Event-Teilnehmermanagement: Welche Informationen erfragen Sie von Ihren Teilnehmern?

Das Erfassen der richtigen Informationen Ihrer Teilnehmer bei der Anmeldung ist entscheidend für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf. Ein durchdachtes Event Teilnehmermanagement macht hier den Unterschied. Aber was genau sind die richtigen Informationen? Wie vermeiden Sie lange Anmeldeformulare, ohne essenzielle Daten auszulassen? Und wie sieht es aus mit personenbezogenen Daten und der DSGVO? Die kurze Antwort lautet, wie so oft: Halten Sie es einfach und relevant. Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.

Was ist die Event-Anmeldung und warum ist das Erfragen der richtigen Informationen so wichtig?

Die Event-Anmeldung dient dazu, Informationen von Personen zu erfassen, die sich für Ihr Angebot interessieren, in diesem Fall für die Teilnahme an einer Veranstaltung. Diese Daten unterstützen Sie als Veranstalter dabei, logistisch alles reibungslos ablaufen zu lassen. Doch das ist noch nicht alles: Indem Sie die richtigen Fragen stellen, sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Teilnehmer sofort besonders willkommen und verstanden fühlen.

Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele oder unnötige Informationen abzufragen. Dies ist ein häufig gemachter Fehler, der den Anmeldeprozess unnötig kompliziert macht. Die optimale Balance zwischen ausreichend Daten und maximaler Einfachheit zu finden, ist für ein erfolgreiches Event-Teilnehmermanagement und eine gelungene Veranstaltung entscheidend.

Welche Informationen erfragen Sie von Ihren Teilnehmern?

Erfragen Sie nur die Informationen, die Sie wirklich benötigen. Halten Sie es einfach und relevant! Überlegen Sie vorab, wofür Sie die Informationen brauchen, damit Sie keine überflüssigen Daten sammeln. Findet am Ende Ihres Events ein optionales Abendessen statt? Dann müssen Sie dem Caterer mitteilen, wie viele Ihrer Teilnehmer kommen und ob Diätwünsche oder Allergien vorliegen. Das sind entscheidende Informationen. Dafür müssen Sie nicht wissen, wie alt der Teilnehmer ist. „Less is more“ – behalten Sie jedoch stets Ihre Ziele im Auge. Es gibt verschiedene Arten von Daten, die Sie möglicherweise für ein erfolgreiches Teilnehmermanagement bei der Anmeldung benötigen können:

Basisdaten

Basisdaten sind erforderlich, um Ihre Teilnehmer zu begrüßen und vor, während sowie nach dem Event mit ihnen in Kontakt zu bleiben. Dies können beispielsweise folgende Informationen sein:

• Vorname
• NachnameE-Mail-Adresse
• Telefonnummer*
• Adressangaben*

Zusätzliche Angaben

Zusätzliche Angaben machen eine Anmeldung komplett und sehen für jedes einzelne Event anders aus. Diese Daten lassen sich für ein strukturiertes Teilnehmermanagement in verschiedene Kategorien unterteilen:

1.  Praktische / logistische Fragen

• Allergien / Diätwünsche
• Workshopauswahl
• Optionen für Begleitpersonen
• usw.
  
  2. Personalisierungsfragen
• Anrede
• Pronomen
• Jobtitel / Berufsbezeichnung
• usw.
  
  3. Fragen zur Ticketauswahl (für Zahlungen)
• Tagesauswahl
• Parkmöglichkeiten
• übernachtungen
• usw. 

*Wenn eine Information nicht zwingend erforderlich ist, erfragen Sie diese nicht von Ihren Teilnehmern!

Event-Anmeldung und DSGVO

Personenbezogene Daten und die DSGVO sind eng miteinander verknüpft. Wenn Sie ein Event organisieren, kommen Sie schnell damit in Berührung. Datenschutz darf keinesfalls vernachlässigt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Vorgaben einhalten, um die Privatsphäre Ihrer Teilnehmer zu wahren und Ihr Event reibungslos ablaufen zu lassen.

Wann muss ich die DSGVO berücksichtigen?

Sofort! Sobald Sie Daten von Personen erfragen, speichern und nutzen, müssen Sie die DSGVO-Vorgaben berücksichtigen. Das gilt vor, während und nach Ihrem Event. Das Thema Datenschutz ist somit für ein professionelles Event-Teilnehmermanagement essenziell. Es ist entscheidend zu wissen, welche Angaben Sie bei der Anmeldung Ihres Events erfragen dürfen und vor allem welche nicht.

Die DSGVO unterscheidet dabei zwischen „allgemeinen“ und „besonderen“ personenbezogenen Daten.

“Gewöhnliche”“ personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“. Dies gilt für Informationen, die eine Person unmittelbar betreffen, aber auch für solche, die auf diese Person zurückgeführt werden können. Gewöhnliche personenbezogene Daten sind die naheliegenden Angaben wie:

• Name
• Adresse
• Telefonnummer
• Passfoto
• usw.

„Besondere“ personenbezogene Daten

Besondere personenbezogene Daten sind derart Datenschutz-sensibel, dass deren Verarbeitung eine erhebliche Auswirkung auf eine Person haben kann. Daher erhalten besondere personenbezogene Daten gemäß der DSGVO einen zusätzlichen Schutz. Dies wird im Artikel 9 der DSGVO geregelt.

Dieser zusätzliche Schutz bedeutet, dass die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten grundsätzlich untersagt ist, es sei denn, es liegt eine gesetzliche Ausnahme vor.

Die DSGVO stuft folgende Angaben als besondere personenbezogene Daten ein:

• Daten, aus denen die rassistische oder ethnische Herkunft hervorgeht.
• Daten, aus denen politische Meinungen hervorgehen.
• Daten, aus denen religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen.
• Daten, aus denen die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgeht.
• Gesundheitsspezifische Daten.
• Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
• Genetische Daten.
• Biometrische Daten (zur eindeutigen Identifizierung einer Person).

Zweifeln Sie im Rahmen Ihres Teilnehmermanagements bei bestimmten Daten, die Sie von Ihren Teilnehmern bei der Anmeldung erfragen möchten? Prüfen Sie dann immer die offizielle Webseite der zuständigen Datenschutzbehörde für aktuelle Informationen rund um die DSGVO.

Datenschutz und Datensicherheit von Ihnen und Ihren Teilnehmern haben für aanmelder.nl höchste Priorität. Nicht nur erfüllt die gesamte Software die DSGVO-Vorgaben, aanmelder.nl ist zudem vollständig ISO 27001-zertifiziert. Jeden Tag sorgen wir dafür, dass Sie Ihr Event völlig sorgenfrei organisieren können, während wir Ihre Daten sicher schützen.

Wie erfragen Sie die Daten?

Sobald Sie genau wissen, welche Informationen Sie abfragen dürfen und möchten, können Sie sich überlegen, wie Sie diese am besten erfassen. Ein optimales Anmeldeformular ist entscheidend für einen reibungslosen Prozessablauf. Denken Sie dabei nicht nur an die benötigten Informationen, sondern auch an ein strukturiertes Teilnehmermanagement, die Verwaltung der Teilnehmerlisten und das Marketing nach der Anmeldung.

Möchten Sie selbst ein Anmeldeformular erstellen? Lesen Sie hier weiter und erfahren Sie alle Tipps und Tricks, um dies effektiv umzusetzen.

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