Jij en je team hebben de afgelopen maanden besteed aan het plannen, organiseren en regelen van alle kleine details rond je volgende evenement. Je wilt dat het perfect is. Hoewel het misschien lijkt alsof je bijna klaar bent, ligt een van de belangrijkste onderdelen nog voor je: ervoor zorgen dat mensen daadwerkelijk komen. Daarom is het kiezen van het juiste moment om je evenement aan te kondigen van groot belang.
Een goed voorbereide aankondiging kan het verschil maken tussen een gemiste kans en een succesvol event In deze blog leer je waarom het aankondigen van je evenement belangrijk is en hoe je het goed doet.
Waarom is het aankondigen van je evenement belangrijk?
Maak een krachtige eerste indruk
Een eerste indruk krijg je maar één keer en als het gaat om evenementen, is dat je aankondiging. Het is het eerste kijkje dat mensen krijgen. Wat kunnen ze verwachten, ervaren en waarom is het belangrijk voor ze? Een haastige of saaie aankondiging kan over het hoofd worden gezien, terwijl een goed uitgewerkte aankondiging nieuwsgierigheid en enthousiasme kan opwekken vanaf het begin.
Dit is jouw moment om op te vallen, en zo maak je het waar:
Gebruik een prikkelende titel of stel een vraag zoals “Klaar om de toekomst van jouw industrie vorm te geven? Kom naar de onderwijsconferentie van 2025!”.
Toon professionaliteit
Dit is niet zomaar een aankondiging. Dit is een manier om je gasten te laten zien wie je bent – een zorgvuldige professional. Je laat ze zien dat je een visie hebt, het werk hebt gedaan en dat je iets interessants te vertellen hebt. Je kunt professionals uit het vakgebied uitnodigen om hun ideeën en ervaringen te delen of workshops te geven. Dit versterkt de geloofwaardigheid van het evenement.
Bepaal de opkomst
Je hoeft je geen zorgen te maken of je evenement in de drukke agenda's van je gasten past als je uitnodigingen en RSVP’s op tijd verstuurt. Zo hebben deelnemers genoeg tijd om het evenement in hun agenda op te nemen en hun komst te plannen. Tegelijkertijd weet jij wie er komt en wie er over nadenkt, zodat jij je op andere belangrijke zaken kunt richten. Een win-win dus.
Het is belangrijk om de uitnodigingsmail goed te structureren. Begin met een korte en pakkende titel zoals: “Doe mee aan de Tech Summit van 2025 en ontdek de nieuwste innovaties!”. Voeg daarna een korte beschrijving toe over hoe het evenement zal verlopen, of gerenommeerde professionals een bijdrage leveren, en waarom dit groot nieuws is. Voeg afbeeldingen toe van eerdere successen om een beeld te schetsen voor je deelnemers en het visueel aantrekkelijk te maken. Je kunt ook het programma van het evenement als bijlage meesturen en een link naar een registratieformulier toevoegen.
Zorg voor publiciteit
Een evenement organiseren draait niet alleen om wie je uitnodigt, maar ook om wie er nog meer over hoort. Het is een manier om buzz te creëren en enthousiasme op te bouwen. Dit is jouw moment, maak er gebruik van. Zet sociale media en persberichten in om een breder publiek te bereiken. Dit gaat niet alleen om het aantrekken van deelnemers, maar ook van potentiële sponsors of partners.
Hoe en wanneer kondig je een evenement op de juiste manier aan?
Trek de aandacht met een boeiend bericht
Begin met een sterke, specifieke titel die de aandacht trekt en de waarde van het evenement duidelijk communiceert. Bijvoorbeeld, in plaats van “Jaarlijkse Sales Conferentie”, kun je beter kiezen voor iets als “Verbind, Leer en Groei op de Sales Leadership Summit 2025”. Dit benadrukt direct het doel en de doelgroep van het evenement.
Zorg voor dekking op sociale media
Klaar om iedereen te laten zien hoe boeiend dit evenement wordt? Nu is je kans! Als je een breder publiek wilt bereiken, plaats dan de aankondiging van je evenement op sociale media. Gebruik verschillende platformen om een reeks berichten en herinneringen te maken. Upload om de paar dagen foto's of content om het enthousiasme gaande te houden. Introduceer duidelijk het begin en einde van de verkoop van elke ticketcategorie om mensen eraan te herinneren actie te ondernemen. Voeg een call-to-action toe zoals:
“Laatste kans om Early Bird-tickets te kopen! Mis het niet!” of “Beperkte plaatsen beschikbaar - bemachtig die van jou nu”. Zo creëer je urgentie!
Kies de juiste timing
Klaar en gaan! Vind het juiste moment om de show te stelen. Wanneer je je evenement aankondigt, is net zo belangrijk als de boodschap die je aan je publiek stuurt. Te vroege aankondigingen zonder duidelijke opvolging maken geen impact. Enthousiasme wordt tenslotte langzaam opgebouwd en bereik je niet snel met een eenmalige actie.
Te late aankondigingen zijn ook niet ideaal, omdat je geloofwaardigheid misschien nog niet volledig is opgebouwd, en mensen nog twijfelen of ze naar je evenement komen, simpelweg omdat er gewoon onvoldoende tijd was om enthousiasme op te bouwen.
Het perfecte moment hangt af van de grootte van het evenement. Kleinschalige evenementen vereisen vaak een aankondiging 2-4 weken van tevoren. Workshops en webinars 4-6 weken van tevoren en grote evenementen of conferenties idealiter 3-6 maanden van tevoren. Tenslotte vraag je bij deze laatste mensen toch al snel om één of meerdere dagen te reserveren in hun drukke agenda.
Creëer updates en follow-ups
3, 2, 1,... Showtime! De dag van het evenement komt steeds dichterbij. Jij en je team werken hard om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Je hebt al de perfecte aankondiging en een geweldige campagne op sociale media. Het enthousiasme is er en groeit. Nu hoef je je publiek alleen nog maar betrokken te houden tot de dag zelf. Denk bijvoorbeeld aan hoe je een perfecte “save the date” voor je evenement maakt.
Het is een goed idee om updates en herinneringen te sturen voor het evenement, net als follow-ups na afloop. Je team kan bijvoorbeeld een aftelkalender maken, behind-the-scenes posts delen, of een aftermovie maken die je naar gasten stuurt of online plaatst.
Wat moet je opnemen in een aankondiging?
Er zijn vijf belangrijke zaken die je publiek interesseren, namelijk “wie”, “wat”, “wanneer”, “waar” en “waarom”. Probeer kort maar specifiek te antwoorden, bijvoorbeeld:
"Sluit je aan bij leiders en vernieuwers op de Tech Innovators Summit 2025, een tweedaags evenement in San Francisco gericht op nieuwe innovaties en ontmoet gelijkgestemden ."
Vergeet natuurlijk niet een registratie-link toe te voegen en zorg ervoor dat je berichtvisueel aantrekkelijk is. Dit kan door er relevante foto's of video's bij te plaatsen, of door sterke branding te tonen. Kies opvallende visuals die laten zien hoe jouw evenement eruit zal zien.
Hoe verspreid je een evenementaankondiging?
Nadat je hebt besloten wanneer je je evenement aankondigt, is het belangrijk om te bedenken hoe je dit gaat doen. Denk na over welke formaten en platformen je wilt gebruiken. Overweeg ook campagnes of partners die je een boost kunnen geven. Hier zijn een paar hulpmiddelen voor een succesvolle verspreiding van je evenementaankondiging:
Persberichten
Gebruik een goed en duidelijk persbericht om media-aandacht te trekken en aandacht te krijgen.
Sociale media
Gebruik platforms zoals LinkedIn, Instagram en X om buzz te creëren en updates te delen. Het is handig om te onderzoeken welk platform je doelgroep het meest gebruikt, zodat je je boodschap bij de meest relevante groep mensen krijgt.
E-mailcampagnes
Benader je contactenlijst met gerichte en goed opgestelde berichten.
Eventkalenders
Onderzoek de mogelijkheden van evenementenplatforms en publiceer je evenement op relevante websites. Wij organiseren bijvoorbeeld soms evenementen gericht op event professionals en dan zijn platformen zoals Event-Inspiration.nl enEvents.nl een logische keuze.
Hoe schrijf je een persbericht voor een evenement?
Gebruik dit handige template:
[Naam evenement] zet in op [impact of kerndoel van evenement] in [locatie] op [datum]
[Stad, Staat] – [Datum] – [Organisatie] kondigt met trots [naam evenement] aan, een [korte beschrijving evenement, bijv. tweedaagse conferentie over innovatie in de industrie], die plaatsvindt in [naam locatie] in [locatie] op [datum evenement]. Dit evenement brengt [doelgroep, bijv. leiders en vernieuwers uit de industrie] samen voor [belangrijke kenmerken, bijv. netwerken, keynote speeches en workshops].
Meer weten? Bezoek [link evenement of registratie].
Contact:
[Naam]
Website
[E-mailadres]
[Naam organisatie]
Veelgemaakte fouten die je wilt vermijden
Te vroeg of te laat aankondigen:
Het is belangrijk om enthousiasme op te bouwen voorhet evenement, terwijl je zorgt dat deelnemers voldoende tijd hebben om het in te plannen.
Vage berichtgeving:
Communiceer duidelijk en zorg dat de waarde van het evenement zichtbaar is. Lees een tekst meerdere keren. Gaan de woorden langs je heen? Dan waarschijnlijk ook bij je publiek!
Geen follow-ups:
Houd je publiek betrokken met herinneringen en updates, tijdens en na het evenement.
Op zoek naar een eenvoudige manier om je evenementen te managen? Online, fysiek of hybride - wij hebben de oplossing! Onze Event Management software helpt je bij je taken van A tot Z. Zo krijg jij de handen vrij om te doen wat echt telt: het organiseren van een onvergetelijk event.
