Erasmus Universiteit Rotterdam  -abstracts en registratie eenvoudig beheerd met aanmelder.nl

Het was fijn dat meerdere collega’s tegelijk in het systeem konden werken. Van registratie tot financiën: iedereen had precies de data die nodig was."

TNP_3581 (3)
ico-250-deelnemers-orange
400
Deelnemers
 
ico-250-digitaal-orange (2)
Meerdere
Workshops & presentaties
 
ico-250-badge-orange
450
Gepersonaliseerde badges
 

 


 

De Erasmus Universiteit Rotterdam had in 2025 de eer om gastheer te zijn van de 23e Internationale Conferentie over Culturele Economie (ACEI). Deze conferentie wordt slechts eens in de twee jaar georganiseerd en vindt telkens plaats op een andere universiteit wereldwijd. Voor onderzoekers en professionals binnen het vakgebied is het dé plek om kennis uit te wisselen, onderzoeksresultaten te presenteren en internationale samenwerkingen te versterken.

Ruim 400 deelnemers uit alle continenten reisden af naar Rotterdam om drie dagen lang deel te nemen aan lezingen, workshops en presentaties. Voor de organisatie betekende dat niet alleen een strakke logistiek, maar ook het bieden van een inspirerende omgeving waarin wetenschap en praktijk elkaar ontmoeten.

Voor de Erasmus Universiteit was het beheren van abstracts volledig nieuw. Met aanmelder.nl konden zij de registratie van ruim 400 deelnemers stroomlijnen, alle ingediende abstracts verwerken en gepersonaliseerde badges uitgeven. Tijdens de conferentie vonden diverse workshops en presentaties plaats, waardoor het programma rijk en afwisselend was. Dankzij de vereenvoudigde workflows was de organisatie opgelucht dat alles soepel verliep en kon zij zich volledig richten op de inhoud en beleving van de conferentie.

 

Terugblik!


 

1-Oct-14-2025-01-37-42-1261-PM
3-Oct-14-2025-01-37-41-9970-PM
2-Oct-14-2025-01-37-41-9645-PM
4-Oct-14-2025-01-37-41-4491-PM

De uitdagingen


 

3-2

Registratie & beheer van abstracts

Voor de organisatie van ACEI 2025 was het de eerste keer dat het team van de EUR te maken kreeg met de registratie en het beheer van abstracts.

form

Efficiënt gegevensbeheer

Daarnaast moest er rekening worden gehouden met een grote internationale doelgroep en de logistiek rond gepersonaliseerde badges.

De resultaten


 

2-Jan-14-2025-12-11-31-8352-PM

Minder no-shows dan verwacht

De conferentie trok veel internationale betrokkenheid. Dankzij de waardevolle presentaties en het belang van het event waren bijna alle geregistreerde deelnemers aanwezig. Dit kon de organisatie overigens gemakkelijk meten in aanmelder.nl

3-Jan-14-2025-12-29-19-1943-PM

Gebruiksvriendelijke data-output

Aanmeldlijsten en abstracts waren eenvoudig beschikbaar en deelbaar binnen het team, wat overzicht en transparantie bood.

1-Jan-14-2025-12-11-45-4370-PM

Samenwerken in één systeem

Meerdere collega’s konden gelijktijdig werken in aanmelder.nl, waaronder de financiële afdeling die direct toegang had tot de benodigde data.

Communication

Vaste contactpersoon

Het was prettig dat er één centraal contactpersoon was waar wij voor vragen terecht konden.

Organiseer jouw volgende evenement efficiënter vanuit één overzicht

Ontdek meer Success Stories

LEREN

7 manieren om je check-in gegevens te gebruiken

EBOOK

Get our free ebook: 7 Ways to use your check-in data

Get our free ebook on how you can level up your B2B SaaS content marketing