Checklist: Zo meet je de impact van jouw event

Stap 2: Link met strategische thema’s

Sluit dit event aan op grotere strategisch thema’s zoals inclusie, duurzaamheid, of innovatie?

Zo ja, hoe? 

Om je op weg te helpen geven we een paar voorbeelden:

• Is duurzaamheid een speerpunt en heb je bijvoorbeeld ingezet op minder verspilling, duurzame materialen, lokale leveranciers of anders? 
  
  
• Heb je rekening gehouden met inclusiviteit, bijvoorbeeld in je spreker- en/of deelnemer selectie? 
  
  
• Is kennisuitwisseling binnen bepaalde gebieden van belang en was dit ook een speerpunt in je event? 

Stap 3: identificeer de juiste Key Performance Indicators (KPI’s) 

Kies per doel één of meerdere KPI’s die hier goed op aansluiten. 

Hard: 

KPI’s meten wordt pas echt waardevol met software die bouwen, registreren en analyseren moeiteloos combineert. Met aanmelder.nl maak je formulieren volledig op maat, toon je alleen de juiste vragen aan de juiste deelnemers en krijg je direct de inzichten die ertoe doen. Bouw je eerste formulier in aanmelder.nl

Zacht: 

Stap 4: Bepaal hoe je de resultaten gaat meten 

Het meten van de resultaten hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn. Hieronder zie je per type KPI een passende meetmethode, met korte toelichting.

Stap 5: Hoe breng je indirecte conversies in kaart?

De impact van een event laat zich niet altijd meteen zien. Maar dat betekent niet dat die er niet is. Iemand bezoekt een event, en schrijft zich pas maanden later in. Natuurlijk wil je weten of je event écht verschil heeft gemaakt — voor jezelf én richting anderen. Maar hoe maak je dat soort indirecte resultaten meetbaar?

Hieronder geven we een aantal opties voor het meten van harde èn zachte indirecte resultaten. Sommige vragen om volwassen systemen zoals een CRM, maar we geven ook suggesties voor eenvoudige stappen.

5.1 Indirecte harde resultaten meten

a. Label je deelnemers

Voeg een tag toe in je CRM voor iedereen die het event heeft bijgewoond. Zo kun je in één dashboard zien wat deze contacten nadien hebben gedaan. Dit maakt het mogelijk om verbanden te leggen over langere tijd.

Dan kun je meteen doorpakken met slimme vervolgstappen als:

• Zet lead scoring in. Wijs punten toe aan gedrag, waaronder het bijwonen van een event. Als iemand later converteert, kun je aantonen dat het event een rol heeft gespeeld in het opwarmen van de lead.
  
  
• Maak gebruik van attributiemodellen. Door gebruik te maken van first-touch, last-touch of time-decay attributie in je marketingtools, kun je analyseren welke rol het event speelde in het totale conversiepad. Dit is vooral effectief als je werkt met een marketing automation platform of geïntegreerd CRM.
  
  
• Meet vervolgactiviteiten. Kijk of deelnemers na het event bijvoorbeeld een whitepaper downloaden, zich inschrijven voor een nieuwsbrief, sessie-opnamen bekijken of zich aanmelden voor een vervolgsessie of open dag. 
  
  

b. Gebruik UTM’s en trackable links

Een snelle, laagdrempelige manier om effect te meten. Voeg UTM-tags toe aan je bedankmail, opnamepagina of vervolgaanbod, en volg het gedrag van je doelgroep in de weken na het event. Zo krijg je in ieder geval een indicatie van betrokkenheid en conversiebereidheid.

c. Vergelijkende analyse van conversiepercentages

Maak een vergelijking tussen eventdeelnemers en een soortgelijke groep die niet aanwezig was. Is het conversiepercentage binnen de groep bezoekers structureel hoger? Dan is dat sterke indirecte indicator van impact. Hier kun je bijvoorbeeld je CRM voor gebruiken, maar ook een segment in GA4 kan inzichten bieden (bijv. op basis van bezoek aan een eventpagina). 

5.2 Indirecte zachte resultaten meten

a. Eenvoudige merkperceptie meten

Meet op vaste  momenten hoe de doelgroep je organisatie ziet. Denk aan korte terugkerende surveys waarin je vraagt naar imago, merkassociaties of merkbekendheid. Richt je daarbij op vragen als:

• “Hoe zou je onze organisatie omschrijven?”
• “Wat is je algemene indruk na het event?”

Door dit periodiek te doen kun je trends herkennen - ook langere tijd na je events. 

b. Meet communitygevoel

Vraag in een survey of evaluatie expliciet naar het gevoel van verbondenheid. Je kunt hierbij ook CRM-labels gebruiken om na te gaan of deelnemers zich vaker melden bij andere community-activiteiten.

c. Herhaalgedrag

Bekijk of deelnemers zich inschrijven voor een volgend event, vaker terugkeren op je website, of vaker doorklikken in je e-mails. UTM’s kunnen dit gedrag helpen monitoren.

d. Observeer referral gedrag

Bij nieuwe aanmeldingen of inschrijvingen kun je vragen: “Hoe ben je bij ons gekomen?” of “Wie wees je op dit event?”. Let op: deze feedback is afhankelijk van wat mensen zich herinneren, en niet altijd volledig betrouwbaar. Maar het kan wel helpen om zicht te krijgen op het effect van mond-tot-mondreclame.

e. Voer kwalitatieve gesprekken
Ga in gesprek met een aantal deelnemers en vraag:

• Wat is je bijgebleven?
  
• Heeft dit je beeld van onze organisatie veranderd?
  
• Heeft dit invloed gehad op keuzes die je hebt gemaakt?
  

Deze gesprekken geven nuance, context en verhalende impact. In combinatie met je cijfers kun je zo een sterk totaalbeeld neerzetten.

Stap 6: Analyse

Niet alles hoeft perfect te zijn. Het belangrijkste is dat je begrijpt waar je kan bijsturen. Analyseer je data. Kijk samen met je team waar de grootste leerpunten zitten en bouw daarop verder. Stel de volgende vragen:

• Wat ging goed?
• Wat vraagt om verdieping of 
  verbetering?

Gebruik dit moment om terug te kijken met de toekomst in gedachten. Tip: veel benchmarks zijn online te vinden voor een indicatie, maar de resultaten verschillen per sector en organisatie. Houd daarom altijd eerdere resultaten van je organisatie in gedachten en kijk naar groei. 

Vallen de resultaten tegen? Kijk eerst naar:

• Te weinig deelnemers? Check promotiekanalen, timing of relevantie van onderwerp.
  
  
• Lage waardering sessie? Vraag na of het lag aan thema, inhoud, interactie of spreker.
  
  
• Geen nieuwe contacten? Kijk of netwerkmomenten of call-to-actions ontbraken. Zat dit er voldoende in? Misschien was het thema minder activerend, sloot de samenstelling van het publiek niet goed aan of waren de netwerkmomenten niet goed aangevlogen.