Showtime! De dag waar je naartoe hebt gewerkt als event organiser is aangebroken. De aanmeldingen zijn binnen en je verwacht een goede opkomst. De entree van je evenement wil je professioneel aanpakken en bovenal soepel laten verlopen. Daarom kies je voor Scan & Badge: on-site check-in van deelnemers en badge printing.
Tickets die je aanmaakt in aanmelder.nl zijn voorzien van de te scannen QR-code of barcode voor geautomatiseerde validatie.
Ticket scannen met Scan & Badge zorgt voor een snelle validatie van (e-)tickets, ook voor grote deelnemersaantallen.
Ontvang een smsje bij de aankomst van voorgedefinieerde VIP gasten. Zo kun je ze persoonlijk verwelkomen.
Je hebt inzage in de deelnemerslijst van het evenement. Zo zoek je gemakkelijk deelnemers op als ze hun tickets zijn vergeten.
De Scan & Badge apparatuur werkt met eigen 4G-datakaarten. Het werkt altijd. Overal.
Je hebt real-time inzicht op welke deelnemers er zijn ingecheckt. Je hebt gemakkelijke statistieken over de shows/no shows van je evenement.
Als event organiser ben je op zoek naar een overzicht van je shows/no shows van je evenement voor een evaluatie van het evenement. Om de juiste conclusies te kunnen trekken over de opkomst, deelnemersgroepen, etcetera. Het volgende evenement kun je op basis daarvan slimmer organiseren!
Het komt voor dat een bezoeker denkt zich te hebben aangemeld, maar dat toch niet heeft gedaan. Dat is geen enkel probleem! Op de tablets kan hij/zij zich direct aanmelden en inchecken. Zo heb jij de juiste contact- en facturatiegegevens om achteraf de administratie vlekkeloos af te maken.
De Scan & Badge printers printen binnen enkele seconden de fullcolor badge van de ingecheckte deelnemer. Het ontwerp van de badge bepaal je zelf. Door de koppeling te maken met antwoorden uit het aanmeldformulier kun je de badge kleurcoderen. Spreker, deelnemer en standhouder met een aparte kleur bijvoorbeeld, maar ook tafelindeling of dieetwensen kun je kenbaar maken op de badge. De mogelijkheden zijn oneindig, maar houd het functioneel.
Onze engineers zijn technisch specialisten die alles weten van de check-in tablets en printers. De engineer meldt zich een uur voor de check-in, zet alle spullen klaar en instrueert de hosts. Tijdens de de inlooptijd van de check-in blijft de engineer aanwezig. Hij is het aanspreekpunt voor de hosts als er vragen zijn. Na afloop neemt de engineer de apparatuur mee terug.
Maak nieuwe connecties en blijf in contact. Effectief netwerken doe je met de Prospector app. Standhouders scannen de QR-code op de badge van deelnemers voor de uitwisseling van contactgegevens. Deze leads zijn zo gemakkelijk op te volgen na het evenement. Het succes van het evenement wordt meetbaar en merkbaar. De gegevensoverdracht vindt plaats met expliciete toestemming van deelnemers. AVG-proof.
Zo ziet Scan & Badge er in de praktijk uit. Een aantal event organisers deelt hun ervaringen met Scan & Badge.
Deelnemers snel inchecken bij de entree van je evenement en ook nog direct een gepersonaliseerde badge printen? Dat kan met Scan & Badge! Met onze tablets kunnen wij alle deelnemers vinden en inchecken, onze printers printen in enkele seconden een gepersonaliseerde badge voor elke deelnemer. Voorbedrukken is niet nodig omdat alles ter plekke geprint wordt.
Dat is afhankelijk van hoe groot je evenement is en hoeveel tablets en printers je wilt gaan inzetten om de deelnemers in te checken. Wil je meer weten over de kosten van Scan & Badge kun je een offerte opvragen via de website. Mailen of bellen naar ons kan natuurlijk ook!
Scan & Badge bij je evenement inzetten staat los van de kosten voor het gebruik van aanmelder.nl voor het registreren van deelnemers. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.
Er is veel mogelijk! Naast natuurlijk de gegevens van je deelnemer kun je bijvoorbeeld logo’s printen, maar ook een QR-code om de aanwezigheid te scannen bij de workshops tijdens je evenement. Je scant de deelnemers bij deze sessies aan de hand van deze QR-code. Zo kun je achteraf zien wie bij welke sessie is geweest. Heel handig voor eventuele opvolging na het evenement.
Graag zelfs! Met een eigen ontwerp zien wij ook gelijk welke informatie je op de badge wilt hebben. Het makkelijkste is om je ontwerp aan te leveren als PDF-bestand, eventuele logo’s en lettertypes kun je apart aanleveren. Houd er rekening mee dat een badge vooral functioneel moet zijn: de informatie op de badge moet goed leesbaar blijven.
Er zijn 3 typen badges: groot (papier), klein (papier) en de butterfly badge.
De grote papieren badge: 106 x 85 mm. Kleine papieren badge: 85 x 54 mm. Deze badges gebruik je in combinatie met een badgehouder. Aan de badgehouder bevestig je een lanyard of clip.
Het formaat van de butterfly badge is 96 x 82 mm. De butterfly badge is een sticker waarvan de twee zijden aan elkaar plakken. De badge is aan twee zijden te personaliseren. Je hebt alleen een lanyard/clipje nodig. Er zitten 3 gaatjes bovenaan de butterfly badge, geschikt voor lanyards met 1 of 2 haakjes.
Naam en organisatie worden standaard getoond op de badge, maar het is ook mogelijk om een persoonlijk programma met de workshops en zalen op de badge te printen. Specifieke gasten zoals sprekers of eigen crew kun je herkenbaar maken door kleurcodes of iconen te gebruiken op de badge. Zelfs dieetwensen voor een lunch of diner kunnen op de badge. Als wij deze informatie hebben van de deelnemers, kunnen wij dit op de badge zetten. Bedenk vooraf welke informatie handig is voor jou om op de badge te hebben, wij denken graag met je mee hoe we dit kunnen vormgeven!
Het grote formaat papieren badge en de butterfly badge zijn aan twee zijden, los van elkaar, te personaliseren.
Dat kan! Indien gewenst kunnen wij ook de badgehouders, clips of lanyards verzorgen.
Je kunt de voornaam, achternaam en de bedrijfsnaam van een persoon ter plekke wijzigen op de tablet en een nieuwe badge printen.
We kunnen ongeveer 100 deelnemers inchecken per half uur met 1 printer en 1 tablet. Maar hoeveel printers en tablets je nodig gaat hebben is ook sterk afhankelijk van het programma van jouw evenement en de doorlooptijd: start je evenement met een workshop of sessie, dan is het noodzakelijk dat alle deelnemers op tijd ingecheckt moeten zijn. Door extra printers en tablets in te zetten voorkom je rijen bij de check-in en zorg je ervoor dat de deelnemers netjes op tijd bij hun eerste programma onderdeel aanwezig zijn. Bijvoorbeeld: voor 1000 deelnemers die in een uur naar binnen komen, heb je ongeveer 5 printers en tablets nodig.
De printers en tablets worden geleverd door een engineer van aanmelder.nl. De engineer zorgt ook voor de opbouw. Na afloop zal de engineer er ook voor zorgen dat alles weer netjes ingepakt wordt. De engineer is standaard 4 uur aanwezig op je evenement: 1 uur vóór check-in en 3 uur na check-in. Wil je meer uren afnemen? Dan kun je dit vooraf aangeven, dan houden wij daar rekening mee in de planning. Mocht je op het evenement zelf toch graag willen dat de engineer langer blijft, neem dan even telefonisch contact met ons op. Dan kunnen wij kijken wat er mogelijk is. De kosten zijn € 50,- per uur excl. BTW. Na afloop van het event teken je voor de extra uren die de engineer is gebleven.
De incheck app op de tablets van aanmelder.nl is super gebruiksvriendelijk. Iedereen die weleens een tablet in de hand heeft gehad, kan ermee werken en met de uitleg van onze engineer kan een kind de was doen!
Nee, de printers en tablets zijn aan elkaar gekoppeld met een Bluetooth-verbinding. Ook als je de tablets gebruikt om de aanwezigheid te scannen van de deelnemers bij workshops of deelsessies, is geen Wi-Fi nodig.
Verwacht je daarna nog verlate deelnemers die je toch nog wilt inchecken? Dan kun je ervoor kiezen om alvast de badges vooraf uit te printen. In overleg is het ook mogelijk om een printer en tablet achter te laten bij je evenement, zodat je alsnog deze deelnemers kunt inchecken. Er zal dan een afspraak met je worden gemaakt wanneer de spullen weer terug naar aanmelder.nl gaan, per koerier of op eigen gelegenheid.
De hosts verzorg je zelf, wij leveren een engineer. Onze engineer verzorgt de opbouw en de briefing van de hosts en blijft standaard 3 uur na start van de check-in om de hosts te begeleiden.
Wij starten een uur voordat de check-in begint met het opbouwen. Het is fijn als de fysieke check-in klaar staat voor ons: de tafels of balies op de juiste plek en de stroompunten gereed. Daarnaast is het ook handig als alle hosts aanwezig zijn voor de briefing van onze engineer, zodat zij weten hoe alles werkt.
Het komt voor dat deelnemers besluiten om te komen naar je event, maar zichzelf nog niet ingeschreven hebben. Dat is geen probleem. Op de on-site tablets kunnen deelnemers zich aanmelden en inchecken voor het evenement. Zo heb jij de juiste contact- en facturatiegegevens om achteraf de administratie vlekkeloos af te maken.
We kunnen de persoonlijke QR-code van een deelnemer ook op de badge printen, deze kunnen we dan nogmaals scannen bij de ingang van een workshop, zo weet je precies wie waar is geweest en op welk moment.
Ja, dat kan! Je kunt na je evenement mailings sturen naar de deelnemers die aanwezig zijn geweest. Dit kun je doen door deelnemersgroepen aan te maken bij de registraties door de deelnemers te selecteren met status ‘Ingecheckt’.
Vul onderstaand formulier in zodat wij contact kunnen opnemen voor een vrijblijvende en op maat gemaakte offerte.
Of neem contact met ons op.
Neem dan contact op met Guido op +31 (0)15 2400119 of sales@aanmelder.nl
