5 voordelen van badge printen op locatie

Als je events organiseert dan weet je als geen ander hoe belangrijk de deelnemers entree is. Het is de eerste indruk van je evenement. Als dit niet helemaal soepel verloopt dan is dat zeker iets wat de deelnemer bij blijft als hij terugdenkt aan het event. Bij zakelijke evenementen krijgen deelnemers bij het begin van het event vaak een naambadge. Als organisator kun je er voor kiezen om alle badges vooraf uit te printen en deze vervolgens op alfabetische volgorde uit te stallen. Maar dat kan natuurlijk veel makkelijker! Namelijk door de badges pas te printen op locatie. Wij zetten de verschillende voordelen voor je op een rijtje;

#1 Geen wachtrijen

Van wachten wordt niemand blij. Met de tablet kan de persoonlijke QR-code vanaf de telefoon van de deelnemer worden gescand. Zodra de code gescand is, wordt de badge binnen enkele seconde geprint en kan de deelnemer direct doorlopen. Dit gaat natuurlijk een stuk sneller dan wanneer een hostess moet zoeken tussen honderden naambadges die zijn uitgestald op tafel.

#2 Direct overzicht van aanwezige deelnemers

Iedereen die wel eens bij een registratiebalie heeft gestaan zal dit vast herkennen: wanneer het programma bijna gaat beginnen, komen collega’s of andere deelnemers naar je toe met de vraag: ‘Kun je kijken of x al binnen is?’. Wanneer je de deelnemers niet persoonlijk kent, kan die vraag lastig zijn om te beantwoorden. Door de naam in te typen in de tablet kun je direct zien of een specifiek persoon al is ingecheckt of niet. Ook kun je in een oogopslag het totaal aantal aanwezigen zien én dit wordt ook nog eens real-time geupdated. Hierdoor kun je al je stakeholders voorzien van daadwerkelijke aantallen in plaats van dat je een schatting moet geven.

#3 Spelfout? Zo aangepast!

Er is altijd wel een deelnemer wiens naam of bedrijfsnaam verkeerd gespeld staat op de badge. Erg balen natuurlijk! Dat is niet de eerste indruk die je de deelnemer wilt geven. Dit is extra vervelend wanneer alles al vooraf geprint is. Dan loopt de deelnemer de hele dag rond met een verkeerde badge. Of erger: de deelnemer probeert de fout zelf te herstellen met een zwarte marker. Met een check-in op locatie is het aanpassen van de naam geen probleem. Je kunt ter plekke een wijziging maken via de tablet en binnen een paar seconden heeft de deelnemer een nieuwe badge met de juiste spelling. Zo kan die zwarte marker gewoon in de tas blijven zitten. 

#4 Meer dan alleen een naam badge

Dat de naam en bedrijfsnaam van de deelnemer op de badge komt te staan is eigenlijk vanzelfsprekend. Maar wist je dat je veel meer handige informatie kwijt kunt op de badge? Wat dacht je van het printen van de deelsessies die de deelnemer gekozen heeft inclusief de zaalnummers waar deze plaatsvinden. Zo heeft iedereen een persoonlijk programma tot zijn of haar beschikking.

#5 Je houdt tijd over

Op de dag van het evenement ben jij als eventmanager continu in de weer.  En iedereen komt naar jou toe met vragen. Zijn de sprekers er al? Heeft de cateraar rekening gehouden met de dieetwensen? Wat is het WiFi wachtwoord? En ga zo maar door.. Hoe fijn is het dan als het check-in gedeelte volledig uit handen wordt genomen. De event engineer die meekomt naar locatie heeft alleen stroompunten nodig. Hij installeert de boel én geeft een briefing aan de hostessen. Is de inkt op? Dan vervangt hij deze binnen enkele seconden. Kortom: jij hebt er geen omkijken naar en kan de focus leggen op andere dingen. Ideaal! 

Meer weten?

Ben je helemaal overtuigd van alle voordelen en wil je Event Check-in inzetten op jouw event? Laat dan je gegevens achter op het contact formulier onderaan deze pagina. Wij komen dan zo snel mogelijk bij je terug met een offerte op maat.