Succesvol Cross Border Event 2023 x aanmelder.nl

Succesvol Cross Border Event 2023 in Maastricht bevordert internationale samenwerking en maakt gebruik van geavanceerde event oplossingen. 

Op 16 september 2023 vond het Cross Border Event plaats in Maastricht. Dit unieke evenement, georganiseerd door de vakverenigingen IMA Netherlands en NVDM, had als doel de samenwerking tussen beide verenigingen te bevorderen en grensoverstijgende samenwerkingen te stimuleren.

Het evenement trok ruim 200 deelnemers uit Nederland, België, Duitsland en Luxemburg. Met een sterk vakinhoudelijk programma, overtuigende sprekers en diverse workshops werd er een inspirerende dag geboden voor professionals in functies zoals VA’s, PA’s, evenementorganisatoren en management support professionals.

In dit artikel kijken we terug op het event en delen we de ervaringen van de organisatie met aanmelder.nl. We spreken hiervoor Jolanda Maasakkers, voorzitter van de NVDM.

Waren er speciale aandachtspunten voor jullie voor het evenement?

We zijn vanuit IMA Netherlands en de NVDM deze samenwerking aangegaan en alles moest from scratch opgebouwd worden. Er was geen logo, geen beeldmateriaal en het event moest centraal gefaciliteerd worden vanuit beide partners. Beide organisaties, en meer dan 20 gepassioneerde vrijwilligers, werkten dedicated aan de voorbereidingen van het event.

Daarom was aanmelder.nl een fijne keus. Het systeem werkt heel eenvoudig en alles is zoveel mogelijk geautomatiseerd. Je kunt de badges bijvoorbeeld gelijk uitdraaien, precies zien wie er binnen is op een evenement en eventuele walk-ins registreren. Ook hadden we onze eigen inboxen, alle communicatielijnen waren heel duidelijk en overzichtelijk. “Kortom, alles is zo veel mogelijk geautomatiseerd en het is een heel flexibel systeem.”

Voor het evenement hebben jullie gebruik gemaakt van Event Management en Event Check-In, correct? Waarom koos je voor Event Management?

We hebben een totaalpakket afgenomen, inderdaad. Dit vanwege de registratie, de event website, het factureren maar ook juist het incasseren van de ticket verdiensten, alle geautomatiseerde communicatie (via de mailboxes), de whitelabel omgeving en meer. De communicatie was van belang, maar bijvoorbeeld ook juist het betalingssysteem erachter en dat je er met meerdere mensen in kunt werken.

We hadden ook geluk, iemand uit onze organisatie had al eerder met aanmelder.nl gewerkt en wist precies hoe of wat, gezien de vele opties binnen het systeem. Zo waren er veel andere handigheden. Bijvoorbeeld het instellen van een deadline voor registratie. En wanneer de datum van het event dichterbij komt, kun je het zo instellen dat nieuwe ticketverkopen in de laatste week voor het event direct betaald worden. Dan hoef je dit niet voor te financieren. Of bijvoorbeeld het registreren van dieetwensen. Bij ons werd de keuze voor de workshops pas halverwege het traject beschikbaar. Dan kun je selecteren op mensen die nog geen workshop voorkeur hebben aangegeven en een geautomatiseerde herinneringsmail sturen om de workshopkeuze nog in te vullen. Erg handig!

En wat was de belangrijkste reden dat jullie voor Event Check-In kozen?

Je kunt de badges gelijk uitdraaien en je eigen badge ontwerpen maken. Alles is geautomatiseerd. Vooraf registreerden mensen zich via de site en naderhand konden wij dit via de achterkant dan makkelijk inregelen. Dat kan ook door het aanleveren van een Excel. Even checken of de namen en dergelijke goed staan, zodat ze ook direct juist op de badges geprint konden worden.

Op de dag zelf is het ook ideaal. Vooraf stonden onze hosts klaar. Mensen hebben een QR-code als ticket en worden persoonlijk ontvangen op locatie. De badge komt gelijk uit de printer gerold. Je kunt precies zien wie er binnen is, eventuele walk-ins registreren en naderhand precies zien bij welke sessies mensen zijn geweest. Het is een heel flexibel systeem!

Daarnaast zijn jullie ook nog eens milieuvriendelijk. Dit was toch ook een belangrijk aandachtspunt voor mij, want ik wilde het wel zo milieuvriendelijk mogelijk doen, maar daar hadden jullie je goed op ingesteld!

“En we hadden de vlinder badges hè. Helemaal ideaal. Een kwestie van omklappen en klaar. Genieten!”

Heb je nog feedback of learnings vanuit jezelf of teamleden die je graag wil delen?

• De volgende keer willen we graag eerder communiceren (qua datum, aankondiging). We moesten alles tegelijkertijd produceren en dat hebben we graag en snel gedaan. Daar heeft veel tijd ingezeten. De volgende keer willen we langer de tijd nemen, bijvoorbeeld na de eerste aankondiging van het evenement.
• We moesten twee events maken vanwege de meertaligheid. Maar ik begrijp dat dit binnenkort bij jullie is opgelost en dat jullie met een nieuwe feature komen?
• Voor de event site was het soms lastig om alles mooi uitgelijnd te krijgen op mobiel, maar jullie technische afdeling heeft hier voor ons naar gekeken en dit goed gezet. En inmiddels is er bij jullie een nieuwe event site builder gelanceerd, toch?

Dank je wel en klopt! We hebben onlangs een vernieuwde Event Website Builder uitgerold met meer focus op mobiel gebruik. En begin dit jaar komen er meertalige registratieformulieren aan. Heb je nog andere learnings die je graag met ons wil delen?

Nee, die heb ik gewoon niet. Ik heb in ieder geval met veel plezier hieraan met jullie gewerkt! 

“Ik ben enorm gecharmeerd door de eenvoud van het systeem!”

Over onze klanten:

IMA Netherlands is het internationale netwerk voor management professionals sinds 1974. De NVDM is al ruim 50 jaar dé Nederlandse vereniging voor managementondersteuners.