Multi-entity in events uitgelegd: centrale regie, decentrale vrijheid

Werk je in een grotere organisatie of holding waar meerdere afdelingen of zusterbedrijven gebruikmaken van event software? Grote kans dat je dan herkent dat er een wirwar aan verschillende ‘losse’ accounts binnen je organisatie is ontstaan. Elke afdeling verzamelt andere data, deelt eigen rapportages en de IT-afdeling heeft er bijna een dagtaak aan om de toegang en veiligheid te bewaken.

Dit is waar ‘Multi-Entity Event Management’ aan bod komt. Het is een slimme manier om centraal de regie te nemen, terwijl je decentraal de gewenste vrijheid geeft. We laten je zien hoe je met deze functionaliteit jouw organisatie naar een hoger niveau tilt.

Wat is Multi-Entity Event Management?

Eigenlijk is het heel simpel: Multi-Entity Event Management is een manier om evenementen voor verschillende onderdelen van een grote organisatie te beheren vanuit één centraal platform. Denk hierbij aan een holding met diverse dochterondernemingen of een universiteit met verschillende faculteiten. In plaats van voor elk onderdeel een losse overeenkomst af te sluiten, sluit je één overkoepelende overeenkomst waar de onderliggende partijen gebruik van kunnen maken.

Dit model is specifiek ontworpen voor organisaties die de balans zoeken tussen centrale regie en lokale autonomie. Jij wilt immers profiteren van schaalvoordelen en eenduidige rapportages, terwijl je de lokale teams de ruimte wilt geven om hun eigen succes te creëren. Het is dé oplossing voor organisaties die de stap willen maken van ‘losse accounts’ naar een overkoepelend, professioneel en schaalbaar (event)proces.

Een andere term die wel eens voorbij komt is het ‘hub-spoke’ model. Bij een hub-spoke model kun je je het wiel van een fiets voorstellen. Er is één centrale hub met meerdere metalen spaken. Je kunt de centrale hub zien als de hoofdorganisatie en de metalen spaken als de individuele suborganisaties. Ook hier is het logisch structureren van je event software, en het aanbrengen van hiërarchie, een van de uitgangspunten.

Tip: Jij wilt je event professioneel inrichten en tijd besparen? Probeer dan de software van aanmelder.nl en schrijf je in voor de gratis 30-daagse trial. Zo ervaar jij direct hoe het is om zelf aan de knoppen te zitten.

Wat zijn de voordelen?

Multi-entity Event Management kent veel verschillende voordelen. We zetten ze voor je op een rijtje.

Centrale inkoop: Vaak kennen aanbieders schaalvoordelen. Door op hoofdorganisatieniveau in te kopen, in plaats van op suborganisatieniveau, ontvang je waarschijnlijk volumevoordeel. Zo kun jij voordeliger inkopen.
Duidelijk toegangsbeleid: Rollen en rechten kun jij beheren op hoofdorganisatieniveau. Zo zorg jij ervoor dat de juiste mensen toegang krijgen tot de juiste organisaties of events en dat zij geen inzage krijgen in activiteiten of data die niet voor hen bedoeld zijn.
Minder administratieve handelingen: aanmelder.nl koppelt dit aan een teamfunctionaliteit. Plaats een medewerker in een suborganisatie-team en zij krijgen direct toegang tot alle events. Zo houd jij niet alleen je systeem schoon, maar voorkom jij ook onnodige handelingen van teamleden.
Data inzichtelijk op elk niveau: Op hoofdniveau kunnen leidinggevenden bijvoorbeeld totale eventaantallen, geregistreerden en inkomsten zien. Terwijl teamleden voor hun eigen afdeling ook de specifieke aantallen kunnen inzien.

Hoe ziet dit eruit binnen aanmelder.nl?

Bij aanmelder.nl werken we met het ‘Moeder-Kind’ principe. Een hoofdorganisatie kan verschillende suborganisaties hebben. Binnen de hoofdorganisatie bepaal jij het kader, zoals het overkoepelende budget, wie toegang heeft tot welke data en welke informatie jij wilt verzamelen. Ondertussen hebben de suborganisaties of entiteiten de vrijheid om volledig zelfstandig hun eigen evenementen te organiseren. Meer informatie vind je hier.

Binnen aanmelder.nl kunnen enterprise-organisaties gebruikmaken van deze feature, die ook wel de ‘suborganisatie’ feature wordt genoemd. Door de ‘teams’ functionaliteit hieraan te koppelen, kun jij een team toegang geven tot een specifieke suborganisatie. Denk aan de marketingafdeling die enkel toegang krijgt tot marketingevents, of de IT-afdeling die toegang krijgt tot alle events om de processen goed te stroomlijnen.

Onze tips:

Elke functionaliteit heeft zijn voordelen en risico’s. Op basis van onze ervaring, hebben we de belangrijkste tips voor je op een rij gezet:

Voorkom ‘over-engineering’: Check of deze optie echt relevant is voor jouw organisatie. In de basis raden wij aan dat het pas interessant is wanneer je per suborganisatie minimaal 5 events hebt. Anders heb je vermoedelijk juist meer administratieve lasten dan minder.
Wijs een Application Owner aan: Bij aanmelder.nl kunnen de owner van de hoofdorganisatie en de application owner suborganisaties aanmaken. Wij raden aan om één centrale verantwoordelijke aan te wijzen die de toegang beheert. Zo weet jij zeker dat je processen in goede banen geleid worden.
Denk in teams: Welk team heeft toegang nodig tot welke suborganisatie? Het is bijvoorbeeld handiger om het IT-team in één keer toegang te geven tot alle suborganisaties, in plaats van een beheerder per team apart toe te voegen.
Stel verplichte datavelden in: Elke suborganisatie heeft al snel een eigen aanpak. Door vanuit de hoofdorganisatie bepaalde datavelden verplicht te maken, weet jij zeker dat jij de juiste data verzamelt om appels met peren te kunnen vergelijken.

Samenvattend

Multi-entity event management is een manier om een logische structuur aan te brengen binnen je event software. Vooral voor grotere, complexe organisaties is dit een must om je processen simpelweg slimmer en schaalbaar in te richten. Jij profiteert van onder andere volumevoordeel en strakke toegangscontrole en meer, terwijl jij andere teams de vrijheid geeft die zij nodig hebben om van elk event een meesterwerk te maken.

Benieuwd hoe jij dit met aanmelder.nl kunt instellen? Vraag dan een vrijblijvende demo aan. We vertellen je graag meer!

Bespaar tijd en automatiseer je processen

Organiseer je binnenkort een event? Met Event Management kun je diverse taken automatiseren en stroomlijnen, zodat jij je kan richten op het evenement zelf. Zo kun je mailings automatiseren, personaliseren en branden, een evenementenwebsite maken, deelnemers registreren, tickets verkopen, financiële administratie beheren en nog veel meer. En uiteraard hoort daar ook een aanmeldformulier bij! Alles vanuit één overzichtelijk dashboard.

Meer over Event Management