Omgaan met no-shows: inzichten van eventprofessionals

Hoe krijg je een realistisch beeld van hoeveel mensen er op je event komen?

Een goed uitgangspunt is om registraties te vergelijken met eerdere no-show percentages en de betrokkenheid voorafgaand aan het evenement. 

Door het aantal registraties naast de daadwerkelijke opkomst te leggen bij eerdere, soortgelijke events, ontstaat een betrouwbare benchmark.

Met een eenvoudige berekening krijg je snel inzicht:

Zo kun je voor je volgende evenement ook een schatting maken van de verwachte opkomst.

Verwachte no-show = Gemiddeld no-show percentage * Aantal geregistreerde deelnemers

Hoe pak je bij een gratis evenement een no-show van 40 tot 50 procent aan?

De aanpak hangt af van het soort event dat je organiseert. Toch zijn er een paar dingen die bijna altijd helpen:

1.  Een eerste stap is om rekening te houden met no-shows bij je planning. Door iets meer mensen toe te laten dan je capaciteit, vang je de verwachte uitval op. Zo blijft de zaal gevuld, ook als niet iedereen komt.
    
2. Daarnaast is communicatie belangrijk. Geef deelnemers de mogelijkheid om zich eenvoudig af te melden en leg uit waarom dat verschil maakt. Bijvoorbeeld omdat overgebleven eten wordt weggegooid of omdat plekken onnodig bezet blijven. Door dat vriendelijk toe te lichten, help je deelnemers begrijpen waarom afmelden belangrijk is en vergroot je hun betrokkenheid bij het event.

Hoe maak je je event zo aantrekkelijk dat iedereen wil komen?

Hoe je no-shows beperkt, hangt sterk samen met het doel van je evenement. Stel jezelf de vraag: hoe erg is het als de opkomst lager uitvalt? Wil je vooral een groot publiek bereiken of liever een kleinere groep met meer diepgang?

Bij een open dag kan het bijvoorbeeld gebeuren dat niet iedereen die zich aanmeldt ook daadwerkelijk komt. Dat hoeft niet erg te zijn. De bezoekers die wél verschijnen, krijgen meer persoonlijke aandacht en kunnen zich beter oriënteren op een belangrijke keuze: het vinden van de juiste opleiding of richting.

Is het doel juist om zoveel mogelijk mensen te trekken, dan kan een sterke naam op het programma helpen. Denk aan een bekende keynote-spreker die mensen graag willen horen. Toch blijft een volledig no-show vrij event onrealistisch. 

Hoe komt het dat collega’s zich aanmelden maar uiteindelijk niet op komen dagen?

Een terechte vraag, zeker vanuit het perspectief van de organisator. Bij interne evenementen speelt mee dat collega’s zich vaak enthousiast aanmelden, maar dat andere afspraken later toch voorrang krijgen. Dat betekent niet dat er geen interesse is. Soms past het simpelweg niet meer in de agenda.

Veel mensen besluiten pas op het laatste moment waar ze heen gaan. De bedrijfscultuur kan hierin meespelen, maar dat hoeft niet. Uiteindelijk blijft het een persoonlijke keuze.

Hoewel je niet alles kunt voorkomen, kun je wel bijdragen aan bewustwording. Stuur bijvoorbeeld na afloop een korte, vriendelijke mail naar collega’s die niet aanwezig waren. Zo maak je duidelijk dat afmelden op tijd gewaardeerd wordt en houd je het gesprek over no-show open binnen de organisatie.

Is er een acceptabel percentage no-show, of moet je altijd streven naar nul?

Er bestaat geen vaste norm voor wat een ‘goede’ of ‘slechte’ no-show is. Het hangt sterk af van het type evenement dat je organiseert. Bij bijeenkomsten waar deelnemers actief met elkaar in gesprek moeten, zoals een forum of werksessie, is het belangrijk dat er genoeg mensen aanwezig zijn om een goed gesprek te voeren. Valt daar de opkomst te laag uit, dan kan dat het doel van het event in de weg staan.

Bij grotere evenementen, bijvoorbeeld open dagen, is een hogere no-show vaak minder problematisch. Je hoeft je pas echt zorgen te maken als de bezoekersaantallen structureel achterblijven en het merkbaar rustig is in de zaal. Streven naar nul procent no-show klinkt mooi, maar is niet realistisch. Er zullen altijd deelnemers zijn die door omstandigheden niet kunnen komen.

Welke strategieën helpen om no-show bij (interne events) te verminderen? 

Bij interne evenementen kan een klein verschil in aanpak al veel doen. Een wachtrijsysteem is een goede optie wanneer de groep groot genoeg is. Zo blijven de plekken gevuld, ook als er collega’s zijn die zich op het laatste moment afmelden.

Een andere mogelijkheid is om te werken met een kleine aanbetaling of symbolische bijdrage. Dat geeft deelnemers een extra prikkel om hun deelname serieus te nemen. Het verlaagt niet de drempel om mee te doen, maar verhoogt wel de kans dat mensen die zich inschrijven ook echt aanwezig zijn.

Weer een andere methode zou kunnen zijn om hier een intern beleid voor op te stellen. Echter, hangt het er hierbij wel vanaf wat voor regels en afspraken er verder binnen je organisatie gelden waar je rekening mee moet houden. Dit verschilt namelijk per organisatie. 

Wat werkt beter: aanwezigheid belonen of afwezigheid ontmoedigen?

Beide benaderingen kunnen effectief zijn. Een positieve insteek werkt vaak het best, maar bewustwording is minstens zo belangrijk. Veel mensen staan er niet bij stil welke gevolgen hun afwezigheid heeft voor de organisatie of de sfeer tijdens het evenement. 

Door op een vriendelijke manier aandacht te vragen voor dat effect, vergroot je het verantwoordelijkheidsgevoel van deelnemers. Het gaat niet om straffen of belonen, maar om laten zien dat hun aanwezigheid waardevol is en dat afmelden, als het echt niet lukt, een vorm van respect is voor de mensen die het evenement organiseren.

Hoe belangrijk is het om de meerwaarde van je event duidelijk te maken?

Het benadrukken van de meerwaarde van een event kan zeker helpen, al hangt het af van het soort bijeenkomst dat je organiseert.
Bij de meeste evenementen is er altijd wel een duidelijke reden om mee te doen: kennis opdoen, inspiratie krijgen of nieuwe mensen ontmoeten. Door dat goed te verwoorden, help je potentiële deelnemers begrijpen wat ze eruit kunnen halen en waarom het de moeite waard is om te komen.

Of je nu een congres organiseert of een kleinschalige bijeenkomst, het koppelen van een helder voordeel aan deelname maakt het voor mensen makkelijker om een keuze te maken en om die keuze ook na te komen.

Wat zegt een hoog no-showpercentage over de verbinding binnen een organisatie?

Een hoog no-show percentage zegt op zichzelf weinig over de verbondenheid binnen een organisatie.

Eerst is het belangrijk om vast te stellen wat je precies onder no-show verstaat en of de redenen van afwezigheid bekend zijn. Reken je bijvoorbeeld iedereen die niet op komt dagen op de dag zelf tot no-show of ook mensen die zich op dezelfde dag of de dag ervoor nog afmelden? Het is belangrijk om een consistente definitie voor jouw organisatie te hanteren zodat je hier duidelijk op kunt sturen. 

Als mensen zich regelmatig inschrijven maar niet afmelden, zegt dat meestal meer over het gedrag van de genodigde dan over de organisatie zelf. Het inzicht begint dus bij het goed definiëren en registreren van no-shows.

Conclusie

No-shows zijn niet volledig te voorkomen, maar wel te begrijpen en te beperken.
Door te leren van eerdere data, open te communiceren en deelnemers bewust te maken van hun rol, vergroot je de kans op een voorspelbaardere opkomst.

Wil je weten hoe je inzicht krijgt in deelnemergedrag en dit proces kunt automatiseren?
Lees meer over hoe aanmelder.nl je helpt om overzicht te houden van aanmelding tot check-in.