Virtuele evenementen organiseren

Is je evenement geannuleerd? Maak het virtueel! In deze tijden is het belangrijk dat we samen op zoek gaan naar een oplossing om evenementen toch door te laten gaan. Dit kan nu met Let´s Get Digital!

Start nuPreview direct je aanmeldformulier en eventwebsite

 Geen evenementen tot september. Het is duidelijk dat onze branche hard wordt geraakt, maar juist nu is het meer dan ooit tijd om samen te werken en creatief na te denken zodat de evenementenbranche zich weer met volle kracht vooruit kan bewegen. 
We schreven al een artikel over de 7 trends voor 2020 in de evenementenbranche. 

Een belangrijke trend daarvan is ´going digital´. Zoveel mogelijk evenementen digitaal en virtueel. Het artikel is geschreven voor de coronacrisis, maar reden te meer om daar nu voor te gaan. Dus Let's get digital

Samen met EventInsight is Let's Get Digital tot stand gekomen. Hiermee organiseer je een complete event experience, maar dan op afstand! 


In dit artikel geven we zoveel mogelijk informatie over hoe je jouw event om kunt zetten in een virtueel evenement. Ook geven we tips over waar je aan moet denken bij het organiseren van een online evenement. 

Het is nieuw terrein voor de meeste evenement organisatoren, maar al veel bedrijven switchen naar virtuele evenementen.  In plaats van te annuleren maak je het virtueel! 
De wereld heeft inspirerende en educatieve evenementen nodig. Evenementen brengen mensen dichter bij elkaar en dat hebben we juist in deze tijd meer nodig dan ooit. Je hoeft je evenement dus niet te annuleren, je kunt het aanpassen en er een virtueel evenement van maken.

 

Waar begin je? 

Wanneer je het fysieke evenement moet annuleren kun je een bericht opstellen naar je deelnemers waarbij je aangeeft dat het evenement niet wordt geannuleerd, maar dat enkel de locatie is veranderd! Namelijk vanuit huis! 


Zorg ervoor dat je duidelijk communiceert wanneer het evenement is. Bij een online evenement hoef je niet maanden van te voren te communiceren dat er een evenement aan komt. Dit mag allemaal een stuk korter op elkaar. 

Hoe maak je een virtueel evenement aantrekkelijk? 

Tijd 

Het is lastig om de aandacht van een bezoeker er lang bij te houden. De spanningsboog van mensen is niet heel hoog. Je kunt bij een live evenement misschien een urenlang programma hebben. Bij online evenementen mag dit allemaal net iets korter. Hou een richtlijn aan van ongeveer een uur. 


TED Talks zijn bijvoorbeeld 18 minuten met een reden. TED-directeur Chris Andersen heeft ooit gezegd dat te veel informatie ervoor zorgt dat ideeën niet succesvol over worden gebracht bij het publiek. 


Het is ook mogelijk om het programma in blokken te verdelen, zodat deelnemers net als bij een ´echt´ evenement kunnen kiezen waar zij aan deel willen nemen. Zorg er hierbij wel voor dat er heel duidelijk is gecommuniceerd wat het programma inhoudt en wat de bijbehorende tijden zijn. 


Ook is het belangrijk dat je echt op tijd begint. Wanneer je hebt gecommuniceerd dat het evenement om 15:00 begint, begin dan ook om 15:00, anders haken de bezoekers al af voordat het evenement is begonnen. 

Afwisseling 

Niemand zit te wachten om een uur lang te kijken naar een spreker naast een scherm. Zorg dus voor afwisselende, dynamische beelden, close ups, beelden van de presentaties. Je kunt hierbij denken aan een talkshow. Bij een talkshow wordt ook veel afgewisseld. Ook daar worden vooraf opgenomen stukken afgewisseld met live optredens van sprekers. 


Een online evenement wil namelijk niet zeggen dat alles ook live moet zijn. Niet je gehele evenement live houden scheelt een hoop stress. Ook zorgt de afwisseling ervoor dat de aandacht van de deelnemers niet verslapt. 

Maak een connectie met je bezoekers 

Je ziet de bezoekers niet in-real-life, maar dit maakt het niet minder belangrijk om echt connectie te maken met je bezoekers. Sterker nog, dit maakt het zelfs belangrijker. Waar deelnemers op locatie niet weg kunnen, worden zij thuis veel sneller afgeleid. Zij kunnen veel makkelijker even van hun plek af, even de mail checken, een serie kijken. Het is dus extra belangrijk om de connectie aan te gaan met de bezoekers, waardoor zij minder snel af zullen haken. 

Hoe doe je dit? 

Interactie 

Maak het zo interactief mogelijk. Stuur bijvoorbeeld de presentatie van de sprekers al van tevoren naar je bezoekers, zodat zij vooraf de presentatie kunnen bekijken en vragen kunnen insturen. Denk ook aan gamification. Spelelementen toevoegen aan je evenement zorgen ervoor dat deelnemers informatie tot 90% beter opslaan en ervaren. Je kunt hierbij denken aan het toevoegen van een quiz. Zorg ervoor dat ze op hun mobiel de antwoorden kunnen indienen en via de computer de vragen en antwoorden kunnen zien. 

Live vragen stellen

Veel bezoekers hebben uiteraard vragen aan een spreker. Zorg ervoor dat er een chatfunctie aanwezig is, zodat de deelnemers vragen kunnen stellen tijdens het evenement. 
Dit kan tijdens en voor het evenement met twee interactieve schermen. Op je laptop volg je bijvoorbeeld een keynote of workshop en op je telefoon of tablet kun je vragen stellen. Wil je het echt professioneel maken? Zorg dan voor een opnameleider die er een aantal vragen uitpikt die gevraagd kunnen worden aan de sprekers. 

Netwerken 

Je wilt het liefst blijven connecten op een evenement. Dit werkt natuurlijk anders, maar het is nog steeds mogelijk! Met Let´s Get Digital kan dit via matchmaking, one -to -one meetings en speeddate carrousels. Hierbij zie je om de twee minuten iemand anders op je scherm waarmee je kunt kletsen. 
 

Conclusie 

Online evenementen kunnen een sterk toegevoegde waarde zijn voor je strategie. Het gaat niet alleen om het technische aspect bij het organiseren van een online evenement. Focus je ook op het betrekken van je bezoekers. Dit is juist bij een online evenement extra belangrijk. Je bent nu helemaal klaar om een offline evenement om te zetten naar een online evenement. 

Let's Get Digital! Digital that feels like physical.

Meer weten over Let's Get Digital? Neem contact op met Guido via onderstaand formulier.

Lees ook over Webinar software