Een goede evenement-uitnodiging: 6 onmisbare tips

Maak het persoonlijk

Een van de meest cruciale tips die we je kunnen geven is om je uitnodiging passend te maken aan je doelgroep. Vraag jezelf continu af, “Voor wie schrijf ik deze uitnodiging?”. Verschillende doelgroepen hebben een verschillende benadering nodig met passende informatie. Zo zal jouw communicatie met jongeren heel anders klinken dan wanneer je een zakelijke uitnodiging schrijft met een formele aanhef. Wees niet bang om je doelgroep op te splitsen en hier ook aparte uitnodigingen voor te maken. Dit maakt jouw uitnodiging persoonlijker en overtuigender. Overweeg gebruik te maken van Event management software om het opmaken en versturen van uitnodigingen naar verschillende verzendlijsten.

What’s in it for them?

Na het zien van jouw uitnodiging moeten je genodigden denken: “hier moet ik bij zijn”. Dit kan je doen door een gevoel van waarde en urgentie te creëren. Vertel hen niet alleen waarom zij jouw evenement echt niet willen missen, maar ook waarom zij onmisbaar zijn. Creëer een gevoel van urgentie door bijvoorbeeld, het versturen van een save the date, gebruik te maken van een early-bird actie of maar een beperkt aantal tickets aan te bieden.

Call to action

Het uiteindelijke doel van een uitnodiging voor een evenement is natuurlijk dat jouw genodigden naar jouw evenement komen. Tijdens het lezen van jouw uitnodiging moet het dan ook direct duidelijk zijn wat de volgende stap voor hen is om een plek voor jouw evenement te bemachtigen. Door gebruik te maken van een “call to action” maak je dit zo makkelijk mogelijk. Een call to action kan bijvoorbeeld een knop of klikbare banner zijn die linkt naar de plek waar de genodigden zich direct kunnen aanmelden. Maak de call to action in jouw uitnodiging zo opvallend mogelijk door bijvoorbeeld gebruik te maken van een duidelijk activerende tekst zoals, “meld je nu aan!” of, “Klik hier om je te registreren”, en een opvallend kleurtje.

Houd het kort

De tijd van jouw genodigde is kostbaar, ga hier dan ook zuinig mee om. Houd de uitnodiging kort! Denk goed na over hoe je jouw basisinformatie (wie, wat, waar etc.) bondig kan beschrijven in je uitnodiging. Als de uitnodiging toch te uitgebreid wordt, verwijs dan met een link of knop naar een evenementen website waar jouw genodigden alle uitgebreide informatie terug kunnen vinden. Houd als vuistregel in gedachte dat ieder bericht maar één hoofdboodschap heeft en niet meer dan dat. Overweldig je genodigden niet met te veel informatie tegelijkertijd.

Het oog wil ook wat

Vergeet niet dat de opmaak van een uitnodiging net zo belangrijk is als de inhoud. Een aantrekkelijke uitnodiging trekt sneller de aandacht en wordt met meer plezier gelezen. Denk aan het toevoegen van afbeeldingen, bijvoorbeeld in de vorm van een header en footer, en maak gebruik van de kleuren en lettertypes van jouw huisstijl. Maar denk ook aan de leesbaarheid van jouw uitnodiging. Zo zijn meerdere alinea’s aantrekkelijker dan een lange lap tekst en helpt het dik drukken van belangrijke woorden bij de scanbaarheid van de tekst.

Let op de details

Wat is het eerste wat genodigden zien van een digitale uitnodiging in de mail? Het onderwerp! Nog voordat jouw genodigden ook maar iets zien van jouw uitnodiging moet je er eerst uitspringen in hun soms overvolle inbox. Maak het onderwerp aantrekkelijk en origineel, maar ook duidelijk waar het over gaat.
Vergeet niet om te testen, testen en nog eens testen! Stuur de mail naar jezelf en een collega en open de uitnodiging eens in een andere mail browser zoals Outlook en Gmail. Dit is de beste manier om opmaak- of spelling foutjes te onderscheppen voordat ze bij jou genodigden terechtkomen.

Met behulp van goede evenement management software kan je al deze tips and tricks gemakkelijk toepassen om niet alleen een overtuigende uitnodiging te maken, maar ook de rest van jouw communicatie en registratie processen rondom jouw evenement soepel te laten verlopen. Bekijk hieronder een voorbeeld van een goede evenementen-uitnodiging gemaakt in aanmelder.nl.

Tip: ontdek meer over alle handige features die aanmelder.nl biedt op het gebied van communicatie.