Lege stoelen, volle frustratie: wat no-shows écht kosten (en waarom jij daar iets mee moet)

Je kent het wel: wekenlang plannen, afstemmen, promoten. Alles klopt. De line-up is sterk, de catering geregeld, de locatie tiptop. En dan… blijven er stoelen leeg.
Au. Niet alleen zonde van je budget, maar ook van je tijd, energie en vertrouwen.
No-shows zijn méér dan een paar gemiste gezichten. Ze raken de impact van je event. Het harde werk van jou, je team en stakeholders. En misschien wel het pijnlijkst, het beeld dat blijft hangen.
In deze blog laten we zien: no-shows kosten niet alleen geld, maar ook data, motivatie en geloofwaardigheid. En vooral: ze zijn te voorkomen én te begrijpen.

1. Reputatie: het beeld dat blijft hangen

•  “Is de spreker echt een expert?”
•  “Leeft dit thema voldoende?”

Wat betekent dit voor jou?
Hoe zag jouw event eruit op foto's en video? Straalde het energie uit?

Wat kun je doen:

• Denk vooraf na over zaalindeling en camerastandpunten
• Werk met compacte settings en slimme stoelopstellingen
• Leg de focus op wat er wél gebeurt

2. Externe partners: vertrouwen staat op het spel

Sprekers, sponsors en leveranciers verwachten impact. En dus publiek. Als de zaal halfvol is, raakt dat hun vertrouwen.

Wat betekent dit voor jou?
Hoe reageren jouw partners als de opkomst tegenvalt?

Wat kun je doen:

• Manage verwachtingen vooraf
• Bespreek wat realistische opkomstpercentages zijn
• Koppel na afloop terug wat er wél is bereikt: inhoud, interactie, zichtbaarheid

3. Intern draagvlak: als de twijfel toeslaat

•  “Is dit event nog wel nodig?”
•  “Kan dat geld niet beter ergens anders naartoe?”
•  “Heeft het eigenlijk wel impact?”

No-shows kunnen het vertrouwen in jouw aanpak ondermijnen.

Wat betekent dit voor jou?
Heb jij wel eens kritische vragen gekregen na een tegenvallende opkomst?

Wat kun je doen:
Rapporteer niet alleen aantallen, maar ook kwaliteit: gesprekken, matches, resultaten
Laat zien wat er wél is bereikt, ook bij lagere opkomst

4. Team frustratie: als lege stoelen ook mentaal wegen

No-shows zijn niet alleen zichtbaar in de zaal, maar voelbaar op de vloer. Want:

• Je collega’s hebben maanden gewerkt aan dit moment
• Je sprekers rekenen op volle aandacht
• Jij hebt alles gedaan om mensen aan boord te krijgen

En dan komt er een kwart niet opdagen. Dat voelt rot – ook al ligt het vaak buiten jouw macht.

Wat betekent dit voor jou?
Hoe wordt er in je team over no-shows gesproken? Is er ruimte voor nuance?

Wat kun je doen:

• Deel vooraf realistische opkomst verwachtingen
• Laat zien wat wél gelukt is: feedback, matches, leads
• Focus op kwaliteit in plaats van aantallen

5. Het financiële plaatje: topje van de ijsberg

• een ongebruikte stoel
• een onopgehaalde badge
• een lunch die je wél hebt betaald, maar nooit wordt opgegeten

Tel daar een gemiddeld no-showpercentage van 20–30% bij op, en je weet: dit tikt aan. Toch wordt het vaak als ‘normaal’ ingecalculeerd. Alsof verspilling erbij hoort. Maar dat hoeft niet.

Wat betekent dit voor jou?
Hoeveel lege stoelen had je op je laatste event? En wat betaalde je daar eigenlijk voor?

Wat kun je doen:

• Reken vooraf met verschillende scenario’s (bijv. 20% no-show)
• Bestel lunches op basis van aanwezigen, niet van aanmeldingen

6. Duurzaamheid: verspilling zonder noodzaak

Iedere no-show betekent óók:

• een badge die in de prullenbak belandt
• een goodiebag die niemand mee naar huis neemt
• catering die overblijft
  
  Zeker als je organisatie duurzaamheid belangrijk vindt, doet dit pijn. Want verspilling is zonde – en onnodig.

Wat betekent dit voor jou?
Weet jij hoeveel verspilling no-shows veroorzaken?

Wat kun je doen:

• Werk met duurzame opties: on-site badge printing, digitale alternatieven, herbruikbare signing
• Deel je aanpak in je communicatie – dat versterkt je reputatie

7. Data: gemiste inzichten = gemiste kansen

• Geen gerichte follow-up doen
• Je CRM niet schoon houden
• Niet leren van afhaakgedrag

Wat betekent dit voor jou?
Weet jij wie er niet kwam? En wat je daarvan kunt leren?

Wat kun je doen:

• Gebruik een check-in app die automatisch data doorstuurt naar je CRM
• Analyseer wie afzegt of niet komt, en waarom
• Gebruik die inzichten voor betere opvolging en segmentatie

Tot slot: no-shows zijn frustrerend maar ook veelzeggend

Lege stoelen zijn zonde van je tijd, geld en moeite. Maar ze zijn ook een signaal. Een kans om te leren en te verbeteren. Wie niet komt opdagen, vertelt je onbewust iets. Over je communicatie, je doelgroep, je timing en/of je event formule.

Hoe eerder je weet wat er écht gebeurt, hoe beter je kunt bijsturen. Met actuele check-in data, slimme communicatie op basis van gedrag én inzicht vóór, tijdens én na je event, voorkom je verrassingen, en haal je meer uit je inspanningen.