3 tips voor een AVG-proof evenement

Sinds mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht in de Europese Unie. De AVG, ook bekend als ‘General Data Protection Regulation (GDPR)’, is bedoeld ter bescherming van persoonsgegevens. Als organisator van evenementen verzamel je privacygevoelige informatie van deelnemers. Hoe zorg je dat je event AVG-proof is?

Tip 1: Zorg voor een veilige opslag van gegevens

Gebruik een online deelnemersregistratie tool. Kopies van kopies van Excelsheet met aangemelde deelnemers zijn niet alleen onoverzichtelijk, ze zijn ook minder veilig. Als je als eventorganisator met aanmelder.nl werkt, voldoe je automatisch aan de belangrijkste onderdelen van de AVG. Door met een ISO27001 gecertificeerde partij te werken voor de verwerking van deelnemersgegevens heb je het risico goed afgedekt.

Kies een veilig wachtwoord en deel je wachtwoord niet. Tenzij het een wachtwoordkluis is, zoals Lastpass, 1Password of Clipperz. Wil je andere mensen toegang geven tot het event, maak hen dan co-organiser in je aanmelder.nl account, zo kunnen ze met hun eigen inloggegevens meewerken aan hetzelfde evenement.

Print geen deelnemergegevens uit om de papieren vervolgens te laten rondslingeren. Papier gaat door de shredder.

Tip 2: Verzamel geen onnodige gegevens
Vraag van de deelnemers niet meer gegevens dan nodig, en leg goed uit waarom je de gegevens verzamelt. Wil je deelnemers voor het vervolg-evenement uitnodigen, vraag daar dan nu alvast toestemming voor.

Geef je deelnemers de mogelijkheid om zich af te melden van een evenement. Leg ook hierbij uit wat dit betekent voor de opslag van hun gegevens.

Tip 3: Zorg voor veilige samenwerkingen
Je kunt zelf nóg zo AVG-proof te werk gaan, alle andere betrokken partijen moeten dat ook doen voor een optimaal resultaat. Sluit daarom bewerkersovereenkomsten met leveranciers die met data van jou of je deelnemers omgaan. aanmelder.nl biedt een standaardovereenkomst hiervoor aan. Heb je aanvullende eisen die je wilt overleggen? Neem dan contact op.