Stel je voor: het is drie weken voor de deadline. Maar welke reviews staan nog open? Wie heeft er al een bericht van je gehad? En hoe zat het ook alweer met die ene reviewer die zijn inloglink kwijt was?
Een (wetenschappelijk) congres organiseren is jongleren met auteurs, reviewers en een programmacommissie, elk met eigen stappen en deadlines. Dan kan het frustrerend zijn wanneer je het overzicht even verliest.
Abstract handling staat al een tijd live en we vonden zelf dat de feature een flinke upgrade kon gebruiken. Waarom? Om intuïtiever te worden in gebruik, het berichtencentrum een update te geven en door het hele proces makkelijker te maken voor de reviewers en auteurs.
Van de eerste inzending tot de laatste beslissing: jij ziet wat er speelt en bepaalt wat er gebeurt. Zo wordt een stapel abstracts een programma waar je trots op bent. Hieronder leggen we uit wat er verandert, wanneer en wat het voor jou betekent.
Wees gerust: je hoeft niet in één keer over te stappen. Eerst zet je de nieuwe manier van werken zelf aan, daarna staat hij standaard aan (met een weg terug voor evenementen die je liever op de oude manier afrondt, want misschien was je al halverwege). Pas daarna wordt hij definitief, dus je stapt over in je eigen tempo.
In het kort, de updates op een rij (we duiken er verderop dieper in):
Je mailt voortaan vanuit het berichtencentrum, met e-mailtemplates, planopties en een lijst van alle abstract handling berichten die je hebt verstuurd.
Je ziet vooraf hoe je reviews verdeeld worden (voordat je iets definitief maakt).
Je beslist op je eigen tempo. Auteurs horen pas iets als jij kiest te communiceren.
Reviewen in meerdere rondes wordt mogelijk.
Auteurs en reviewers loggen in met alleen hun e-mailadres en krijgen een eigen omgeving.
Vroeger. Je had de pagina’s “Mailen naar auteurs” en “Mailen naar reviewers”. Je selecteerde bijvoorbeeld alle auteurs met een geaccepteerde poster en stuurde ze een mail. Dat was het. Wat je verstuurd had en wie het ontvangen had, kon je daarna niet meer gemakkelijk herleiden. Zonde, want al die dingen hebben we al in ons berichtencentrum.
Vragen die wij vaak hoorden waren bijvoorbeeld: wat heb ik eigenlijk gestuurd, wie kreeg het en wat moet ik nog doen?
Nu. Mailen naar auteurs en reviewers verhuist naar het berichtencentrum dat je al kent:
Kies wat je wilt sturen: een uitnodiging, groepsmail, reminder of een mail aan je auteurs of reviewers.
Begin met een template, bijvoorbeeld een mail aan alle auteurs met een geaccepteerde poster.
Schrijf je bericht in dezelfde DIY mail builder als bij je andere berichten.
Zie in je lijst van verzonden berichten wat je verstuurd hebt, wanneer, wie het kreeg en wie er nu voor in aanmerking komt.
Plan berichten in, of laat ze automatisch uitgaan zodra iemand in aanmerking komt.
Zo weet je altijd precies waar je aan toe bent.
Goed om te weten. Het berichtencentrum staat sinds 28 september standaard aan. Terug naar de oude pagina’s kan tot 1 december.
Vroeger. Jij stelde de condities in, maar je wist niet hoe het systeem de reviews verdeelde. Auteurs geven aan onder welk topic hun inzending valt en reviewers kiezen de topics die ze kennen. Jij zegt: elke inzending krijgt 3 reviews, en het systeem verdeelt ze. Je zag pas achteraf wat het ermee gedaan had, en soms moesten wij uitzoeken waarom.
Nu. Je ziet vooraf wat er gaat gebeuren en hoe het systeem het verdeelt, en dat nog voordat je het definitief maakt. Heb je te weinig reviewers voor een topic, dan geeft het systeem dat aan. Jij kiest: stel het bij naar bijvoorbeeld 2 reviews en kijk hoe het eruit ziet, of zoek meer reviewers. Je kunt ook beginnen met wie je hebt en er later reviewers bij zoeken, zodat je alsnog op 3 uitkomt. Het systeem houdt rekening met wat je al toegewezen hebt.
Goed om te weten. Dit staat op de nieuwe reviewpagina. Vanaf 28 oktober staat het standaard aan. Terug naar de oude pagina’s kan tot 25 november.
Je ziet over hoeveel inzendingen er nog geen beslissing is genomen. Meestal is het simpel: geven alle reviewers een positieve beoordeling, dan accepteer je de inzending. Geven ze allemaal een negatieve beoordeling, dan wijs je de inzending af. De middenmoot beoordeel je op basis van de ruimte die je nog in je programma hebt. Stel zelf in tussen welke scores een inzending geaccepteerd of afgewezen wordt. Bijvoorbeeld: alles boven de 8 wordt geaccepteerd, alles onder de 6 wordt afgewezen en wat daartussen zit, is de middenmoot.
Terwijl je dat doet, gaan er geen berichten naar de auteurs. Je past het aan tot je blij bent. Pas daarna kies je ervoor te communiceren wat je besloten hebt.
.webp?width=1600&height=900&name=blog-abstract-09-drie-fases%20(1).webp)
Meerdere reviewrondes ondersteunden we eerst niet. Nu wel. Maar waar is dat dan handig voor?
Twee voorbeelden: standaard heb je één reviewronde: alle inzendingen worden in één ronde gereviewd. Wil je meer rondes? Dan start je extra rondes met de inzendingen uit de eerdere reviews, zodat verschillende reviewers naast elkaar kunnen werken. De ene groep beoordeelt bijvoorbeeld topic A, de andere topic B.
Of je werkt met een screening: auteurs sturen hun abstract in, een screening volgt, en iedereen die wordt geaccepteerd gaat door naar de tweede ronde, waarin ze hun volledige paper uploaden. Je kiest dezelfde reviewers opnieuw (het abstract zag er goed uit, nu bekijken ze de volledige paper) of juist nieuwe. Omdat het ook via het berichtencentrum werkt, vraag je met één bericht alle auteurs uit ronde 1 om hun volledige paper te uploaden.
Goed om te weten. Reviewrondes zet je zelf aan met een vinkje. Het staat bij niemand standaard aan.
Vroeger. Een auteur of reviewer registreerde zich en kreeg een link. Raakte die mail kwijt, dan kwam diegene er niet meer in. Vlak voor de deadline belde dan iemand naar jou: “ik kom mijn account niet meer in”. Jij zocht de link op en mailde hem door, en dat kon een stuk meer tijd vergen dan je wilde.
Nu. Inloggen werkt nu veel simpeler: een auteur of reviewer vult een e-mailadres in en krijgt (opnieuw) een link in de mail. Omdat het profiel aan het e-mailadres hangt, kan dezelfde persoon auteur zijn bij het ene event en reviewer bij het andere, zonder losse accounts. En loopt er toch iets mis, dan ziet onze supportafdeling precies wat zij zien en kunnen we goed helpen.
Ook reviewen kan een flinke klus zijn. Nu krijgt elke reviewer een eigen omgeving die aanvoelt als een applicatie, niet als een website. Bij “Reviews” staat per inzending de naam en de status, zodat de reviewer meteen ziet welke reviews klaar zijn en welke nog openstaan. Opent de reviewer een review, dan staan links de samenvatting en de inzending zelf, en rechts de review. Alles naast elkaar. Is er feedback voor de auteur? Daar is een apart veld voor.
Het scheelt jou een hoop uitzoekwerk: je hoeft minder links op te sporen en minder herinneringen uit te sturen.
Goed om te weten. De eigen omgeving voor auteurs en reviewers zet je zelf aan. Je kunt per event zelf beslissen of je dit wilt aanbieden.
Als je midden in de voorbereiding van een evenement zit, zit je niet snel te wachten op een nieuwe omgeving. Elk onderdeel loopt daarom in drie fases. Voor elk onderdeel maken wij het onderscheid tussen ‘opt-in’, ‘opt-out’ en ‘permanent’. Zo weet je per onderdeel waar je aan toe bent:
Opt-in: Jij zet het zelf aan, wanneer het jou uitkomt. Tot die tijd blijft de oude manier gewoon werken.
Opt-out: Het staat standaard aan. Wil je nog even de oude manier, dan ga je terug.
Permanent: Daarna is de nieuwe manier de enige en worden de oude pagina’s vervangen.
De data op een rij:
Reviewrondes. Beschikbaar sinds 14 oktober. Je kunt al van deze feature gebruikmaken, maar het staat bij niemand standaard aan.
Nieuwe reviewpagina (vervangt “Assign reviewers” en “Program committee”). Vanaf 28 oktober standaard aan. Terug naar de oude pagina’s kan tot 25 november. Daarna is het permanent.
Berichtencentrum (vervangt de pagina’s voor mailen naar auteurs en reviewers). Staat sinds 28 september standaard aan. Terug naar de oude pagina’s kan tot 1 december.
Leuk, die termen en data. Maar wat levert het jou nu eigenlijk op?
Je ziet wat je verstuurd hebt, aan wie, en welke reviews er nog openstaan.
Je ziet wat er gaat gebeuren voordat je je vastlegt, en over je beslissingen horen auteurs pas iets als jij dat wilt.
Minder opvolgwerk: berichten plan je in of gaan automatisch uit.
Minder gedoe met inloggen, voor jou en voor je auteurs en reviewers.
Je stapt over in je eigen tempo, fase voor fase.
Zo houd je aandacht over voor precies dat waar het om draait: het programma.
Vragen? Ons supportteam denkt graag met je mee.
Blijf op de hoogte van meer updates in de blogsectie "Nieuwe functies - Event management" of via hetLinkedIn-kanaal van aanmelder.nl!
Creëer een onvergetelijke Save the Date! Ontdek de stappen voor het perfecte ontwerp en de juiste woorden. We leiden je door het proces voor een...
Lege stoelen kosten meer dan geld. Ontdek wat no-shows écht betekenen voor je event én hoe je ze voorkomt met slimme, praktische tips.
Maak je team snel operationeel met aanmelder.nl! Ontdek tips voor een efficiënte start met onze gebruiksvriendelijke software en uitgebreide...