Het vinden en organiseren van de sponsoring voor je evenement kan uitdagend zijn, maar het kan het verschil maken tussen een middelmatig en een uitzonderlijk evenement. Sponsors helpen niet alleen met financiering, maar kunnen ook waarde toevoegen voor de deelnemers of je geloofwaardigheid vergroten. Ze kunnen meer nadruk leggen op je boodschap en bijdragen aan een betere positionering van je merk in de branche. Deze gids laat je zien waarom sponsors waardevol zijn, hoe je de juiste kiest en hoe je ze kunt benaderen.
Waarom zijn sponsors waardevol en wat kunnen ze bieden?
Sponsors helpen niet alleen met financiële ondersteuning. Ze laten zien dat jouw evenement het waard is om ondersteund te worden. Dit voegt waarde toe voor je deelnemers en vergroot de naamsbekendheid van je merk. Bekende sponsors dragen bij aan een positief imago van je merk bij je doelgroep. De waarde die sponsors bieden, hangt af van wie ze zijn en wat ze kunnen bijdragen.
Financiering
Stel je dit voor: je hebt een geweldig idee voor een evenement, je weet hoe je het moet uitvoeren en wie je wilt uitnodigen. Je weet wat er in het programma moet komen en waar het gaat plaatsvinden. Alles is perfect. Behalve je budget... Je hebt alleen nog een klein duwtje in de rug nodig. Hier komen sponsors in beeld. Financiële steun is zeker een waardevolle bijdrage die vaak logistieke of marketingkosten, locaties of sprekersvergoedingen dekt.
Bijvoorbeeld, als je een techconferentie organiseert, kan een grote softwareleverancier bereid zijn om de locatie- of apparatuurkosten te dekken
Media-aandacht
Laten we eerlijk zijn - aandacht genereren voor je evenement is een uitdaging op zich. Bedrijven met sterke PR- of mediavertegenwoordiging kunnen dit probleem in een handomdraai oplossen. En wie wil er nu niet meer publiciteit? Het helpt je evenement meer geloofwaardigheid en aandacht te krijgen, wat kan leiden tot een hogere opkomst. Als een van je sponsors een groot mediabedrijf is, hebben ze de middelen en het publiek om genoeg content te creëren en je evenement onder de aandacht te brengen. Kalenders, blogposts en nieuwsbrieven zijn de meest voorkomende voorbeelden.
Een locatie aanbieden
Sommige locaties zijn al populair en bekend en passen daarom onwijs goed bij jouw event als locatie. Als je bijvoorbeeld een politiek jongeren-evenement organiseert, zou een locatie zoals een prestigieuze universiteitsaula of een overheidsgebouw veel waarde toevoegen. Hoewel dit geen directe financiering is, helpt het enorm om de kosten van het organiseren te verminderen en onderstreept het de geloofwaardigheid van het doel van je evenement.
Andere diensten
Details kunnen je evenement maken of breken. Als je sponsor software of andere technische ondersteuning biedt, kunnen ze een prettige ervaring garanderen voor je deelnemers. Andere voorbeelden van diensten zijn fotografie, catering of zelfs artiesten, zoals muzikanten.
Bijvoorbeeld, als je wordt gesponsord door een fotografiebedrijf of een professionele fotograaf, kunnen zij aanbieden om je evenement tegen een flinke korting te fotograferen. Dit levert je niet alleen waardevolle content op, maar zorgt ook voor extra publiciteit.
Welke sponsors zijn geschikt voor jouw evenement?
Gedeeld doel maakt de impact sterker
Sponsoring draait niet alleen om financiële ondersteuning. Goede sponsors hebben waarden en overtuigingen die passen bij het doel van je evenement. Je weet dat sponsors sleutelfiguren kunnen zijn in je evenement, dus kies dan dejuiste. Dit voegt niet alleen waarde toe, maar creëert ook een logische verbinding tussen jou en je sponsors.
Bijvoorbeeld, als je een duurzaamheidsconferentie organiseert, kan een bedrijf in hernieuwbare energie of een non-profitorganisatie voor milieubescherming een geschikte partner zijnn. Dit zorgt voor een veel sterker en geloofwaardiger verhaal voor je publiek en vergroot de impact van je evenement.
Kies op wie je indruk wil maken
Wanneer je sponsor dezelfde doelgroep heeft, kan dit een goede reden zijn om voor deze sponsor te kiezen. Als je doelgroep al vertrouwen heeft in of een positief gevoel heeft bij je sponsor, is de kans groter dat ze naar je evenement komen. Maar niet elk bedrijf met dezelfde doelgroep past bij jouw evenement.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je een educatief jongerencongres organiseert en je sponsor is een bedrijf dat vapes produceert of distribueert. Dit zou niet alleen de geloofwaardigheid van je evenement ondermijnen, maar ook mensen doen twijfelen aan de waarden van jouw als organisator en het event.
Hoe krijg je sponsors in de praktijk?
Wanneer je potentiële sponsors hebt gevondend die passen bij de boodschap van je evenement, is het tijd om een sponsorvoorstel te maken. Zo kun je je voorstel ook echt overtuigend maken:
Toon toegevoegde waarde
Om de juiste sponsors aan te trekken, moet je laten zien dat je waarde kunt leveren aan hen. Dit kan bijvoorbeeld als return on investment (ROI). ROI kan gekoppeld zijn aan leadgeneratie of merkbekendheid, dat voortkomt uit meer zichtbaarheid. Hiervoor kun je verschillende gegevens laten zien, zoals geschatte opkomst, betrokkenheid van het publiek bij eerdere evenementen, of media-aandacht. Toon statistieken zoals toegenomen merkbekendheid of nieuw gegenereerde leads om de toegevoegde waarde te laten zien.
Maak sponsorpakketten op basis van niveaus
Er kunnen verschillende categorieën sponsors zijn, van cruciaal tot voordelig. Op basis van de nieuwe functie in de websitebouwer van aanmelder.nl kun je sponsoren filteren op rangorde, en beslissen hoe ze worden gepresenteerd op je website. Zo kun je bepaalde sponsoren meer of minder aandacht geven. Ook kunnen sponsors van verschillende niveaus verschillende voordelen krijgen, zoals de plaatsing van een logo, een stand op het evenement, vermeldingen op sociale media of zelfs deelname aan het programma als spreker.
Maak een aantrekkelijk voorstel
Bij het benaderen van gewenste sponsoren is het belangrijk om een persoonlijk en professioneel bericht op te stellen. Geef aan wat de verwachte resultaten van het evenement zijn, en welke mogelijkheden het biedt aan de deelnemers, partners en eventuele sponsoren.
Heb je hulp nodig bij het organiseren van je evenement? Bekijk onze oplossingen voor eventmanagement. Meer leren over evenementenplanning en organisatie? Bekijk onze blogs met gidsen en sjablonen.
