De no-show survival guide

Voor congressen, open dagen en verschillende events in het onderwijs 

Het is de dag van je event. Alles is tot in de puntjes voorbereid: de stoelen staan klaar, de catering ruikt heerlijk, de badges liggen netjes gesorteerd. En toch… blijft 1 op de 3 stoelen leeg.

Zonde van het werk, het geld en eerlijk is eerlijk: óók zonde voor het milieu.

Maar wat als je de kans op no-shows al zo veel mogelijk kunt minimaliseren? Wat als je de data over mensen die kwamen èn die niet kwamen opdagen kunt gebruiken om je volgende evenementen nog beter te maken? 

In deze gids geven we je concrete tips om no-shows te verminderen, verspilling te voorkomen én slimmer om te gaan met je opvolging na het event zelf.

Maar eerst: de grootste redenen voor afhakers op je event

We horen het steeds vaker van eventmanagers: no-shows zijn lastig te voorspellen én lijken toe te nemen.

Soms is het simpel: mensen vergeten de datum, krijgen iets onverwachts op hun bord of haken last minute af. Maar er spelen ook andere factoren mee, zoals personeelskrapte, volle agenda’s en een overaanbod aan opties en prikkels. 

Soms helpt het om terug te gaan naar de basis: wat is je doel of wie is de doelgroep? Wat voor type event en event format past daarbij? Misschien heb je een terugkerend event die ‘altijd’ offline plaats vond, maar die gezien het doel of de doelgroep toch beter online kan. Zo vernamen wij van verschillende klanten dat wanneer je kennis wil overbrengen, online toch meer geschikt kan zijn dan live. 

Maar ook in de (digitale) opzet van je evenement, zijn er dingen die je al gelijk kunt doen om beter met no-shows om te gaan. Hieronder delen we een aantal praktische tips & tricks waar wij je ook goed in kunnen ondersteunen. Veel leesplezier! 

Schat je opkomst realistischer in op basis van eerdere data

Wat: Analyseer je vorige event data en kijk bijvoorbeeld naar historische no-show rates. Een algemeen gemiddelde helpt al. Misschien zie je zelfs trends onder bepaalde event typen, doelgroepen, noem het maar op. 

Waarom: Als je bijvoorbeeld weet dat je altijd een bepaald no-show percentage hebt, dan kun je hier rekening mee houden bij bestelling van de catering. Je houdt dan eigenlijk al rekening met een  ‘verspil’ percentage. 

Hoe: Kijk naar eerdere opkomst én naar spontane binnenlopers. Samen geven ze een realistischer beeld. Maak vervolgens flexibele afspraken met je locatie of cateraar.

Print badges pas bij binnenkomst

Wat: Check deelnemers in en print ter plekke hun naambadge.

Waarom: Zo voorkom je dat je 40 badges overhoudt van no-shows. 

Hoe: Gebruik check-in software en hardware die snel ter plekke print. Zo voorkom je dat je badges print voor mensen die niet op komen dagen. Nog een voordeel: als iemands naam verkeerd geschreven is, kun je deze gelijk wijzigen en printen. 

Ter plekke deelnemers inchecken met aanmelder.nl

Heet je bezoekers professioneel en hartelijk welkom met aanmelder.nl  Ontdek Event Check-in.

Hanteer een op=op beleid 

Wat:  Ga eerder uit van het minimale wat je nodig hebt qua catering en koop op basis daarvan in. 

Waarom:  Zo voorkom je dat je eten of drinken moet weggooien. 

Hoe:  Communiceer duidelijk in je communicatie dat er eten is voor X personen en dat het slim is om op tijd je lunch of diner te halen.

Dit kan gelijk motivatie zijn om ook goed te letten op het tijdsprogramma. 

Check deelnemers in per mobiel 

Wat: Heb je geen naambadge nodig? Dan is mobiel inchecken mogelijk. 

Waarom: Met mobiel inchecken hoef je geen badge te printen. En heb je dus ook 
 geen verspilling. 

Hoe: Gebruik een aanbieder die mobiel inchecken mogelijk maakt. Dan hoef je 
 enkel QR-codes van deelnemers te scannen om ze toegang te geven. Geen papier of inkt nodig! Dit kan gelijk motivatie zijn om ook goed te letten op het tijdsprogramma. 

Benadruk de exclusiviteit van je event

Wat:  Wees duidelijk over het beperkte aantal plaatsen, het unieke karakter van het event of bijvoorbeeld unieke sprekers. 

Waarom:  Exclusiviteit zorgt voor een gevoel van schaarste of urgentie en meer commitment. Mensen annuleren minder snel als ze het gevoel hebben iets
 te missen.

Hoe:  Neem duidelijk in je communicatie op hoeveel plekken er (nog) zijn. Benadruk waarom een evenement bijzonder is en zet sprekers bijvoorbeeld echt (digitaal) in de spotlight.

Koppel deelnemers vooraf aan elkaar als ‘buddy’

Wat: Laat deelnemers in kleine groepjes of duo’s kennismaken.

Waarom: Voor velen is het lastiger om één persoon teleur te stellen die je verwacht,  dan een organisatie die honderden tot duizenden deelnemers verwacht. 
Zo voelen zij zich meer betrokken. 

Hoe: Stuur vooraf een e-mail met "Je buddy op het event is..." Je kunt ook mensen zelf een buddy mee laten nemen en dit opnemen in je registratieformulier. 

Laat de spreker vooraf een persoonlijk bericht sturen

Wat: Een korte video of e-mail van de keynote.

Waarom: Verhoogt urgentie en betrokkenheid.

Hoe: Automatiseer met behulp van software en/of vraag om een quote of video.

Vraag vooraf een intentie op 

Wat:  Ontdek vooraf wat deelnemers écht willen leren – en speel daar haarscherp op in.

Waarom: Wanneer je event een goede match is met de wensen van je bezoekers,  verhoog je de betrokkenheid. 

Hoe: Vraag uit wat mensen uit het event hopen te halen, bijvoorbeeld via een formulier. Als je deze combineert met de ‘buddy’ tip door iemand met een vergelijkbare intentie te koppelen, kun je de betrokkenheid nog meer vergroten. 

Ga in gesprek met je doelgroep

Wat: Vraag je doelgroep vooraf naar relevante thema’s, sprekers of formats.

Waarom: Mensen zijn eerder geneigd te komen naar een event dat écht aansluit bij hun behoeften. Als ze input mochten geven, voelen ze ook meer eigenaarschap.

Hoe: Stuur vóór je event een korte poll uit. Neem een aantal interviews of gesprekken af bij een aantal mensen in je doelgroep. Vraag naar interesses, uitdagingen of voorkeursprekers. Het hoeft geen compleet onderzoek te zijn – kleine input maakt al verschil. Geef hierbij aan dat je het waardeert, maar ook niet alles kunt verwerken. Zo manage je 
 verwachtingen en hou je het praktisch.

Zo vraag je feedback uit met aanmelder.nl

Analyseer wie kwam en wie niet

Wat: Bekijk wie wel/niet is op komen dagen. Kijk naar doelgroep, registratiemoment, eventtype.

Waarom: Hier kun je trends in ontdekken en op bijsturen in je communicatie.

Hoe: Gebruik je check-in data en bekijk het per doelgroep, functie, type 
 inschrijving (via mail, social, etc.)

Stem je opvolging af op gedrag

Wat: Splits je follow-up communicatie op: een andere boodschap voor no-shows 
dan voor aanwezigen. Je kunt deelnemers ook anders aanspreken op basis van bijvoorbeeld (workshop of subsessie) interesse. 

Waarom: No-shows wil je heractiveren of misschien juist input bij ophalen, deelnemers wil je misschien bedanken, verdiepen of warm houden tot een volgend event. Gepersonaliseerde en relevante communicatie, werkt toch 
 vaak het beste. 

Hoe: Stuur no-shows bijvoorbeeld de opname + uitnodiging voor iets nieuws. 
 Deelnemers kunnen een samenvatting krijgen icm een enquête.

Gebruik de data voor je volgende event

Wat: Check wat wel/niet werkte: onderwerp, tijdstip, locatie, sprekers of 
 eventtype en format. 

Waarom: Elk event levert inzichten op. Gebruik die om je volgende event nóg beter  te maken.

Hoe: Gebruik data uit je event software om deze inzichten uit te halen. Sommige event managers willen ook andere data inzien, bijvoorbeeld op  afdelingsniveau of eventtype. Vooraf kun je dan custom properties aanmaken, wat eigenlijk eigen ‘datapunten’ zijn. Aan de hand hiervan kun je dan rapportages inzien. Combineer dit bijvoorbeeld met enquêteresultaten en opkomstdata en je hebt een rijk plaatje waar je verschillende inzichten uit kunt halen.