Als eventprofessional ben je van A tot Z verantwoordelijk voor je event. Je bent planner, conceptontwikkelaar en soms zelfs financiële administrateur. Waarschijnlijk heb je termen zoals e-facturatie en Peppol dan al weleens voorbij zien komen. Maar wat betekenen deze begrippen nu echt en waarom is dit belangrijk voor je event administratie?
In dit artikel nemen we je mee in de wereld van digitale administratie. We leggen je uit wat e-facturatie en Peppol precies inhouden, welke Europese richtlijnen hieraan ten grondslag liggen en hoe de wetgeving verschilt per land. Zo weet jij precies hoe de vork in de steel zit en kun jij je processen zo inrichten als dat je zelf wilt.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie is meer dan alleen een pdf’je per e-mail versturen. Het is een volledig digitaal proces waarbij facturen als gestructureerde data (zoals XML) direct van de ene software naar de andere worden gestuurd. Geen handmatige invoer, geen fouten en misschien wel het belangrijkste: direct inzicht in je cashflow.
Waarom is e-facturatie nu urgent?
De basis voor de huidige veranderingen ligt bij de Europese Unie. Met Richtlijn 2014/55/EU stelde de EU een gezamenlijke norm vast voor elektronische facturatie. Het doel? Eén duidelijke standaard (de EN 16931) zodat facturen moeiteloos en veilig de grens over kunnen gaan, zonder dat jij je als event professional, of je finance-afdeling, zich druk hoeft te maken over verschillende formaten of technische barrières. Let wel: het gaat hier om een richtlijn, geen strikte wetgeving dus.
Is Peppol verplicht in Nederland, België en Duitsland?
Hoewel de basis voor e-facturatie Europees is, heeft elk land de ruimte gekregen om deze richtlijn zelf te vertalen. Dit verklaart waarom je in de markt verschillende aanpakken ziet die ook variëren in hoe snel ze worden uitgevoerd. Om dit goed te begrijpen, maken we meestal onderscheid tussen twee stromen: B2G (wanneer je factureert aan de overheid) en B2B (facturatie tussen bedrijven onderling).
Nederland:
-
Sinds 2019 is e-facturatie verplicht voor alle leveranciers van de Rijksoverheid (B2G). De overheid maakt hiervoor gebruik van het Peppol-netwerk.
-
Voor de B2B-markt is er momenteel geen wettelijke verplichting voor facturatie tussen bedrijven onderling, maar bedrijven kunnen dit natuurlijk wel vrijwillig adopteren omdat het efficiëntievoordelen biedt.
België:
-
In België is e-facturatie al langer de standaard voor overheidsopdrachten (B2G).
-
Ook voor het bedrijfsleven wordt dit al opgepakt: vanaf januari 2026 is e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle B2B-transacties. Hiermee wil men de administratieve last voor bedrijven verlagen en de belastingcontrole automatiseren.
Duitsland:
-
Met het nieuwe Wachstumschancengesetz wordt de overstap in Duitsland gefaseerd aangepakt. Vanaf 1 januari 2025 wordt het kunnen ontvangen van e-facturen voor bijna alle Duitse bedrijven verplicht (B2B).
-
De plicht om deze facturen ook zelf te versturen volgt later, vanaf 2027 of 2028, afhankelijk van de grootte van het bedrijf.
ViDA: de volgende laag
Bovenop deze bestaande richtlijnen komt binnenkort ViDA (VAT in the Digital Age). Dit is een pakket maatregelen van de Europese Commissie dat e-facturatie de standaard maakt voor álle grensoverschrijdende handel binnen de EU. Dit is vooral relevant bij internationale events. Stel: een medewerker van een Nederlands bedrijf koopt een ticket voor een congres of cursus in Duitsland. Dan moet vanaf 1 juli 2030 binnen 10 dagen een gestructureerde e-factuur verstrekt worden. Die factuurgegevens moeten direct, of in ieder geval binnen twee dagen, worden aangegeven bij de Belastingautoriteiten. Een PDF of papieren factuur bestaat dan niet meer.
ViDA zorgt voor 'real-time reporting', wat simpelweg betekent dat de belastingdienst direct ziet wat er gebeurt. Voor jou als organisator betekent dit dat je software niet alleen nu moet werken, maar ook klaar moet zijn voor deze digitale toekomst. Zo behoud jij de grip op je administratie, terwijl de techniek op de achtergrond het werk doet.
Tip: we schreven eerder ook een artikel over btw bij events.
Wat is het Peppol-netwerk en hoe werkt het?
Peppol is een Europese standaard voor het veilig en snel uitwisselen van elektronische facturen en orders. Je kunt het zien als een beveiligde, digitale snelweg die verschillende softwaresystemen direct met elkaar verbindt. Waar je bij een traditionele factuur een PDF of papieren versie verstuurt die handmatig verwerkt moet worden, praten de systemen via Peppol rechtstreeks met elkaar.
Het netwerk rust op twee belangrijke pijlers:
-
Een uniek identificatienummer: Om deel te nemen aan het netwerk, sluit je je aan met een uniek nummer, zoals een KvK-nummer of btw-nummer. Dit werkt hetzelfde als een e-mailadres: zolang je het juiste nummer van de ontvanger hebt, komt de factuur aan. Omdat dit een publiek netwerk is, kun je altijd opzoeken of een klant of leverancier al is aangesloten.
-
Een standaard XML-formaat: De factuur wordt verstuurd in een specifiek digitaal formaat (XML). Hierin is internationaal precies afgesproken welk ‘vakje’ welke informatie bevat (zoals het btw-bedrag of het factuurnummer). Hierdoor begrijpt de ontvangende software de factuur direct en foutloos.
Wij vinden e-mail vaak een goede vergelijking: net zoals je een e-mailadres nodig hebt om iemand te bereiken, heb je een Peppol-id nodig om een e-factuur te sturen. Bestaat het nummer niet of klopt het formaat niet? Dan krijgt de zender een foutmelding. Zo heb je de zekerheid dat facturen veilig en op de juiste plek aankomen, zonder dat er menselijke handelingen of foutgevoelige controles aan te pas komen.
Hoe werkt Peppol binnen onze software?
Wij zijn volledig aangesloten op het Peppol-netwerk. Met onze Ticketing & Betalingen add-on (die werkt via Delft Congress Support) automatiseer jij gemakkelijk dit proces. Dit werkt aan twee kanten: jij kunt e-facturen sturen naar jouw deelnemers, én je kunt de facturen vanuit ons als e-factuur ontvangen.
E-facturatie voor je deelnemers
Jij houdt de regie: op ons platform stel jij zelf in of je e-facturatie wilt aanbieden aan de deelnemers van je event.
Het proces voor de deelnemer is daarna heel simpel:
-
Keuze in het formulier: Tijdens het aanmelden geeft de deelnemer aan dat hij of zij een e-factuur wil ontvangen.
-
Gegevens invullen: Deelnemers vullen direct hun KvK- of overheidsnummer in, samen met de organisatienaam en een project- of PO-nummer.
-
Automatische verzending: Onze software verstuurt daarna direct twee zaken: een PDF naar de deelnemer voor hun eigen archief, en de officiële e-factuur rechtstreeks naar de financiële administratie van hun organisatie.
Het PO-nummer werkt hierbij eigenlijk als een wachtwoord; het zorgt ervoor dat de organisatie van de deelnemer de factuur direct herkent als legitiem. Hoewel e-facturen niet per se sneller betaald worden, maakt het de financiële administratie aan beide kanten vele malen makkelijker en minder foutgevoelig.
E-facturatie van ons naar jou
Wil jouw organisatie ook minder handmatige handelingen? In je facturatie instellingen geef jij eenvoudig aan dat je de facturen van aanmelder.nl als e-factuur wilt ontvangen. Nadat jij je gegevens (zoals je KvK-nummer) hebt ingevuld, controleren wij of het nummer bestaat. Zo weet je zeker dat de verbinding werkt en je administratie vlekkeloos verloopt.
Handig om te weten: omdat aanmelder.nl zelf is aangesloten bij het Peppol netwerk, checkt onze software gegevens ook al makkelijker aan de voorkant. Zo zien we sneller of een deelnemer zijn of haar gegevens correct heeft ingevuld.
Hoe Event Management je hierbij kan helen.
.jpg)