To Do lijst
Jij als event manager hebt een lange waslijst met taken die vooraf geregeld moeten worden. Een to-do list geeft weer wat die taken zijn, wie daar verantwoordelijk voor zijn en welk tijdspad hierbij past. Communiceer dit tijdspad met de verantwoordelijke voor een optimale planning. Denk goed na over prioriteiten.
- Welke taak komt als eerste?
- Hoeveel tijd heb je per taak nodig?
- Kunnen verschillende taken parallel lopen?
- Welke taken zijn afhankelijk van elkaar?
Verschuiven de taken gedurende de organisatie? Geen probleem, pas het document aan.
Programma
Hoe ziet de dag van het evenement er uit? Maak een tijdsplanning van begin tot eind. Werk je met verschillende locaties of ruimtes? Maak dan per ruimte een planning. Wanneer is er pauze en wanneer moet de koffie klaar staan? Een overzicht voorkomt dat er gaten in het programma vallen.
Checklist
Wat heb je nodig om het evenement te laten slagen? Heb je alles in huis of moeten er aankopen gedaan worden? In de checklist plaats je alle items die je nodig hebt op de dag van het evenement. Denk hierbij aan praktische zaken. Zoals promotie- of communicatiemateriaal dat je wilt uitdelen.
Budget
Een belangrijk onderdeel: het budget. In dit overzicht hou je een lijst bij van de kosten die je hebt gemaakt voor het evenement en hou je het budget in de gaten. Maak van te voren een begroting om onvoorziene kosten te voorkomen. Als de kosten bekend zijn vul je deze per onderdeel in. Zo weet jij precies hoe je ervoor staat.
Contacten & Leveranciers
In de tab contacten en leveranciers plaats je de gegevens van alle betrokkenen van het evenement. Dit overzicht zorgt ervoor dat iedereen op elk moment in contact kan komen in het geval van calamiteiten.
Plattegrond
Als laatste plaats je een plattegrond van de locatie in het document. Noteer hierin nooduitgangen en namen van workshops, stand of sessies. Leg hier ook de looproute in vast die je hebt uitgestippeld voor de deelnemers.
Draaiboek tips
Tot slot geven we je nog wat tips:
- Heb je het draaiboek zo goed als af? Loop het dan door met je team om te kijken of je geen zaken over het hoofd hebt gezien.
- Maak het draaiboek leidend en zorg dat het altijd up-to-date is. Het is niet erg als het draaiboek nog niet alle details bevat, maar het moet wel altijd volledig zijn.
- Zorg ervoor dat je je draaiboek te allen tijde erbij kunt pakken. Bewaar het document online op een gedeelde schijf of cloud zodat iedereen de laatste versie heeft.
- Plan een evaluatiemoment in waar je het draaiboek nogmaals doorneemt. Zijn er taken die niet duidelijk waren of heb je dingen over het hoofd gezien?
Veel plezier met het organiseren van je event!
