezoekers van jouw evenement online aanmelden? En wil je eigenlijk gelijk meer gegevens van ze verzamelen, maar denk je dat dit potentiële deelnemers afschrikt? Bij aanmelder.nl is het maken van je eigen online aanmeldformulier juist een groot voordeel en onze gebruikers maken er veel gebruik van. Zo hebben we een goed inzicht gekregen in de gevolgen van het extra vragen stellen in een registratieformulier.

Het lijkt een logisch gevolg: Hoe meer vragen deelnemers moeten invullen bij het aanmelden van een evenement, hoe groter de kans is dat ze afhaken. Hoe handig het ook is voor de organisator om meer informatie van de deelnemers te hebben, je wilt natuurlijk niet dat hierdoor minder mensen aanmelden. Maar er is goed nieuws. Het maakt niet uit! Uit analyse van enkele tienduizenden aanmeldingen en aanmeldformulieren gemaakt met aanmelder.nl blijkt dat het aantal vragen dat uitgenodigden moeten invullen bij registratie, nagenoeg geen effect heeft op de kans dat de aanmelding afgemaakt wordt. Gemiddeld maakt 75% van de personen die beginnen aan een aanmeldformulier van aanmelder.nl deze ook af. Dit geldt ook voor langere aanmeldformulieren.

Dus vraag maar raak! Organiseer je verschillende workshops op een dag? Laat jouw deelnemers gelijk keuzes in het workshopaanbod maken. Of wordt er een lunch verzorgd? Dan wil je natuurlijk graag op een rij wie er vegetariër is, halal eet of een allergie voor noten heeft. Het doel van aanmelder.nl om perfect werkende aanmeldformulieren mogelijk te maken blijkt dus een groot voordeel voor organisatoren. Zo kan je veel informatie automatisch verzamelen, zonder dat potentiële bezoekers afhaken. Maak direct zelf een eigen online aanmeldformulier op www.aanmelder.nl en ervaar het gemak!

Bezoek aanmelder.nl op EvenementContact

geplaatst op 07-feb-2012

Op donderdag 8 maart vindt de vierde editie van EvenementContact plaats in de Expo Haarlemmermeer en ook het vernieuwende product van aanmelder.nl ontbreekt hier niet. De vakbeurs voor de evenement, entertainment en MICE branche biedt op deze dag een goed overzicht van het totale aanbod van leveranciers voor evenementen. Ideaal dus voor jou als organisator om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen in je vakgebied en direct in contact te komen met de juiste personen. Kom ook naar onze stand en wij vertellen je persoonlijk meer over online deelnemersregistratie.

Wat kan je verwachten? Met 200 stands biedt EvenementContact een uitgebalanceerd aanbod van exposanten met producten voor de evenementenbranche. Dus zoek je invulling voor een bedrijfsevenement, congres of incentive? Voor ieder moment in het organisatietraject van een evenement is er een geschikt product te vinden. Zo is voor het voortraject aanmelder.nl aanwezig, het ideale hulpmiddel voor de event organisator voor het uitnodigen en registreren van bezoekers en zijn er verschillende cateraars aanwezig, zoals de borrelfabriek, voor hapjes en drankjes die niet te missen zijn tijdens een evenement zelf.

Laat je inspireren op de verschillende delen van de beurs. Ook kleine, vernieuwende bedrijven zijn te vinden op de beurs. Zo is er het Freelance Plein, waar ZZP dienstverleners hun diensten aanbieden en In de Spotlight, waar ZZP entertainers of artiesten te vinden zijn. Daarnaast zijn er de reguliere stands, waar de onmisbare en nieuwe namen in de evenementenbranche inspiratie geven voor jouw volgende evenement.

Kom naar EvenementContact en bezoek onze stand! We vertellen graag persoonlijk meer over hoe je handig zelf jouw deelnemers online kunt laten registreren voor het volgende evenement.

Nieuwe feature aanmelder.nl ideaal voor conferenties

geplaatst op 25-jan-2012

De nieuwe feature van aanmelder.nl is beschikbaar: Abstract reviewing. Organisatoren van wetenschappelijke conferenties weten dat er veel werk gaat zitten in het verwerken en uitwisselen van abstracts en conferentie papers. Met deze nieuwe functie koppelen we deelnemersregistratie aan conferentie management. Zo krijg je als organisator nog meer grip op het organiseren van de volgende conferentie!

Ons streven naar constante innovatie is gebaseerd op het vergroten van gemak tijdens het organiseren van evenementen. Met deze nieuwe feature geven we niet alleen de organisator meer gemak, maar ook de auteur, reviewer en het program committee van een conferentie. Auteurs krijgen de mogelijkheid om papers in te zenden, zich te registreren en de review scores te bekijken. Reviewers kunnen zich registreren en daarnaast beoordelingen geven in hun persoonlijke account. Bovendien kan het program committee communiceren met alle partijen en papers toewijzen aan reviewers.

Deze functie is onmisbaar voor organisatoren van wetenschappelijke conferenties. Bespaar jezelf een hoop administratief werk en houd gemakkelijk het overzicht. Meer informatie over deze nieuwe functie?
Neem contact met ons op.

Hoeveel deelnemers verwacht je?

geplaatst op 05-dec-2011

Ben je net begonnen met het organiseren van je evenement? Dan is dit de periode dat je knopen doorhakt over alle belangrijke aspecten van je evenement. Wat is een goede locatie, wie zijn de eventuele sprekers, wat worden de kosten, wie wordt de doelgroep? En natuurlijk hoeveel deelnemers moeten we uitnodigen? Aanmelder.nl help graag mee door op basis van onze evenementservaring een goede inschatting te geven hoeveel deelnemers er komen nadat je jouw uitnodigingen hebt verstuurd.

De opkomst op jouw evenement is belangrijk. Want hoeveel mensen zouden er uitgenodigd moeten worden om genoeg deelnemers te ontvangen en de zaal vol te krijgen? Of hoeveel mensen kan je maximaal uitnodigen zonder dat je zaal overvol raakt?

Natuurlijk is dit een belangrijke inschatting, aangezien het ook effect heeft op de grootte van de locatie. Bij aanmelder.nl kunnen we door het grote aantal genodigden via aanmelder.nl precies zien hoe groot de opkomst is bij een bepaald aantal verstuurde uitnodigingen. Zo weten we bijvoorbeeld dat bij de kleinere evenementen van 50 tot 100 personen er gemiddeld 7,3 mensen uitgenodigd moeten worden om 1 aanmelding te krijgen. Bij evenementen tussen de 100 en 200 personen zullen er iets minder uitnodigingen verstuurd moeten worden. Bij 5,9 uitnodigingen zal er 1 zich aanmelden. Bij grotere evenementen zullen er weer meer mensen uitgenodigd moeten worden, namelijk 7,1 voor iedere registrant.

Wil je de opkomst nog hoger maken? Denk eraan om herinneringen te versturen. Zo meldt 12,5% van de genodigden zich aan als er geen herinnering wordt verstuurd, terwijl dit 17% is wanneer er wel een herinnering verstuurd is. Een herinnering sturen is dus erg effectief en gemakkelijk te doen in Aanmelder.nl.

Gebruik je aanmelder.nl dan houd je de opkomst zelf in de gaten en stuur je gelijk herinneringen naar de genodigden die nog niet gereageerd hebben. Zijn er juist te veel aanmeldingen? Dan kan je gelijk de inschrijving stopzetten en de tekst op de aanmeldwebsite aanpassen. Zo simpel en handig kan zelf organiseren zijn.

TEDx Delft als inspirerend evenement

geplaatst op 04-dec-2011

Op 7 november organiseerde de TU Delft en Gemeente Delft samen een nieuwe editie van TEDx. Dit internationale evenement is een platform waar inspirerende sprekers uitgenodigd worden om een korte presentatie te geven. TED met de lijfspreuk Ideas worth spreading is uitgegroeid tot een van de meest hoog aangeschreven conferenties met sprekers als Al Gore en Bill Gates. Daarom zijn we trots dat TEDx Delft heeft gekozen voor Aanmelder.nl als registratie oplossing.

TEDx is een commercieel onafhankelijke evenement en de editie in Delft heeft wederom alle bezoekers gemotiveerd en aan het denken gezet. Door de goede organisatie, het iconische Aula Congres centre van de TU Delft en de sprekers uit allerlei verschillende, vooral technische achtergronden was TEDx Delft een succes. De organisatie heeft goed gebruik gemaakt van aanmelder.nl, waardoor de bijna 900 deelnemers zich gemakkelijk online konden aanmelden en betalen. Daarnaast verliep de ontvangst bij de start van het evenement zeer vlot door het gebruik van de aanmelder.nl check-in service via QR codes, inschrijfgegevens en sms codes.

Allerlei interessante mensen waren uitgenodigd om te spreken, waaronder de wereld kampioen solar car racer Job van de Kieft. Met zijn presentatie "How electric driving can set you free" vertelde hij over keuzevrijheid en mindset op het gebied van electrisch rijden. Zijn verhaal liet het publiek zeker twee keer nadenken voordat er weer in een auto wordt gestapt. Daarnaast vertelde Musetta Blaauw haar ontroerende verhaal over de wens van een grote familie en de grote tegenslag die deze droom zou wegvagen. Ze inspireerde de luisteraars om moed en doorzettingsvermogen te hebben om dromen na te streven. Deze en andere TEDx presentaties zijn te zien op de website van TEDx Delft. Informatie over registreren via aanmelder.nl of onze check-in mogelijkheden kan je op onze website vinden.

Hoe verhoog jij jouw opkomst?

geplaatst op 03-dec-2011

Vraag je je af hoe je meer deelnemers naar jouw evenement trekt? Natuurlijk wil je dat jouw evenement een succes wordt en dat er veel mensen komen. Maar hoe krijg je de juiste groep mensen zo ver dat ze zich ook aanmelden? In dit artikel leggen we uit hoe je door goede planning, actieve communicatie en social media je evenement kan laten leven bij je doelgroep.

Natuurlijk begint een geslaagde hoge opkomst met een goede basis van je evenement. Zorg dat de datum, tijd en duur aantrekkelijk is voor je doelgroep. Sluit bijvoorbeeld de dagen vlak voor en na kerst uit, aangezien deze dagen veel mensen op vakantie zijn of druk met de feestdagen. Laat daarnaast alle ingrediënten met elkaar kloppen en de deelnemers aanspreken. Op die manier zullen eerdere deelnemers zich sneller aanmelden voor het volgende evenement.

Daarnaast is het belangrijk goed over de uitnodiging na te denken. Het klinkt logisch, maar je wint veel met een sterke en aantrekkelijke tekst. En hoe moeten jouw deelnemers zich aanmelden voor jouw evenement? Is dit heel gemakkelijk via een klik online? Maak het zo makkelijk en snel mogelijk voor de genodigden, ook door ze gelijk te laten betalen en informatie te geven. Zo handel je de inschrijving gelijk af en neem je de drempel weg waardoor mensen de aanmelding uitstellen. Dit kan bij uitstek door je evenement te organiseren met aanmelder.nl. Zo kan je ook gelijk herinneringen versturen en de mogelijkheid bieden aan jouw deelnemers om hun vrienden uit te nodigen via Twitter of Facebook.

Twitter en Facebook zijn daarnaast handige sociale middelen om jouw evenement groter te maken. Creëer een buzz en laat zoveel mogelijk mensen jouw evenement noemen. Gratis reclame waardoor je een groter bereik hebt! Promotiemiddelen zijn belangrijk als je evenement om grotere getallen gaat. Denk hier daarom op tijd aan, aangezien er rekening gehouden zal moeten worden met de tijden voor het drukwerk van bijvoorbeeld flyers, advertenties of persberichten.

Dus zorg voor een goede toepasselijke basis, maak een sterke uitnodiging, maak het aanmelden simpel en gemakkelijk en gebruik promotiemiddelen. En tot slot, stuur herinneringen naar de genodigden die niet gereageerd hebben en gebruik social media voor die buzz!

Kom ook naar het Management Support Event '11!

geplaatst op 02-nov-2011

Op 10 en 11 november vindt de vakbeurs voor managementondersteuners weer plaats in de jaarbeurs in Utrecht. Deze beurs is dé plek om nieuwe kennis en inspiratie op te doen. Dit kan in een van de workshops, maar ook bij de vele stands met experts uit allerlei verschillende vakgebieden. Zo kan je ook aanmelder.nl vinden op stand 303!

Kom langs, geniet van een zakje popcorn en laat je informeren over hoe je een congres, workshop of ander evenement slimmer kunt organiseren met aanmelder.nl. Wij weten hoe hectisch het organiseren van een evenement kan zijn, maar met online deelnemersregistratie bespaar je uren werk. Zo kan je met aanmelder.nl zelf gemakkelijk online een aanmeldwebsite maken waar jouw deelnemers zich kunnen aanmelden. Je hebt een evenementwebsite in eigen huisstijl waarmee je informatie deelt en waar je simpelweg je contacten in een keer kunt uitnodigen via e-mail uitnodigingen.

Valt het aantal inschrijvingen tegen? Stuur dan een herinnering. Daarnaast zijn er nog vele andere mogelijkheden, zoals enquêtes en betalingsmogelijkheden. Tijdbesparing en gemak, met aanmelder.nl organiseer je slimmer zelf jouw evenement online!

We hopen je te zien op onze stand 303 op het Management Support Event '11. Je maakt bovendien kans op een leuke prijs, wie weet ben jij een van onze gelukkige winnaars!

Maak jouw evenement sociaal

geplaatst op 02-nov-2011

Hoe zorg je ervoor dat jouw evenement nog meer wordt besproken? Social media kan voor ieder evenement gebruikt worden, denk aan internationale congressen met veel buitenlandse bezoekers, maar ook kleinschalige workshops of lezingen. Zo laat je je bekendheid stijgen, ideaal voor een hogere opkomst!

Social media gebruiken hoeft niet veel tijd te kosten en is een handige manier om een hype rond jouw evenement te creeren. Hoe meer jouw evenement besproken wordt en te vinden is op sociale netwerken, hoe meer mensen het niet willen missen. Daarnaast zit er een ander voordeel aan, je krijgt namelijk zelf gemakkelijk informatie over hoe over jouw evenement gedacht wordt.

Wat kan je doen? Gebruik Twitter en tweet relevante informatie over je evenement. Maak een naam of afkorting die je met een hashtag gebruikt zodat het makkelijk gevonden en retweet kan worden door anderen (denk bijvoobeeld #dwdd voor de wereld draait door). Kondig je evenement aan op LinkedIn en Facebook en laat bezoekers daar ook meepraten. Bovendien kan je blogs plaatsten met meer informatie en om nog sneller gevonden te worden online.

De periode voor het evenement is natuurlijk belangrijk voor een hoge opkomst en handig om je bezoekers samen te brengen. Maar vergeet niet om ook tijdens en na je evenement gebruik te maken van sociale media. Tijdens je evenement houd je de buzz actueel en na je evenement blijf je het contact houden met je bezoekers. Zo houd je iedereen betrokken, ook voor het volgende evenement.

Dus gebruik Twitter, Facebook, LinkedIn en blogs, dan creeer je een buzz rond je evenement. Doe dit voor tijdens en na het evenement en vergroot de opkomst en bekendheid!

Nodig uit op het juiste moment

geplaatst op 02-nov-2011

Wil je zeker weten dat jouw uitnodiging op het juiste moment binnenkomt bij je contacten? Door de ruim 45.000 aanmeldingen via aanmelder.nl hebben we een duidelijk overzicht kunnen krijgen op welk tijdstip en welke dag in de week deelnemers zich aanmelden voor zakelijke evenementen.

Het is goed om na te denken over het tijdstip wanneer een uitnoding verstuurd wordt, dit kan de opkomst aanzienlijk vergroten. Met deze grafiek krijg je meer inzicht in welk moment de kans het grootst is dat deelnemers zich aanmelden voor een zakelijk evenement. Wat vooral opvalt is dat er meer aanmeldingen zijn op werkdagen, slecht een tiende van de deelnemers registreren zich in het weekend. Dit is dus duidelijk niet het juiste moment om een uitnodiging te versturen voor jouw evenement. Maar wanneer dan wel?

Zoals te zien is in de grafiek, beginnen de aanmeldingen al vroeg op de dag en blijven ze de hele werkdag binnenkomen. Hierbij is maandag de beste dag om contact te leggen aangezien op deze dag 5% meer aanmeldingen zijn dan de rest van de werkdagen en daarnaast er de hele week nog inschrijvingen binnenkomen. We kunnen dus wel aannemen dat de meesten zich tijdens hun werktijd aanmelden, hoewel tussen 21:00 en 22:00 een kleine opleving te zien is.

De beste tijd om een uitnodiging op te sturen is dus wanneer jouw uitgenodigde op zijn werk en achter zijn computer zit tussen 9:00 en 17:00, bij voorkeur maandagochtend. Vergroot je opkomst en stuur je uitnodigingen ook ruim voor je evenementdatum, zo geef je jouw deelnemers de tijd om zich op tijd aan te melden. Daarnaast geef je jezelf de mogelijkheid om later nog een herinnering te sturen aan contacten die nog niet hebben gereageerd.

Google+ sociaal netwerk toegevoegd aan Aanmelder.nl

geplaatst op 03-aug-2011

Deelnemers op Aanmelder.nl kunnen via social media actief uw evenement aandacht geven na hun registratie. Deze social media mogelijkheid was er al via Twitter en Facebook. Vandaag is ook Google+ hieraan toegevoegd. In hun bevestigings e-mail kunnen deelnemers met een enkele klik uw evenement op de kaart zetten.