Hybride evenementen en events

Hybride events zijn evenementen die deels online en deels offline plaatsvinden. Een kleine groep deelnemers woont het evenement bij op locatie terwijl de online deelnemers aansluiten via een online platform. Wil je een hybride evenement organiseren? Lees dan snel verder voor meer informatie & tips.  

Waarom een hybride evenement?

Hybride evenementen zijn niet nieuw. We schreven er al over toen de term corona nog onbekend was bij het grote publiek (zie bijvoorbeeld deze case van Wageningen University & Research). Maar het virus zorgt er wel voor dat de vraag naar hybride evenementen is toegenomen. Hybride evenementen geven je de mogelijkheid om met een kleine groep deelnemers toch een groots evenement neer te zetten. Perfect natuurlijk zolang de maatregelen rondom corona nog van kracht zijn, maar ze zijn ook bij uitstek geschikt voor bijvoorbeeld internationale evenementen.

Tip: hier lees je de belangrijkste redenen om een hybride event te organiseren.

Wat heb je nodig bij hybride evenementen

Wat heb je nodig voor een hybride evenement? Buiten de standaard benodigdheden voor evenementen komen er veel (digitale) zaken bij kijken. Niet alleen op organisatorisch gebied, maar ook op technisch vlak. Een goede stream biedt een hoge kwaliteit en heeft daarom een ijzersterke verbinding nodig.

Er is een groot aanbod van event management software beschikbaar. Om te bepalen welke software aan jouw eisen voldoet, raden we aan om van te voren de volgende punten te bepalen:

  • Wat voor content wil je presenteren?
  • Vindt het fysieke deel op locatie plaats?
  • Welke resolutie wil je aanbieden?
  • Hoeveel ruimtes zijn er?
  • Wil je het evenement opnemen of opslaan?
  • Wil je ondertiteling of scherm caption tonen?
  • Wat is de internet bandbreedte vanwaar je gaat streamen?
  • Wil je (technische) ondersteuning tijdens het event?
  • Hoe wil je deelnemers laten netwerken?
  • Welke interactie functionaliteiten heb je nodig?
  • Welke marketingactiviteiten heb je gepland tijdens het evenement?

Afhankelijk van je antwoorden, komen deze drie softwaresystemen van pas:

Bij voorkeur sluiten alle systemen naadloos op elkaar aan. Wij hebben hier de volgende event soft- en hardware oplossingen voor:

Online event platform

Met een online platform breng je het evenement naar de huiskamer van je deelnemer. De software garandeert een complete evenementervaring, maar dan online. Dit gaat nét even verder dan de gemiddelde webinar software. Het platform bevat uitgebreide functionaliteiten voor deelnemers om te netwerken, om sponsoring te integreren en natuurlijk om zelf zo goed mogelijk te presenteren. Deelnemers kunnen online warm welkom worden geheten, vragen stellen of een afspraak inplannen met een (sales) consultant van jouw organisatie. En mochten er deelnemers zijn die te maken hebben met technische storingen, dan staat er een Event Consultant van aanmelder.nl klaar voor hulp.

Lees meer over het online event platform.

Slimme event registratie voor hybride evenementen

Je hebt eigenlijk 2 typen deelnemers: online en offline. Afhankelijk hiervan, verschilt ook het registratieproces en de informatie die deelnemers moeten ontvangen. Met één registratieformulier ben je er nog niet. Je hebt meerdere varianten nodig en een website waar de deelnemers goed geïnformeerd worden over de mogelijkheden en voorwaarden. Dit kun je allemaal inrichten met behulp van event registratie software waarmee je verschillende registratieformulieren, communicatie flows en administratieve afhandeling kunt inrichten. Dit is niet alleen handig om zelf een goed overzicht te behouden, maar het maakt de registratie voor deelnemers ook een stuk duidelijker en zorgt zo al voor een positieve beleving bij hen – al voor de start van je event!

Meer informatie over slimme registratie? Bekijk onze features.

Event Streaming en apparatuur

Je gaat je evenement opnemen. Zo kunnen online deelnemers je event live volgen én achteraf opnieuw bekijken. Dat betekent dat je uitstekende apparatuur nodig hebt. Je wil tenslotte dat de online deelnemers ook een goede ervaring hebben. Niet alleen de inhoud van de presentatie is van belang, maar ook de presentator en videokwaliteit zijn belangrijk voor het creëren van een positieve ervaring bij een online event. Dit verkleint het afhaakpercentage, wat natuurlijk enorm waardevol is.

aanmelder.nl heeft Event Streaming ontwikkeld zodat jij snel en eenvoudig een professionele streaming service opzet van hoge kwaliteit. Je hebt hier geen technische kennis voor nodig, zodat je je volledig kan focussen op andere belangrijke dingen – zoals de inhoud van de presentatie.

Je ontvangt van ons de apparatuur mét ingebouwde router zodat je gegarandeerd internet hebt. Je kiest zelf op welk platform de stream beschikbaar komt en vervolgens.. kun je al van start!

Ontdek hier alles over Event Streaming.

Zijn hybride evenementen de toekomst?

Mensen zullen altijd samen komen en met anderen willen verbinden. Dat zal niet veranderen. Als het bijwonen van grote evenementen op locatie weer is toegestaan, dan is er geen twijfel over mogelijk dat dit snel terug zal komen. Maar, als we iets hebben geleerd van corona, dan is het wel het gemak van digitale oplossingen. Door een evenement (deels) online aan te bieden verhoog je het deelnemersaantal met gemiddeld 30%. Bovendien verhoogt dit de kans dat online deelnemers de volgende editie wél fysiek zullen bijwonen.

Daarnaast zijn hybride evenementen ideaal voor internationale evenementen en bepaalde niche markten. Het sluit goed aan op de duurzaamheidstrend die al jaren in opkomst is.

Kortom; ook zonder corona zijn hybride evenementen niet weg te denken. Start dus direct met organiseren en neem contact op met aanmelder.nl voor alle mogelijkheden.

Deelnemeromgeving

Deelnemeromgeving Mei 2021 Deelnemers kunnen nu inloggen...

Wachtlijstfunctie

Wachtlijstfunctie Haal het maximale aantal registraties...

Berichten overzicht

Berichten overzicht Voorheen kon je bij 'aanmeldingen' via...