Zelf een aanmeldformulier of inschrijfformulier maken, hoe doe je dat?

Een goed aanmeld- of inschrijfformulier is essentieel voor het verzamelen van gegevens van potentiële deelnemers, klanten of leden. Of je nu een evenement, nieuwsbrief, cursus of iets anders organiseert, zo’n formulier helpt je bij het efficiënt beheren van deelnemerslijsten en het verzamelen van waardevolle contactinformatie voor je marketingstrategie. In dit artikel laten we je o.a. zien hoe belangrijk een aanmeldformulier is, hoe je er een zelf kunt maken en hoe je met je aanmeldformulier op een slimme manier bij kunt dragen aan jullie marketingdoeleinden. Lees je mee?

Een goed aanmeld- of inschrijfformulier is jouw geheime wapen om je bedrijf of organisatie verder te laten groeien. In dit artikel leggen we je uit hoe je zelf (gratis of betaald) een aanmeldformulier of inschrijfformulier kunt maken. Scroll dus vooral verder, of klik op onderstaande linkjes om direct naar de specifieke alinea te gaan.

Wat is een aanmeldformulier?

Het is misschien een open deur, maar we vinden het belangrijk om stil te staan bij de vraag: wat is een aanmeldformulier? Een aanmeldformulier is een tool of webpagina waarmee je als evenementenorganisator geïnteresseerden de gelegenheid geeft om zich aan te melden voor jouw evenement. Door hun gegevens als naam en emailadres via het aanmeldformulier achter te laten, kunnen deelnemers zich opgeven voor jouw evenement. Het wordt weleens over het hoofd gezien, maar het aanmeldproces is een van de eerste momenten waarop potentiële bezoekers met jouw merk of organisatie in aanraking komen. Het is dus ontzettend belangrijk dat je dit proces met aandacht inricht. Goed dat je dus op ons artikel beland bent. Want hierin leggen we je alles uit over de ins- en outs van een goed aanmeldformulier.

Waarvoor gebruik je een aanmeld- of inschrijfformulier?

Voordat we echt aan de slag gaan met het formulier, is het handig om te weten waarvoor je het eigenlijk wilt gebruiken. Nou, zo’n aanmeld- of inschrijfformulier is bedoeld om informatie te verzamelen van mensen die geïnteresseerd zijn in wat jij te bieden hebt.

Dus, of het nu gaat om je diensten, producten of een te gek evenement, met dat formulier haal je alle belangrijke gegevens binnen. Ook helpt het je om die deelnemerslijsten makkelijk te managen. Zo kun je precies bijhouden wie zich allemaal heeft aangemeld en wie je kunt verwachten.

Handig voor jou als eventmanager, maar ook zeker voor andere afdelingen binnen jouw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan marketeers die met de door jou verkregen informatie over je deelnemers gerichtere boodschappen naar hen kunnen sturen.  

Een aanmeld- of inschrijfformulier is een magisch hulpmiddel om alles soepel te laten verlopen en waardevolle info binnen te halen. Nu we dat weten, kunnen we aan de slag! Let’s go!

Welke gegevens vraag je op?

Een goede tip voor een aanmeld- of inschrijfformulier is: hou het simpel en relevant. Het is belangrijk om alleen relevante gegevens te vragen om de drempel voor potentiële aanmelders laag te houden. Dus, overweeg om alleen de essentiële informatie te vragen. De belangrijkste gegevens die je écht nodig hebt, zoals hun naam, e-mailadres en misschien een telefoonnummer.

Het stellen van te veel vragen kan potentiële aanmelders ontmoedigen om het formulier in te vullen. En dat willen we uiteraard niet. Hiervoor houden we het lekker simpel en to-the-point. Op die manier zorg je ervoor dat iedereen graag het aanmeld- of inschrijfformulier invult en je waardevolle gegevens binnenhaalt.

De keuze tussen een fysiek of digitaal formulier

Tegenwoordig regelen de meeste eventmanagers de aanmeldingen voor hun events met een digitaal formulier. Maar er zijn ook gevallen te bedenken waarbij je liever voor een fysiek dan een digitaal formulier wilt gaan. Bijvoorbeeld vanwege de locatie waar je deelnemers zich bevinden (er moet natuurlijk wel internet beschikbaar zijn) of de voorkeuren van je doelgroep. Zo kunnen ouderen het wat gemakkelijker vinden om een papieren formulier in te vullen dan een digitale.

Aan de andere kant, als je kiest voor een digitaal formulier, ben je meestal efficiënter bezig. Het mooie daarvan is dat alle gegevens automatisch worden opgeslagen. Geen gedoe meer met het overtypen van gegevens! Bovendien kun je digitale formulieren gemakkelijk integreren met andere tools of systemen die je gebruikt. Dat maakt het proces veel soepeler en minder vatbaar voor menselijke fouten.

En laten we het milieu niet vergeten! Het gebruik van digitale formulieren is ook duurzamer, omdat je geen papier hoeft te verspillen. Dit helpt bij het besparen van bomen en vermindert de belasting op het milieu door minder afval en energieverbruik bij de productie en het transport van papier.

Dus, het is aan jou om te beslissen welke optie het beste bij jouw situatie past. Als je wilt dat alles vlot en gestroomlijnd verloopt, is digitaal waarschijnlijk de weg te gaan. Maar als je te maken hebt met een groep mensen die niet zo digitaal vaardig zijn of geen internet hebben, dan kan een fysiek formulier nog steeds van pas komen.

Waar moet een online formulier aan voldoen?

Oké, dus waar moet een online formulier eigenlijk aan voldoen? Een effectief online formulier moet aan enkele essentiële criteria voldoen.

• Gebruiksvriendelijk: zodat gebruikers gemakkelijk kunnen navigeren en hun informatie kunnen invoeren zonder gedoe.
  

• Duidelijkheid: er moeten heldere instructies worden verstrekt, zodat mensen precies weten wat er van hen wordt verwacht bij het invullen van het formulier. Niets is frustrerender dan vage aanwijzingen!
  

• Ontwerp: een aantrekkelijk ontwerp is ontzettend belangrijk. Het oog wil ook wat, toch? Een goed ontworpen formulier met een aantrekkelijke lay-out en heldere visuele elementen kan de gebruikerservaring enorm verbeteren.
  

• Kort en krachtig: houd je formulier zo kort en relevant mogelijk. Is je formulier onnodig lang en worden er opties gegeven die niet relevant lijken? In de online wereld zijn dit allemaal obstakels die de kans op een conversie (aanmelding) kunnen belemmeren. Maak dus gebruik van afhankelijke vragen, zodat er alleen relevante opties worden getoond. Sluit iemand niet aan bij het diner? Dan hoef je ook niet te vragen naar allergenen.
  

• Responsive design: Vergeet niet dat veel mensen tegenwoordig verschillende apparaten gebruiken, dus het formulier moet zich aanpassen aan verschillende schermformaten. Dat noemen we “responsive design,” en het zorgt ervoor dat het formulier er net zo goed uitziet en werkt op een smartphone als op een desktopcomputer.
  

• Veiligheid en privacy: Laten we ook de veiligheid niet uit het oog verliezen. Het online formulier moet zorgen voor de veilige opslag van gegevens, zodat de persoonlijke informatie van gebruikers goed beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang. Mocht je events organiseren met een zakelijk karakter, dan kan voldoen aan de relevante privacy regels een belangrijke overweging zijn. Gegevensbescherming is tegenwoordig een serieuze zaak, dus het formulier zou moeten voldoen aan de geldende wetten en voorschriften om de privacy van gebruikers te waarborgen.

Kort samengevat, een goed online formulier is gebruiksvriendelijk, voorzien van duidelijke instructies, heeft een aantrekkelijk ontwerp en werkt naadloos op verschillende apparaten. Het zorgt voor de veilige opslag van gegevens en houdt zich aan de privacyregels. Als je dat allemaal in orde hebt, ben je goed op weg naar een succesvol online formulier!

Online zelf (gratis of betaald) formulier maken, hoe doe je dat?

Er zijn verschillende manieren om gratis online formulieren te maken. Hieronder bespreken we enkele mogelijkheden en leggen we uit hoe je ze kunt aanpakken:

Met AI aanmeldformulieren maken

Er zijn diverse tools om online aanmeldformulieren mee te maken. De meeste bespreken we hieronder. Maar dankzij AI en tools als Claude, Gemini en ChatGPT kun je ook met een LLM eenvoudig een formulier genereren. Gewoon zoals je gewend bent deze tools te gebruiken, kun je al chattend tot een mooi formulier komen.

Er zit echter wel een groot nadeel aan deze manier van aanmeldformulieren maken: het formulier moet uiteindelijk wel op je website geplaatst kunnen worden. Of in ieder geval op een plek waar anderen bij kunnen komen (en dus niet in je ChatGPT account). Je hebt daarom wel enige technische kennis nodig om het aanmeldformulier dat je met AI gemaakt hebt op je website te plaatsen.

Voordelen en nadelen bij het gebruiken van Google Forms 

Formulier maken in Microsoft Forms of met Microsoft Word

Als je Microsoft 365 gebruikt, is Microsoft Forms een handige keuze om eenvoudig formulieren te maken en inzendingen te bekijken. Het is een gebruiksvriendelijke optie die specifiek is ontworpen voor het maken van formulieren.

Als alternatief kun je ook in Microsoft Word een aangepast formulier maken, maar het proces is handiger als het gaat om gegevensverzameling. Hoewel het mogelijk is om een formulier te maken in Word, ontbreekt het aan de specifieke functionaliteiten die Microsoft Forms biedt.

Kortom, als je een snelle en efficiënte manier wilt  formulieren en inzendingen te beheren, is Microsoft Forms de aanbevolen optie. Als je echter vertrouwd bent met Microsoft Word en een meer hands-on aanpak wilt, kun je daar ook een aangepast formulier mee maken. Bedenk wel dat het beheren van inzendingen mogelijk wat handmatig werk vereist.

Formulier maken met Canva (voor fysieke formulieren)

Als je liever een fysiek formulier wilt maken, is Canva een geweldige optie. Hoewel Canva vooral bekend is om het ontwerpen van afbeeldingen, biedt het ook sjablonen voor verschillende soorten formulieren, waardoor het superhandig is om het formulier naar eigen wens vorm te geven.

Met Canva kun je het formulier eenvoudig ontwerpen en aanpassen aan jouw specifieke behoeften. Nadat je het formulier hebt gemaakt, kun je het afdrukken en vervolgens laten invullen door de deelnemers. Het stelt je in staat om een professioneel ogend formulier te creëren dat perfect aansluit bij jouw doelen.

Een nadeel is echter dat je bij het gebruik van Canva mogelijk zelf een systeem moet opzetten om de ingevulde fysieke formulieren te verzamelen en te verwerken. Dit kan extra tijd en moeite kosten, vooral als je veel inzendingen verwacht. Bovendien kan het handmatig overtypen van de gegevens uit fysieke formulieren in een digitaal systeem tijdrovend zijn en de kans op fouten vergroten.

Niettemin, als je op zoek bent naar een creatieve en flexibele manier om fysieke formulieren te maken, is Canva nog steeds een uitstekende keuze. Het biedt je alle tools die je nodig hebt om een aantrekkelijk fysiek formulier te creëren dat perfect aansluit bij jouw doelen. Geniet van het ontwerpproces en laat je creativiteit de vrije loop!

Voordelen en nadelen bij het gebruiken van Canva

Formulier maken met aanmelder.nl

aanmelder.nl is een fantastische keuze voor het maken van digitale formulieren.
Onze gebruiksvriendelijke interface maakt het eenvoudig om aanmeldformulieren te creëren, zelfs als technologie niet je sterkste punt is. Met aanmelder.nl kun je niet alleen moeiteloos prachtige aanmeldformulieren maken, maar ook profiteren van geavanceerde functies die je bij gratis alternatieven niet zult vinden. In deze video leggen we je uit hoe eenvoudig het is om in onze tool een aanmeldformulier te maken:

Wil je je deelnemers extra aanmoedigen om zich vroeg aan te melden? Geen probleem! Met aanmelder.nl kun je gemakkelijk acties, kortingen en afhankelijkheden instellen, zoals early bird-kortingen en andere exclusieve aanbiedingen die je evenement extra aantrekkelijk maken. Deze functionaliteit geeft je de mogelijkheid om je aanmeldproces dynamisch en aantrekkelijk te maken voor verschillende doelgroepen.

En waarom stoppen bij het basis aanmeldingsproces? Met onze geavanceerde mogelijkheden kun je deelnemersgroepen maken op basis van verschillende criteria, zoals workshop keuzes of voedingsvoorkeuren. Stuur (automatisch) gepersonaliseerde en gesegmenteerde e-mails naar specifieke deelnemersgroepen, zodat je de juiste informatie aan de juiste mensen kunt verstrekken. Of ze nu wel of niet vegetarisch eten, interesse hebben in specifieke workshops of andere voorkeuren hebben, aanmelder.nl stelt je in staat om op maat gemaakte communicatie te leveren.

Meer features:

• Realtime inzicht: altijd een up-to-date overzicht van alle geregistreerde deelnemers.

• Meertalig aanmeldformulier: Toon je registratieformulier in Nederlands, Engels en Duits.

• Doelgroepen: communiceer met elke doelgroep volgens hun unieke voorkeuren.

• Privacy: uiteraard is privacy onze topprioriteit.

Ons platform biedt handige functies, zoals automatische bevestigingsmails, integraties met andere tools en gedetailleerde statistieken, om ervoor te zorgen dat je evenement soepel verloopt en je deelnemers een geweldige ervaring hebben.

Benieuwd naar alle features? Check dan hier wat de mogelijkheden zijn van ons aanmeldformulier.

Aanmeldformulier voorbeelden

In dit artikel hebben we je al een hoop kunnen uitleggen over het doel, het aanmaken en opzetten van een goed aanmeldformulier. Laten we eens wat inspiratie op doen en een aantal aanmeldformulieren bekijken. In onderstaande video vind je een voorbeeld van een eenvoudig aanmeldformulier. 

Soms wil je een aanmeldformulier met invulvelden die aan elkaar gekoppeld zijn. Want wanneer een deelnemer aangegeven heeft vegetarisch te zijn, dan wil je hem de keuze geven om alleen uit vegetarische gerechten te kiezen. Zoals in deze video:

Voordelen en nadelen bij het gebruiken van aanmelder.nl

Next level marketing mogelijkheden

Aan het begin van dit artikel lieten we je al zien dat een goed aanmeldformulier marketeers in staat stelt het bereik van jullie bedrijf of organisatie aanzienlijk te vergroten, en goed inzicht te krijgen in wie die doelgroep nu precies is. Bij aanmelder.nl weten we dat als geen ander. Sterker nog: we hebben ons aanmeldformulier voorzien van slimme features waarmee je je deelnemers op diverse manieren kunt indelen en vervolgens kunt mailen. Je kunt je aanmeldformulier zien als basis waar vanuit je met een scala aan mogelijkheden de tool kunt uitbreiden. Hieronder vind je een aantal van die features verder uitgelegd.

Deelnemers segmenteren

Elk evenement draait om de deelnemers. En hoe meer je vóór, tijdens en na je event van die deelnemers te weten komt, hoe waardevoller dat voor een marketeer is. Bedrijf, studierichting, bezochte sprekers, dieetwensen: het is allemaal informatie waarmee je binnen aanmelder.nl segmenten aan kunt maken. En dat maakt dat jij je volgende email met die deelnemers een stuk persoonlijker en effectiever kan maken. Wil je hier meer over weten? Check dan deze pagina over deelnemersbeheer.

Tiered ticketing

Je deelnemers kun je dus op verschillende manieren indelen. Naast persoonlijke segmentaties, kun je je deelnemers ook indelen op basis van de manier waarop ze je evenement bezoeken. Denk aan early birds, VIP’s of last minute tickets. Elk van deze deelnemers kun je op afzonderlijke wijze behandelen. En ook na het event kun je deze mensen in bepaalde segmenten indelen. De mogelijkheden zijn eindeloos. Dus lees vooral verder als je meer over tiered ticketing wilt weten.

Emails en enquêtes versturen

Als eventmanager wil je ten alle tijden met je deelnemers kunnen communiceren. Om last-minute updates door te geven, maar ook om bijvoorbeeld na het event te weten te komen hoe je deelnemers je evenement ervaren hebben. Binnen onze tool is het mogelijk om vooraf en tijdens met je deelnemers te communiceren. Maar uiteraard ook om na afloop je deelnemers die enquête te sturen. Open vragen of multiple choice: meet het en je weet het. Lees hier meer over enquêtes en realtime inzichten.

Je CRM verrijken

Dat een evenement bijdraagt aan de zichtbaarheid van je bedrijf of organisatie hoeven we jou als eventmanager natuurlijk niet uit te leggen. En hoe meer je je deelnemers leert kennen, des te beter dit bijdraagt aan jullie groei. Al die info is dus van onschatbare waarde. Maak in aanmelder.nl dan ook zoveel mogelijk gebruik van de optie om deelnemersgegevens op te slaan en te segmenteren, zodat je deze informatie vervolgens aan je CRM-systeem kunt koppelen. Denk bijvoorbeeld aan de antwoorden in het aanmeldformulier. Als je die aan jullie CRM-systeem koppelt, kan je heel eenvoudig in kaart brengen via welke touchpoints je deelnemers in het verleden nog meer met je merk of organisatie in aanraking zijn gekomen. Of misschien wil je later kunnen aantonen dat je event een belangrijk attributie kanaal was in de weg naar een verkoop of sale. Genoeg use cases dus!