Event trends 2027: zo pas je ze toe in zes kleine stappen

Deelnemers met een doel: meet wat ze komen halen

Wat speelt er? Je deelnemer heeft het programma al gelezen, de sprekers op LinkedIn bekeken en AI de kern laten samenvatten. En dat nog voordat hij binnenstapt. Volgens RainFocus daalde het gemiddeld aantal bijgewoonde sessies van 5,3 naar 4,2 per bezoeker, terwijl het aantal geplande gesprekken verdrievoudigde. Mensen komen dus nog steeds, maar ze zitten alleen ergens anders. En wie wegblijft, doet dat volgens Freeman vooral omdat de waarde niet duidelijk genoeg is.

Jouw experiment.Voeg één extra vraag toe aan je aanmeldformulier: wat wil je na afloop mee naar huis nemen? Nieuwe kennis (en zo ja: waarover?), nieuwe contacten of een oplossing voor een concreet probleem? Kom daar in je evaluatie op terug. Dus niet "hoe tevreden was je?", maar: "je was op zoek naar deze waarde. Heb je dat gevonden?”

Met een slim aanmeldformulier vraag je de benodigde informatie uit. En door condities en afhankelijkheden in te stellen voorkom je dat deze lang en onoverzichtelijk wordt. Na afloop stuur je mensen automatisch een evaluatie en kun je segmenteren aan de hand van het ingevulde antwoord in het formulier. Naderhand check je de feedback. Heeft je event de belofte waargemaakt? En dat is dan gelijk weer input voor je volgende event.

Phone-free events: minder schermen vraagt betere voor- en nazorg

Wat speelt er? Kijk tijdens de volgende keynote eens niet naar de spreker, maar de zaal in. Grote kans dat een flink deel van het publiek zijn mail checkt of door LinkedIn scrolt. Aandacht is schaars. Aan de consumentenkant groeiden phone-free events met maar liefst 567% (al komt dat van een lage basis). In Nederland is er nu ook The Offline Club die inmiddels phone-free events organiseert voor teams en organisaties. In B2B is het nog een signaal, maar wel eentje om goed in de gaten te houden.

Jouw experiment. Je hoeft niet meteen alle telefoons in te nemen. Probeer één phone-free dagdeel of richt een phone-free zone in, een soort stiltecoupé voor gesprekken. Meet daarna het verschil: hoeveel gesprekken werden er gevoerd en hoe scoren beide dagdelen in je evaluatie?

Maar events zonder schermen vragen juist om sterkere digitale nazorg. Vertel deelnemers in je bevestigingsmail wat ze kunnen verwachten en waarom het event de moeite waard is. En zorg dat de slides, samenvattingen en andere interessante inzichten na afloop automatisch in de inbox landen. Dan kan iedereen tijdens het event met een gerust hart écht aanwezig zijn.

Duurzaamheid: van groen gebaar naar meetbaar budget

Wat speelt er? Duurzaamheid zien we al jaren terugkomen op het trendlijstje en is daarbij meer en meer het nieuwe normaal. Transparantie en meetbaarheid wordt steeds belangrijker. Een mooi voorbeeld daarvan is het carbon budget: in plaats van je CO₂-uitstoot achteraf te compenseren, stel je vooraf een harde grens voor de CO₂-uitstoot die je event mag veroorzaken. Die beheer je net zo strikt als je financiële budget. Toch houden twee dingen veel organisatoren tegen: krappe budgetten en de angst om als greenwasher te worden weggezet.

Jouw experiment. Hoe kun je in de praktijk met duurzaamheid aan de slag? Begin met meten, want zonder data geen carbon budget. Vraag in je aanmeldformulier hoe deelnemers naar je event reizen: met de auto, het openbaar vervoer, de fiets of het vliegtuig. Check dit weer in de evaluatie na je event. Na één event heb je zo je eerste nulmeting.

Kleine veranderingen zijn al waardevol in het kader van duurzaamheid. Een voorbeeld hiervan is onze eigen Event Check-in. Door badges ter plekke te printen voorkom je verkeerde of onnodig geprinte badges. Of kies voor Check-in Mobile en digitaliseer het hele incheckproces. Zo bespaar je gelijk een hoop papier.

Welzijn van organisatoren: meer doen met minder stress

Wat speelt er? De laatste jaren zien we meer en meer wellness elementen terugkomen op events. Van stiltezones tot yoga- of pilatessessies. Maar wat daarbij nog vaak onbelicht blijft, is het welzijn van eventmanagers zelf. Zo draait 86% van de eventmanagers op zes uur slaap of minder vlak voor een evenement. En 81% noemt last-minute wijzigingen de grootste reden voor slapeloosheid..

Jouw experiment.Bekijk eerder je to-do lijsten. Grote kans dat er handmatige, manuele taken tussen zitten die regelmatig terugkeren en toch meer tijd vergen dan je denkt. Bijvoorbeeld het sturen van save-the-dates of het sturen van betaalherinneringen of facturen. Waarschijnlijk is de lijst langer dan je denkt. Vervolgens kun je kijken hoe je de meest voorkomende taken kunt automatiseren.

Bij aanmelder.nl is de software juist hiervoor ingericht. Om handmatige werkzaamheden en omslachtige processen uit handen te nemen, zodat jij kunt focussen op het event zelf. Van slimme, geautomatiseerde e-mailcommunicatie tot ticketing in combinatie met financiële administratie die vrijwel uit handen wordt genomen.

AI die het werk voor je doet: aan de slag met MCP’s

Wat speelt er? AI is al jaren in opkomst. Maar waar we eerst vooral gesprekken voerden met ChatGPT, bewegen we nu meer en meer naar AI die daadwerkelijk taken voor je uitvoert. Dit kan bijvoorbeeld met MCP's (Model Context Protocols). Je koppelt je tools aan een AI-assistent zoals Claude of ChatGPT, geeft een opdracht en de AI regelt de rest. Denk bijvoorbeeld aan het wekelijks automatisch rapporteren op basis van je belangrijkste cijfers of het automatiseren van je locatie zoektocht.

Tegelijk wordt het speelveld strakker geregeld. Sinds 2 augustus 2026 gelden onder de EU AI Act bredere transparantie-eisen. Deelnemers moeten bijvoorbeeld weten wanneer ze met AI communiceren.

Jouw experiment. Tools zoals Canva en Gmail / Google Calendar hebben al een MCP. Zo kun je bijvoorbeeld aan AI vragen een specifieke mail op te zoeken en de afspraak in je agenda te zetten, of een nieuw design te maken. Ook notitieprogramma’s zoals Notion hebben een MCP waardoor je ruwe teksten snel om kunt zetten tot gestructureerde notities.

Leuk weetje, waar wij stiekem heel enthousiast van worden: ook aanmelder.nl werkt momenteel aan een eigen MCP. Straks regel je je events dus ook gewoon vanuit je AI-assistent. Houd de website en socials in de gaten voor de laatste nieuwtjes.