Hoe kies je een locatie voor hybride evenementen

30 juli 2021De term hybride evenement heb je waarschijnlijk het afgelopen jaar vaak voorbij zien komen. Ze zijn niet nieuw, maar door de pandemie zijn ze onvermijdbaar geworden. Een hybride evenement is een online en fysiek evenement in één. Dit vereist andere organisatieskills en vooral ook een gespecialiseerde locatie die weet hoe ze online en offline kunnen combineren. Deze locaties zijn voorzien van technische faciliteiten die een evenement hybride maken zonder dat dit ten koste gaat van de ervaring op locatie. Zolang de 1,5 meter samenleving van kracht is, is het ook nog eens van belang dat de locatie groot genoeg is om onderling afstand te kunnen houden.

 

Om goed te kunnen bepalen of een locatie geschikt is voor jouw hybride evenement, kun je deze vragen stellen:

 

Welke bandbreedte biedt de locatie?

Een van de meeste belangrijke aspecten van een hybride evenement. De bandbreedte moet voldoen aan de eisen van het event platform en stream. Het moet krachtig genoeg zijn om het evenement te streamen, social media te beheren, uit te zenden en deelnemers online te laten communiceren. Als richtlijn kun je minimaal 50 Mbps hanteren, maar we raden je aan om dit te overleggen met het technische team.

 

Is er een studio aanwezig op locatie?

Een studio is vaak voorzien van technische apparatuur, gadgets en die het mogelijk maken een sterke uitzending te maken. Zoals camera’s, speakers, schermen, projectoren en microfoons. Soms heeft de locatie zelfs een volledig productieteam. Als de locatie geen studio heeft, kun je vragen of zij wel de apparatuur leveren. Zo kun je profiteren van hun kennis en ervaring.

Is de locatie ruim genoeg voor een evenement tijdens de pandemie?

Is er genoeg ruimte om ten alle tijde aan de 1,5 meter te voldoen? Denk aan looprichtingen, toegangswegen die breed genoeg zijn, desinfectiestations en een schoonmaakrooster. Kortom, welke maatregelen worden er genomen om gepaste afstand te behouden?

 

Biedt de locatie hoogwaardige licht, catering en beveiligingsfaciliteiten?

Voor zowel het fysieke als het online evenement is goed licht van groot belang. Dit zal de beeldkwaliteit aanzienlijk verbeteren. Vraag bij de locatie of zij in bezit zijn van lampen die eventueel bediend kunnen worden. Catering draagt uiteraard bij aan de positieve ervaring van de deelnemers ter plaatste en beveiliging is zowel fysiek maar ook tegenwoordig online zeer belangrijk. De locatie moet ervoor zorgen dat de WiFi goed beveiligd is en er geen datalek kan ontstaan.

 

De ideale evenementen locatie heeft zich aangepast naar zowel een gastvrije fysieke locatie als een locatie die techniek en faciliteiten levert voor voor een digitale uitzending. Heb je de perfecte locatie gevonden maar ontbreekt het nog aan de techniek? aanmelder.nl levert software en hardware voor het opzetten en streamen van een online evenement.

 

 

Handboek voor virtuele evenementen

Download nu het handboek

Deelnemeromgeving

Deelnemeromgeving Mei 2021 Deelnemers kunnen nu inloggen...

Wachtlijstfunctie

Wachtlijstfunctie November 2020 Haal het maximale aantal...