Congresregistratie software voor eventmanagers

Congresregistratie software die slimme eventmanagers overzicht, controle en handige inzichten biedt

Het wordt weleens over het hoofd gezien, maar congresregistratie is het fundament voor ieder succesvol congres. Althans, als je software hebt die alle facetten van het organiseren van congressen op een slimme manier samenbrengt. Van ticketing tot abstract handling en van prospector app tot gesegmenteerde deelnemersmailings: binnen de slimme congressoftware van aanmelder.nl komt alles samen. En dat biedt eventmanagers overzicht, controle en handige inzichten. Geen wonder dus dat de organisatoren van de grootste congressen op aanmelder.nl vertrouwen. Jij binnenkort ook?

Vraag een demo aan Start een 30-daagse proefperiode
Congresregistratie software

Wat is congresregistratie?

Congresregistratie is het proces van inschrijven en beheren van deelnemers die aan een congres willen deelnemen. Dit proces begint bij het aanmeldformulier waarbij de organisator tal van gegevens kan uitvragen. Denk hierbij aan standaardgegevens als de NAW-gegevens, e-mail en telefoonnummer. Maar ook voorkeuren met betrekking tot het programma zoals sprekers, workshops of sessies. Moet de deelnemer voor het congres betalen, dan vindt de betaling doorgaans ook tijdens de congresregistratie plaats. Op basis van al deze ingevulde informatie stuurt de organisator de deelnemer een bevestiging. En op de dag van het congres krijgt de deelnemer op vertoon van die bevestiging toegang tot het congres. Wanneer slimme software congresregistratie aan allerlei andere aspecten van het organiseren van congressen koppelt, biedt het eventmanagers een Zwitsers zakmes dat overzicht, controle en handige inzichten biedt. 

Haal het maximale uit je congresregistraties

Slimme eventmanagers creëren overzicht, controle en handige inzichten uit hun congresregistraties

Overzicht

Een congres organiseren is complex en kent vele uitdagingen. Congresregistratie is er daar één van. Maar met zaken als abstract handling, ticketing en communicatie met je deelnemers komt er zoveel meer bij kijken.

Met de congressoftware van aanmelder.nl breng je alles onder één dak en creëer je overzicht in iedere fase van je event. En dankzij de intuïtieve interface klik je in no-time alles bij elkaar.  

Controle

Iedere eventmanager streeft naar zo veel mogelijk grip en controle. Tegelijkertijd heb je maar twee handen en moet je kunnen vertrouwen op de input van anderen.

De congressoftware van aanmelder.nl brengt mensen bij elkaar om samen aan jullie congres te werken. En het stelt jou als organisator in staat om de voortgang ervan in de gaten te houden. Vele handen maken licht werk. Zeker als je daar altijd grip op wilt blijven houden. 

Inzichten

Elk congres begint bij de analyse van de voorgaande editie. Hoeveel deelnemers bestelden een ticket? Hoeveel zijn er daadwerkelijk op komen dagen? En welke sessies waren het populairstHet zijn essentiële vragen. En met de congressoftware van aanmelder.nl zijn die heel eenvoudig te beantwoorden. 

En kom je er even niet uit? We hebben een goed bereikbare klantenservice die je in het Nederlands en het Engels met al je problemen kan helpen.

Congresregistratie in 7 stappen 

En hoe aanmelder.nl je daarbij kan helpen

mac-browser-mockup-abstracts-transparent

Congresregistratie stap 1: call for abstracts

Met een call for abstracts open je een inzendformulier, nodig je sprekers uit een abstract toe te voegen en wijs je reviewers toe om die abstracts te beoordelen. Sprekers kunnen hun inzending binnen hun eigen omgeving volgen en reviewers zien precies wat ze moeten beoordelen. Deze add-on neemt organisatoren ontzettend veel werk uit handen. Want wie zit er nu te wachten op een inbox vol abstracts en een excelsheet waarin je handmatig (en dus foutgevoelig) moet bijhouden welke reviewer welke bijdrage moet beoordelen? 

Congresregistratie stap 2: aanmeldformulier aanmaken

Het aanmeldformulier is het kloppend hart van iedere congresregistratie. Het is de plek om te achterhalen wie er naar je congres wil komen. Ons slimme aanmeldformulier is hier volledig op ingericht, met invulvelden die afhankelijk van eerdere antwoorden worden getoond. Daarnaast biedt ons aanmeldformulier Tiered Ticketing. Hiermee kun je een student een ander tarief tonen dan een lid. En een spreker? Die hoeft uiteraard geen kaartje te kopen, maar wil misschien wel iemand een VIP-ticket kunnen geven.

mac-browser-mockup-register-transparent (1)
mac-browser-mockup-transparent (1)

Congresregistratie stap 3: programma en workshops

Heb je verschillende programmaonderdelen? En verwacht je veel deelnemers, maar heb je beperkte ruimte? Een slim aanmeldformulier bewaakt de capaciteit per zaal en zorgt ervoor dat geen enkele sessie overboekt raakt. aanmelder.nl biedt je mogelijkheden om dit van tevoren in te stellen. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan. Daarnaast kun je de lijst van sprekers heel eenvoudig met een excellijst naar je website uploaden. Heel handig als je naast keynote-sprekers ook heel veel kleine parallelle break-out-sessies hebt. En heb je een groot event dat met diverse sessies en sprekers verschillende thema’s aansnijdt? Dan kun je het je bezoekers makkelijk maken door zogenaamde programma tracks te maken. Per zaal kun je zo verschillende sessies weergeven, zodat je bezoekers een overzicht krijgen van alles wat je event te bieden heeft. Zo begeleidt je ze slim door je programma.  

Congresregistratie stap 4: deelnemers informeren

Door groepen deelnemers te segmenteren kun je bevestigingen, reminders en praktische informatie automatisch naar de juiste groep sturen. Verandert een zaal op het laatste moment? Dan mail je alleen de deelnemers van die sessie. En binnen aanmelder.nl kan dat in meerdere talen.

mac-browser-mockup-message-center-transparent
gmail-mobile-mockup-transparent

Congresregistratie stap 5: soepele ontvangst

Nadat deelnemers zich via het aanmeldformulier voor je congres hebben ingeschreven, ontvangen ze per mail een bevestiging. Deze bevestiging bevat een QR-code. Bij aankomst scan je die QR-code en print je zijn/haar badge ter plekke. Goed voor het milieu, want geen badge die onaangeroerd op tafel blijft liggen. In je eigen huisstijl en met het persoonlijke programma van iedere deelnemer.

Congresregistratie stap 6: gedurende het congres

Bij iedere sessie, zaal of workshop check je deelnemers in met een telefoon of tablet. Zo kun je realtime in de gaten houden hoeveel zitplaatsen er bij een bepaalde sessie nog beschikbaar zijn. 

check-in mobile transparant bg
mac-browser-mockup-dashboard-transparent

Congresregistratie stap 7: na het congres

In je dashboard zie je terug hoeveel aangemelde deelnemers er echt zijn komen opdagen, en wat dus je ticketinkomsten zijn. Ook zie je per sessie welke zaal volliep en welke half leeg bleef. Die cijfers gebruik je voor het programma van volgend jaar, of om een sponsor of spreker te laten zien hoeveel mensen zijn/haar workshop bezochten.

5,8 miljoen aanmeldingen verwerkt

Vertrouwd door duizenden event, IT en marketing professionals.

Email 2 G2 - 600 x 180 (1)

Congresregistratie software features 

Alles onder één dak

Bij aanmelder.nl noemen we onze software ook wel het Zwitsers zakmes van de eventmanager. Organiseer je een congres? Dan klap je vrijwel elk mesje wel een keertje uit. Sommige organisatoren gebruiken voor alles een aparte tool. Een aparte tool voor abstracts, een aparte tool voor tickets om daar vervolgens met Excel nog wat workshops aan vast te knopen. Maar al die congresregistratie software features zitten bij aanmelder.nl allemaal netjes in één overzichtelijk platform. 

 

Overzicht: één systeem voor al je congressen

Eenvoudige registratie

Aanmeldformulier

Ons aanmeldformulier is snel en intuïtief in elkaar te zetten. Binnen no-time zet je je aanmeldformulier online en zie je de eerste deelnemers binnendruppelen.

KB_Event Website

Congreswebsite

Informeer deelnemers over jullie nieuwe congres via een eigen eventsite in de huisstijl van je organisatie. 




Overzicht deelnemers

Onbeperkt gebruikers toevoegen

Met aanmelder.nl kun je een onbeperkt aantal gebruikers toevoegen. 

 

Communicatie

Communicatie

Segmenteer en informeer diverse deelnemersgroepen over de voortgang voorafgaand aan het event en wijzigingen tijdens het event. Achteraf stuur je dezelfde groepen een evaluatieformulier om te weten te komen wat ze van je congres vonden. En dat alles in meerdere talen.

Tickets

Tiered ticketing en facturatie

Aparte prijzen voor leden, niet-leden, studenten en vroegboekers? Je regelt het allemaal heel eenvoudig met onze congresregistratie software. Deelnemers betalen online en/of krijgen een factuur.

Controle: grip op je programma

1-Feb-12-2026-08-23-05-9479-AM

Abstract handling

Auteurs dienen abstracts in en reviewers beoordelen deze, ieder in hun eigen omgeving. En jij ziet de status van iedere inzending.

ico-250-demo-orange

Uitgebreide kennisbank

Onze knowledge base bestaat uit een uitgebreide set helder geschreven artikelen die je stap voor stap uitleggen hoe aanmelder.nl werkt.

Parallelle sessies

Workshoprondes

Deelnemers kunnen per ronde hun favoriete sessies kiezen, met een maximum aantal plaatsen per zaal. Vol is vol. Komt er een plekje vrij? Dan vult de plek zich weer snel met de wachtlijstfunctie. 

ico-250-call-orange

Customer support

Onze uitmuntende customer support staat je in het Nederlands of Engels bij in iedere stap van het aanmelder.nl proces.


ico-250-activiteiten-orange

Lastminute wijzigingen

Toch nog iets in je programma wijzigen? Met aanmelder.nl kun je al je deelnemers realtime op de hoogte houden van die sessie met die spreker die toch in zaal 1 zijn keynote gaat geven.

Analyse en inzichten: weten wie er was

ico-250-badge-orange-1

Check-in en badges

Door bij de ingang de QR-codes van de deelnemers te scannen weet je precies wie er wel en wie er niet naar je congres gekomen is.


KB_Event Website

Certificaten nasturen

Heeft iemand alle benodigde punten verzameld om een certificaat te behalen?  Maak gebruik van de Document Builder en stuur geautomatiseerd certificaten naar deelnemers. 

QR-code

Aanwezigheid per sessie

Met Event Check-in en Check-in Mobile scan kun je vervolgens per zaal, sessie of workshop registreren welke deelnemers eropaf kwamen. Welke sessie was het populairst? En welke het minst? Belangrijke informatie voor jullie volgende congres. 

Responsieve site

Prospector-app

Deze app die speciaal voor standhouders ontwikkeld is, houdt bij welke bezoekers je stand bezocht hebben. Geen visitekaartjes, maar gelijk alle gegevens digitaal in een overzicht. Klaar om opgevolgd te worden.

Veiligheid en compliance

Deelnemersdata veilig in de EU

Bij universiteiten, ziekenhuizen en overheden moeten nieuwe leveranciers eerst langs IT en privacy. aanmelder.nl is door DNV ISO 27001:2022-gecertificeerd en heeft een SOC 2 Type II-verklaring. Bovendien slaan we alle gegevens van de deelnemers van onze klanten op in de EU en krijg je een verwerkersovereenkomst op basis van de EU-modelclausules. Daarmee heb je de antwoorden voor de compliance officer al klaarliggen.

Alles op één rij: 

  • SURFconext: medewerkers kunnen met de inloggegevens van de universiteit of hogeschool inloggen. Nieuwe wachtwoorden zijn dus niet nodig. En wie de onderwijsinstelling verlaat, verliest automatisch toegang tot aanmelder.nl.

  • SOC 2 Type II-verklaring en ISO 27001:2022-certificaat: deze keurmerken bewijzen dat de informatiebeveiliging aantoonbaar op orde is. Want deze onafhankelijke auditors hebben vastgesteld dat de beveiligingsmaatregelen ook in de praktijk werken.

  • EU servers: de gegevens van al jouw deelnemers worden op servers opgeslagen die allemaal in de EU staan.

  • Suborganisaties en teams: iedere faculteit of dienst kan vanuit een eigen omgeving werken.

  • Rollen en rechten: jij bepaalt wie wat mag zien en/of aanpassen.

  • Integraties: koppelingen met CRM en andere systemen via de API, zodat een aanmelding voor de open dag bijvoorbeeld ook in het wervingssysteem belandt.

  • E-facturatie via Peppol netwerk: verstuur en verwerk digitale facturen via de Europese standaard voor het veilig en snel uitwisselen van elektronische orders en facturen.

Meer lezen over security en compliance
Congresregistratie software logo's en certificeringen

Wat eventprofessionals zeggen over aanmelder.nl

  • "Ik gebruik aanmelder.nl voor veel van de conferenties die ik organiseer; niet alleen voor de registratie van deelnemers, maar ook voor conferentiewebsites, nieuwsbrieven en evaluaties. Het systeem is gebruiksvriendelijk en biedt tal van functionaliteiten. Wat ik bovendien erg waardeer, is de snelle en behulpzame ondersteuning vanuit de helpdesk. Ook het ter plaatse printen van badges is een groot pluspunt; het zorgt voor een soepele ontvangst van de deelnemers. Kortom, een uitstekende en betrouwbare partner voor het organiseren van conferenties en evenementen!"

    Monique Eventmanager

  • "Mijn onderwijsinstelling gebruikt aanmelder altijd en ik vind het heel erg fijn om mee te werken, aanrader!"

    Ann Eventmanager

  • "Goede ondersteuning tijdens ons event. Het platform van Aanmelder.nl is echt onmisbaar geweest bij de planning, voorbereiding en uiteindelijk de aanmelding van de deelnemers. Mede dankzij aanmelder.nl verliep de organisatie van onze conferentie soepel!"

    Erik Eventmanager

Veelgestelde vragen

Voor wie is onze congresregistratie software bedoeld?

De congresregistratie software van aanmelder.nl is bedoeld voor bedrijven en instellingen die regelmatig congressen organiseren. 

Wat is het verschil tussen congresregistratie software en een los aanmeldformulier?

Organiseer je een klein en gratis event waarbij je met de aanmelding niet zoveel informatie van de deelnemers hoeft te vragen, dan kan je dat waarschijnlijk prima met een los aanmeldformulier doen. Organiseer je grote congressen met meerdere sprekers, verschillende tarieven en diverse soorten deelnemers die allemaal andere wensen en voorkeuren zouden moeten hebben? Dan doe je er goed aan om congresregistratie software van bijvoorbeeld aanmelder.nl uit te proberen.

Wat zijn de belangrijkste functies van onze congresregistratie software?

De belangrijkste functies van aanmelder.nl zijn een slim aanmeldformulier, check-in, tiered ticketing, (e-)facturering, abstract handling, email communicatie en een uitgebreid dashboard.

Hoe werkt abstract handling in congresregistratie software?

Abstract handling is het beheren van sprekersinzendingen. Met deze feature binnen aanmelder.nl kun je eenvoudig abstracts van sprekers verzamelen, beoordelen en hun waarde bepalen. 

Hoe verloopt de check-in op het congres?

Nadat deelnemers zich via het aanmeldformulier voor je congres hebben ingeschreven, ontvangen ze per mail een bevestiging. Deze bevestiging bevat een QR-code. Bij aankomst scan je die QR-code en print je zijn/haar badge ter plekke. 

Op welke manier voldoet onze congresregistratie aan de eisen voor privacy en beveiliging?

aanmelder.nl is door DNV ISO 27001:2022-gecertificeerd en heeft een SOC 2 Type II-verklaring. Bovendien slaan we alle gegevens van de deelnemers van onze klanten op in de EU en krijg je een verwerkersovereenkomst op basis van de EU-modelclausules. Lees hier meer over onze privacy en beveiliging.

Benieuwd naar de beste oplossing voor jouw evenement?

Elk geslaagd event begint met een goed gesprek

Onze experts beantwoorden graag jouw vragen en helpen jij bij het vinden van de beste oplossingen, specifiek afgestemd op jouw evenement. Vul het formulier in en een eventexpert neemt contact met je op om je te ondersteunen met praktisch advies en aanbevelingen.

 

Wellicht ook interessant voor je