Event software voor universiteiten en hogescholen

Hoe onderwijsinstellingen slim en overzichtelijk evenementen organiseren

Vandaag opent de faculteit Bouwkunde de inschrijving voor een nieuw congres. Morgen verwacht de hoogleraar van de faculteit Civiele Techniek de eerste abstracts voor het symposium van volgende maand. En aanstaande zaterdag krioelen er 3000 scholieren (+ouders) over de campus tijdens de jaarlijkse open dag. Universiteiten en hogescholen organiseren ieder jaar honderden van dit soort evenementen.

Dat loopt allemaal door elkaar heen. En vaak worden ze georganiseerd door medewerkers die hier lang niet allemaal fulltime mee bezig zijn. Toch loopt alles op rolletjes. Komt doordat zij registratie, uitnodigingen, abstracts en check-in met aanmelder.nl regelen. Zonder cursus vooraf. En de onderwijsinstelling die het overzicht behoudt.

Vraag een demo aan Of probeer het 30 dagen gratis


*Start direct met je gratis trial. Geen creditcard nodig.

TNP_3267

Onderwijs events, slim georganiseerd

Event software waarmee je ieder onderdeel van je event handig automatiseert

Direct aan de slag

Events met een korte deadline? We got you! Van hoogleraar tot IT-specialist: met aanmelder.nl kan iedereen direct aan de slag. Met onze intuïtieve tools klik je in no-time een eventpagina in elkaar en zit je eerste save-the-date invite razendsnel in de inbox van al je deelnemers. En omdat je niet per gebruiker betaalt, kunnen honderden collega's een account krijgen. Zonder dat de rekening oploopt.

Overzichtelijk maken

Als eventmanager wil je altijd en overal met de juiste en meest recente informatie werken. Het dashboard van aanmelder.nl biedt je dat overzicht. En doordat iedere faculteit of afdeling met een eigen omgeving werkt, organiseer jij je events met alleen de informatie die er voor jou toe doet.

 

Analyse en inzichten

De beste events beginnen bij de juiste inzichten. Welke gasten hebben een uitnodiging van je gekregen? En wie zijn er ook daadwerkelijk gekomen? Onze event software registreert het allemaal. Gepresenteerd in handige overzichten. Zo hou je realtime inzichtelijk hoe je huidige event presteert en bouw je aan een gedegen basis voor de volgende.

Voor elk event de juiste tools

Symposium, open dag, introductieweek: elk event vergt weer een andere aanpak. Maar met onze eventsoftware heb je voor al die verschillende events een zwitsers zakmes bij de hand.

Open dagen

Een open dag is het moment waarop je je als onderwijsinstelling van je beste kant wilt laten zien. En de manier waarop je potentiële studenten op zo´n dag begeleidt, draagt bij aan die ervaring. Met aanmelder.nl kun je:

  • Per proefcollege een maximum instellen
  • Scholieren en ouders via vragen in het aanmeldformulier hun eigen route laten doorlopen
  • Herinneringen versturen om het aantal no-shows te minimaliseren

Congressen

Het organiseren van een congres of symposium is een complex traject. Maar met de handige features van onze eventsoftware automatiseer je veel van deze taken en creëer je overzicht op de plekken waar je dat het meest nodig hebt.

  • Verzamel abstracts en wijs automatisch de juiste reviewers toe
  • Segmenteer deelnemers in bepaalde groepen om deze afzonderlijke emails te sturen
  • Verkoop verschillende ticketvarianten en verstuur automatische facturen

Diploma-uitreikingen

Oraties, promoties en diploma-uitreikingen vormen de kroon op jarenlang werk. De organisatie ervan verdient dan ook een dito werkwijze. Met deze automatiseringen is dat een fluitje van een cent:

  • Gesloten registratie op uitnodiging.
  • Gastenlijst per promovendus.
  • Check-in bij de ingang van aula, auditorium of welke andere mooie locatie je voor de promovendus geboekt hebt.

 

Slimme features voor events op universiteiten en hogescholen

Met aanmelder.nl kan je direct aan de slag, werk je helder en overzichtelijk en creëer je inzichten waar je hele organisatie slimmer van wordt.

mac-browser-mockup-abstracts-transparent-1

Direct zelf aan de slag

  • Maak slimme aanmeldformulieren en bouw afhankelijkheden in om je formulier toch zo kort en krachtig mogelijk te houden. Stuur deze naar verschillende doelgroepen in verschillende talen.
  • Bouw zelf een meertalige eventwebsite met daarop de belangrijkste informatie rondom jouw event. Denk hierbij aan het programma, de routebeschrijving en natuurlijk het aanmeldformulier. En dat allemaal zonder hulp van jullie webredactie.
  • Segmenteer je doelgroepen en informeer ze in diverse talen via uitnodigingen, bevestigingen en herinneringen.
  • Abstract handling: indienen en beoordelen van abstracts met een eigen omgeving voor auteurs en reviewers.
  • Verschillende soorten tickets met tiered ticketing en facturatie: gratis tickets voor de open dag, betaalde tickets met automatische facturen voor het congres.
  • Kopiëren uit eerdere events: handig voor terugkerende events zoals open dagen en diploma-uitreikingen.

Centrale regie, ruimte voor elke faculteit

  • Suborganisaties en teams: iedere faculteit of dienst kan vanuit een eigen omgeving werken.
  • Rollen en rechten: jij bepaalt wie wat mag zien en/of aanpassen.
  • Staffelkorting: hoe meer registraties jouw organisatie ontvangt, des te meer korting je krijgt. Dus hoe meer faculteiten met aanmelder.nl werken, des te lager de kosten zijn.
  • Inloggen via SURFconext: medewerkers kunnen met de inloggegevens van de universiteit of hogeschool inloggen.
  • Diverse dashboards: denk aan algemene inzichten voor de hele instelling met overkoepelende cijfers voor het bestuur. Maar ook aan dashboards met details per faculteit.
  • Integraties: koppelingen met CRM en andere systemen via de API, zodat een aanmelding voor de open dag bijvoorbeeld ook in het wervingssysteem belandt.
  • E-facturatie via Peppol netwerk: verstuur en verwerk digitale facturen via de Europese standaard voor het veilig en snel uitwisselen van elektronische orders en facturen.
mac-browser-mockup-surf-login-transparent
mac-browser-mockup-badge-printen-transparent-2

Relevante inzichten

  • Check-in: scan entreetickets bij de ingang of per zaal met de mobiele app of tablet. Met of zonder badge.
  • Badges: worden bij aankomst direct geprint zodat er geen stapel ongebruikte badges ontstaat.
  • Statistieken: registraties vs werkelijke aanwezigheid, maar meet ook de populariteit van bepaalde sessies, sprekers en/of workshops.
  • Prospector-app: laat exposanten in hun stands de badges van de bezoekers scannen om snel en veilig hun contactgegevens te registreren.

Benieuwd hoe aanmelder.nl werkt?

En wil je weten of je met de features ook jouw event succesvol kunt organiseren? Met onze trial kun je onze eventmanagement software 1 maand gratis gebruiken. Zonder credit card. Meteen aan de slag. Of vraag een demo aan.

Start je gratis trial Of vraag een demo aan



*Start direct met je gratis trial. Geen creditcard nodig.
 

Review

Als grote universiteit in een van de meest vooraanstaande congressteden van Europa ontvangen we jaarlijks duizenden deelnemers. Aanmelder.nl heeft ons ontzettend geholpen het proces van deelnemersregistratie te stroomlijnen. De interface is ontzettend gebruiksvriendelijk; nieuwe medewerkers pikken het gemakkelijk op. Daarnaast zijn de printers waarmee on site badges gemaakt kunnen worden een ontzettende uitkomst: nooit meer vooraf badges maken, ter plekke kunnen aanpassen waar nodig.

Conferentie kantoor, Universiteit van Amsterdam Niels Klein
Willemijn website page image with radius (6) (1)

Event software waar IT-managers blij van worden

Een nieuw systeem op een universiteit of hogeschool? Die gaat pas live als de IT-afdeling er akkoord op heeft gegeven. Dat weten wij als geen ander. En daarom hebben we onze software daar helemaal op ingericht. Hieronder vind je onze belangrijkste IT-features. Wil je een uitgebreid overzicht? Check dan onze pagina over event software voor IT-teams.

Block supporting images - 1000px x 667px (2)

SURFconext

Medewerkers kunnen met de inloggegevens van de universiteit of hogeschool inloggen. Nieuwe wachtwoorden zijn dus niet nodig. En wie de onderwijsinstelling verlaat, verliest automatisch toegang tot aanmelder.nl.

 

SOC 2 Type II-verklaring en ISO 27001:2022-certificaat

Deze keurmerken bewijzen dat de informatiebeveiliging aantoonbaar op orde is. Want deze onafhankelijke auditors hebben vastgesteld dat de beveiligingsmaatregelen ook in de praktijk werken.

 

EU servers

De gegevens van al jouw deelnemers worden op servers opgeslagen die allemaal in de EU staan.

 

 

Suborganisaties en teams, rollen en rechten

Iedere faculteit of dienst kan vanuit een eigen omgeving werken.  Jij bepaalt wie wat mag zien en/of aanpassen.

Integraties

Koppelingen met CRM en andere systemen via de API, zodat een aanmelding voor de open dag bijvoorbeeld ook in het wervingssysteem belandt.

E-facturatie via Peppol netwerk

Verstuur en verwerk digitale facturen via de Europese standaard voor het veilig en snel uitwisselen van elektronische orders en facturen.

Cybersecurity

Met de komst van de cybersecuritywet (Cbw) moeten onderzoeks- en onderwijsinstellingen nóg kritischer naar hun leveranciers kijken. Wij slaan data op in de EU, zijn ISO 27001-gecertificeerd en hebben een SOC 2 Type II-verklaring, zodat je de vragen van IT en inkoop met bewijs beantwoordt. In ons blog over NIS2 lees je wat dat betekent bij de keuze voor eventsoftware.



*Start direct met je gratis trial. Geen creditcard nodig.
 

Wat zeggen andere eventprofessionals over aanmelder.nl?

  • "Another positive thing is the scan and badge system provided by aanmelder.nl which is truly commendable. The ability to generate on-the-spot badges without the need for pre-printing is a significant advantage. This feature streamlines the check-in process, reducing the logistical hassle associated with traditional badge printing and ensuring a smooth and efficient on-site experience for both organizers and participants."

    Enterprise customer (via G2) Events service

  • "Goede ondersteuning tijdens ons event. Het platform van aanmelder.nl is echt onmisbaar geweest bij de planning, voorbereiding en uiteindelijk de aanmelding van de deelnemers. Mede dankzij aanmelder.nl verliep de organisatie van onze conferentie soepel!"

    Erik (via Google reviews) Program manager

  • "What I like is that it is so easy to make different groups in your event attendee list, so you can communicate with several groups on different subjects. Really easy to make QR-codes, to scan them and badge each individual at your event."

    Jelle (via G2) Partnerships manager

  • "The provided functionalities (registration website and event check-in option with badge printing) greatly contribute to obtaining (and maintaining) satisfied customers. Our clients were very impressed with the overall experience."

    User (via G2) Infomation technology services
Spring 2025 G2.com 3 badge column - 781 x 313
G2.com transparant BG - #FF7B51
Google transparant BG - #FF7B51
Eventplanner transparant BG - #FF7B51

Benieuwd naar de beste oplossing voor jouw evenement?

Elk geslaagd event begint met een goed gesprek

Onze experts beantwoorden graag jouw vragen en helpen jij bij het vinden van de beste oplossingen, specifiek afgestemd op jouw evenement. Vul het formulier in en een eventexpert neemt contact met je op om je te ondersteunen met praktisch advies en aanbevelingen.

 

Dit vind je misschien ook interessant

New features event management

Organiseer nu meertalige evenementen met gemak!

Organiseer moeiteloos internationale evenementen met onze nieuwe meertalige feature! Maak je evenementen wereldwijd toegankelijk in Nederlands,...

aanmelder.nl mei 28, 2024