Nieuwe software implementeren is vaak nog maar het begin. Tot processen en afspraken staan, lopen supportvragen al snel op: toegang, rechten, dataveiligheid of gewoonweg een stukje uitleg of begeleiding. Hoe zorg je dat teams snel en zelfstandig op weg kunnen, zonder dat IT eindigt als ‘brandjesblusser’?
De sleutel ligt in een aantal slimme functionaliteiten die samenwerking binnen en tussen teams vanaf dag één ondersteunen. Hier lichten we een aantal voorbeelden uit.
Rollen & rechten
Niet iedereen hoeft toegang te hebben tot hetzelfde. Geef daarom alleen wat iemand nodig heeft. Organisatoren moeten bijvoorbeeld bij de deelnemerslijst kunnen, anderen niet. Of misschien wil je tijdelijk gastrollen creëren, bijvoorbeeld voor een contentreview door een collega of professor. Kies daarom voor software waarbij je verschillende rollen en rechten kunt geven.
Security en compliance
Organiseer je events met inschrijvingen, betalingen en persoonlijke gegevens? Dan is goede beveiliging en compliance van groot belang. Er zijn verschillende punten waar je in je overweging op kunt letten, zoals of de software voldoet aan de eisen van de AVG. Het ISO27001 certificaat en/of een SOC 2 verklaring helpen hierbij. Dan weet je dat cruciale processen rondom security en databeheer aantoonbaar goed zijn ingericht.
Interne structuur
Software moet de interne structuur van je organisatie kunnen weerspiegelen. Spiegel je organisatie daarom in lagen binnen de software. Creëer een hoofdorganisatie waar al je events in terugkomen. Creëer aparte suborganisaties per business unit of faculteit. Idealiter kun je per organisatie gebruikers ook verschillende rollen en rechten toewijzen.
Integraties & SSO
Wat mag er niet ontbreken bij een sterke softwarepartner? Naast robuuste dataveiligheid staat een eigen API met stip op één. Daarmee stroomlijn je interne processen en centraliseer je gegevens op één plek.
Werk je met een CRM? Dan wil je waarschijnlijk dat je eventdata automatisch wordt gesynchroniseerd. Koppel je boekhouding of financiële afdeling, en ticketinginkomsten of uitgaven worden direct doorgestuurd. Met een CMS-koppeling verschijnen nieuwe events vanzelf op je website. Dankzij een flexibele API bepaal je zelf hoe deze koppelingen worden ingericht. Zo sluit alles naadloos aan op de infrastructuur van jouw organisatie.
Single Sign-On (SSO) maakt het niet alleen eenvoudiger voor gebruikers om in te loggen, maar beschermt ook de integriteit van je data en processen. Verwijder je een gebruiker uit je eigen systemen? Dan wordt die wijziging automatisch doorgevoerd in je eventsoftware. Dat is veilig, efficiënt en consistent.
Intuïtieve software en onboarding
Je IT-team wil niet voor elke functie van je eventsoftware uitleg hoeven geven of gebruikers apart moeten onboarden. Daarom is het wel zo fijn als software intuïtief is en gemakkelijk in gebruik zodat mensen hier direct mee uit de voeten kunnen.
Let bijvoorbeeld op:
- Zijn onderdelen zoals het maken van registratieformulieren en enquêtes drag & drop? Dit is visueel, ideaal voor beginners en geeft gelijk voldoening want mensen zien al het eindresultaat.
- Zijn functionaliteiten WYSIWYG (what you see if what you get)? Stel dat je bijvoorbeeld een event website wil bouwen, dan is het fijn als gebruikers geen technische kennis nodig hebben om aan de slag te kunnen.
Qua onboarding zijn er ook een aantal punten waar je op kunt letten. Biedt de software bijvoorbeeld:
- Een up-to-date kennisbank en/of handleiding?
- Zijn er trainingsmaterialen beschikbaar voor nieuwe gebruikers (bijvoorbeeld cursussen of videomateriaal)?
- Is er een snelle chatagent voor technische vragen?
- Is support beschikbaar of staat er een accountmanager klaar om vragen te beantwoorden?
Dergelijke ondersteuning kan flink schelen voor de werkdruk van je eigen IT-afdeling. Met als resultaat? Minder tickets en snellere adoptie.
Inzicht en controle
Stel, je werkt bij een grote organisatie en je hebt meerdere gebruikers in het systeem. Het aantal support tickets kan dan snel optellen - of misschien heb je zelfs custom work vragen uitstaan. Met een portal zie je openstaande tickets, acties en status in één oogopslag. Monitor doorlooptijd, first response en terugkerende issues. Transparant, duidelijk en je weet direct wat er speelt.
Templates en herbruikbare instellingen
Er zijn verschillende manieren om dit punt te bekijken. Stel dat je organisatie meerdere events organiseert. Dan kan het zijn dat de stijl van materialen, zoals e-mails, websites en formulieren, per afdeling verschilt. Of misschien organiseer je jaarlijks een terugkerend evenement met een eigen herkenbare branding. In dat geval is het wel zo handig als je eenvoudig kopieën of templates kunt aanmaken. Zo maak je het proces elke keer weer soepeler en efficiënter.
Aan de andere kant heeft je organisatie misschien juist gestandaardiseerde data of instellingen per evenement. Misschien wil je events synchroniseren met je CRM en daarnaast inzicht krijgen in hoeveel evenementen offline, online of hybride plaatsvinden. Door eigen custom properties toe te voegen, en deze verplicht te stellen, maak je processen uniform en bewaak je de datakwaliteit binnen je organisatie.
Zoals je ziet, zijn er talloze manieren om samenwerking binnen je organisatie te versterken met de juiste software. Heb jij er meer? Laat het ons weten via marketing@aanmelder.nl.
