Hier kommt das Multi-Entity-Event Management ins Spiel. Es bietet eine intelligente Möglichkeit, die zentrale Steuerung zu übernehmen und gleichzeitig die gewünschte Freiheit auf dezentraler Ebene zu gewährleisten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit dieser Funktionalität Ihre Organisation auf ein höheres Niveau heben.
Was ist Multi-Entity-Event Management?
Eigentlich ist es ganz einfach: Multi-Entity-Event Management (oder ‘Mehrmandantenfähigkeit’ ermöglicht die zentrale Verwaltung von Veranstaltungen für verschiedene Bereiche einer großen Organisation. Denken Sie dabei an eine Holding mit mehreren Tochtergesellschaften oder an eine Universität mit verschiedenen Fakultäten. Anstatt für jeden Bereich einen separaten Vertrag abzuschließen, wird eine übergreifende Vereinbarung getroffen, die von allen Beteiligten genutzt werden kann.
Dieses Modell wurde speziell für Organisationen entwickelt, die das Gleichgewicht zwischen zentraler Regie und lokaler Autonomie suchen. Schließlich möchten Sie von Skaleneffekten und eindeutigem Reporting profitieren, während Sie den lokalen Teams den Freiraum geben, ihren eigenen Erfolg zu gestalten. Es ist die Lösung für Organisationen, die den Schritt von Einzelkonten hin zu einem übergreifenden, professionellen und skalierbaren (Event-)Prozess machen wollen.
Ein weiterer Begriff, der gelegentlich auftaucht, ist das “Hub-Spoke-Modell”. Stellen Sie sich dabei das Rad eines Fahrrads vor: eine zentrale Nabe (Hub) mit mehreren Speichen (Spokes). Die zentrale Nabe (Hub) ist die Holding, die Speichen (Spokes) sind die individuellen Tochtergesellschaften. Auch hier sind die logische Strukturierung Ihrer Veranstaltungssoftware und die Etablierung einer Hierarchie einer der Ausgangspunkte.
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Was sind die Vorteile?
Das Multi-Entity-Management bietet viele verschiedene Vorteile. Wir haben sie für Sie aufgelistet:
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Zentraler Einkauf: Durch den Einkauf auf Holdingebene anstatt auf Ebene der Tochtergesellschaft sichern Sie sich wertvolle Volumenvorteile / Skaleneffekte.
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Klare Zugangskontrolle: Rollen und Berechtigungen verwalten Sie über die zentrale Steuerung. So stellen Sie sicher, dass Personen nur Zugriff auf die richtigen Organisationen oder Events erhalten und nicht auf die Aktivitäten oder Daten, die nicht für sie relevant sind.
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Weniger administrativer Aufwand: aanmelder.nl verknüpft dies mit einer Teamfunktionalität. Weisen Sie Mitarbeiter einem Team innerhalb einer Unterorganisation zu, erhalten diese sofort Zugriff auf alle zugehörigen Events.
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Dateneinblick auf jeder Ebene: Während die Holding das „Große Ganze“ (Gesamtzahlen, Anmeldungen, Einnahmen) sieht, behalten die Teams den Fokus auf ihre spezifischen Abteilungsdaten.
Wie sieht das bei aanmelder.nl aus?
Unsere Tipps:
- Vermeiden Sie „Over-Engineering“: Prüfen Sie, ob diese Option für Ihre Organisation tatsächlich relevant ist. Wir empfehlen dieses Modell ab ca. 5 Events pro Unterorganisation. Andernfalls werden Sie wahrscheinlich mehr Verwaltungsaufwand haben als weniger.
- Benennen Sie einen Application Owner: Bei aanmelder.nl können sowohl der Verantwortliche der Hauptorganisation als auch der “Application Owner” Unterorganisationen anlegen. Wir empfehlen, eine zentrale Person für die Zugriffsverwaltung zu benennen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse ordnungsgemäß verwaltet werden.
- Denken in Teams: Welches Team benötigt Zugriff auf welche Unterorganisation? Beispielsweise ist es praktischer, dem IT-Team gleichzeitig Zugriff auf alle Unterorganisationen zu gewähren, anstatt für jedes Team separat einen Administrator hinzuzufügen.
- Pflichtfelder festlegen: Jede Unterorganisation entwickelt schnell ihren eigenen Ansatz. Indem Sie bestimmte Datenfelder in der Hauptorganisation als Pflichtfelder definieren, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Daten erfassen, um vergleichbare Ergebnisse zu erzielen.
Fazit