Hybride events zijn evenementen die deels online en deels offline plaatsvinden. Een kleine groep deelnemers woont het evenement bij op locatie terwijl de online deelnemers aansluiten via een online platform. Wil je een hybride evenement organiseren? Lees dan verder voor info, tips & tricks!
Waarom een hybride evenement?
Hybride evenementen zijn niet nieuw. We schreven er al over toen de term corona nog onbekend was bij het grote publiek (zie bijvoorbeeld deze case van Wageningen University & Research). Echter, door de opkomst van het virus is de term hybride evenementen aanzienlijk meer ingeburgerd geraakt. Hybride evenementen geven je de mogelijkheid om met een kleine groep deelnemers toch een groots evenement neer te zetten.
Tip: hier lees je de belangrijkste redenen om een hybride event te organiseren.
Hybride events: wat heb je nodig?
Buiten de standaard benodigdheden voor evenementen komen er veel (digitale) zaken bij kijken. Niet alleen op organisatorisch gebied, maar ook op technisch vlak. Een goede stream biedt een hoge kwaliteit en heeft daarom ook een ijzersterke verbinding nodig.
Er is een groot aanbod van software beschikbaar voor evenementen. Om te bepalen of software aan jouw wensen voldoet, raden we aan om van te voren de volgende punten te bepalen:
- Wat voor content wil je presenteren?
- Vindt het fysieke deel op locatie plaats?
- Welke resolutie wil je aanbieden?
- Hoeveel ruimtes zijn er?
- Wil je het evenement opnemen of opslaan?
- Wil je voor ondertiteling of scherm caption zorgen?
- Wat is de internet bandbreedte vanwaar je gaat streamen?
- Heb je (technisch) support nodig tijdens het event?
- Hoe wil je je deelnemers laten netwerken?
- Welke interactie functionaliteiten heb je nodig?
- Welke marketingactiviteiten heb je gepland tijdens het evenement?
Afhankelijk van je antwoorden, heb je vermoedelijk 3 type event software/hardware nodig:
Bij voorkeur sluiten alle systemen naadloos op elkaar aan. aanmelder.nl kan je hierin ondersteunen met behulp van de volgende oplossingen:
Online event platform
Met een online platform breng je het evenement naar de huiskamer van je deelnemer. De software garandeert een complete evenementervaring, maar dan online. Dit gaat nét even verder dan de gemiddelde webinar software. Het platform bevat uitgebreide functionaliteiten voor deelnemers om te netwerken, om sponsoring te integreren en natuurlijk om zelf zo goed mogelijk te presenteren. Deelnemers kunnen online warm welkom worden geheten, vragen stellen of een afspraak inplannen met een (sales) consultant van jouw organisatie. En mochten er deelnemers zijn die te maken hebben met technische storingen, dan staat er een Event Consultant van aanmelder.nl klaar voor hulp.
Hier vind je meer informatie over het online event platform.
Slimme event registratie voor hybride evenementen
Je hebt eigenlijk 2 typen deelnemers: online en offline. Afhankelijk hiervan, verschilt ook het registratieproces en de informatie die deelnemers moeten ontvangen. Met één registratieformulier ben je er nog niet. Je hebt meerdere varianten nodig en een website waar de deelnemers goed geïnformeerd worden over de mogelijkheden en voorwaarden. Dit kun je allemaal inrichten met behulp van event registratie software waarmee je verschillende registratieformulieren, communicatie flows en administratieve afhandeling kunt inrichten. Dit is niet alleen handig om zelf goed overzicht te houden, maar het maakt de registratie voor deelnemers ook een stuk duidelijker en zorgt zo al voor een positieve beleving bij hen – al voor de start van je event!
Meer informatie over slimme registratie? Bekijk onze features.
Streaming apparatuur
Je gaat je evenement opnemen. Zo kunnen online deelnemers je event live volgen én achteraf opnieuw bekijken. Dat betekent dat je uitstekende apparatuur nodig hebt. Je wil tenslotte dat de online deelnemers ook een goede ervaring hebben. Niet alleen de inhoud van de presentatie is van belang, maar ook de presentator en videokwaliteit zijn belangrijk voor het creëren van een positieve ervaring bij een online event. Dit verkleint het afhaakpercentage, wat natuurlijk enorm waardevol is.
