aanmelder.nl het 1,5 meter evenement

Vanaf 1 juli zijn evenementen weer toegestaan. Mits deze georganiseerd worden volgens de richtlijnen van het RIVM. aanmelder.nl biedt diensten aan om jouw evenement veilig en corona-proof te organiseren, zowel op locatie als online. In dit artikel leggen we uit welke features de producten bevatten zodat jouw 1,5 meter evenement veilig en soepel verloopt.

Start nuPreview direct je aanmeldformulier en eventwebsite

Meer dan ooit is slimme software belangrijk tijdens en voorafgaand aan het evenement. Of je nu een online, hybride of fysiek evenement organiseert, je kunt niet meer zonder IT. Dit betekent niet dat je ineens IT-expert moet zijn om evenementen te organiseren. Wij regelen de software en zorgen ervoor dat jij zonder IT kennis gebruik kunt maken van verschillende oplossingen.

Voor alle richtlijnen rondom het organiseren van evenementen tijdens de corona periode, verwijzen we je door naar het protocol van event platform.

 

Registratiesoftware

Het begint met registratie. Een geautomatiseerd systeem zorgt ervoor dat je geen richtlijnen over het hoofd ziet en de registratie en communicatie vast staat. Gedurende de corona periode is communicatie misschien wel het belangrijkste onderdeel van je werkzaamheden. Het is tenslotte van belang dat alle deelnemers goed geïnformeerd worden. Met aanmelder.nl kun je enkele richtlijnen van het protocol al afvinken:

 

Inzicht in deelnemers

Je weet precies wie zich geregistreerd heeft en krijgt real-time inzicht in de voortgang van het evenement. Dat geeft jou de mogelijkheid om deelnemersgroepen te maken om bijvoorbeeld een stoelindeling samen te stellen.

Vooraf vragenlijst versturen

Volgens de richtlijnen van het RIVM moet je van te voren controleren of iemand (lichte) klachten heeft gehad die kunnen wijzen op COVID-19. Dit doe je uiteraard kort ter plaatse , maar wij raden aan om een dag van te voren dit middels een vragenlijst te doen. Zo hoeft de deelnemer niet onnodig te reizen naar de locatie van het evenement.

 

Verstuur veiligheidsrichtlijnen

Verstuur de veiligheidsrichtlijnen en eventuele overige informatie enkele dagen voor het evenement naar de deelnemers. Hier omschrijf je welke maatregelen je hebt genomen en wat er van deelnemers wordt verwacht gedurende het evenement.

 

Selecteer en sluit inlooptijden

Voorkom wachtrijen en laat de deelnemer bij de registratie kiezen voor een inlooptijd. Zo spreid je het aantal aanwezigen bij binnenkomt en is het makkelijker om 1,5 meter afstand te bewaren.

 

Deelnemersgroepen aanmaken

Maak deelnemersgroepen aan. Plaats mensen bij elkaar die bijvoorbeeld bij hetzelfde bedrijf- of in hetzelfde vakgebied werkzaam zijn om netwerken te stimuleren maar ook verspreiding of onnodig wandelen door de evenementenlocatie te voorkomen.

 

Scan & Badge

Met Scan & Badge van aanmelder.nl verzorg je een soepele en veilige check-in. Scan het ticket en de badge wordt in enkele seconden geprint. Om zoveel mogelijk contactmomenten te voorkomen, raden we aan om een hostess verantwoordelijk te stellen voor het scannen van de tickets. Zo minimaliseer je het besmettingsrisico. Wij zetten de grootste voordelen van Scan & Badge tijdens de corona periode voor je op een rij.

 

Geen wachtrijen

Met Scan & Badge voorkom je wachtrijen doordat het incheckproces snel verloopt. Binnen enkele seconden is de deelnemer ingecheckt, heeft een badge ontvangen en kan verder de evenementenruimte in.

 

Moment voor vragen en instructies

Het incheck moment is tegelijkertijd een moment voor vragen en verdere instructies. Verwijs naar de looproutes en hygiëne-regels die zijn getroffen. Maak daarmee duidelijk wat er van de deelnemer verwacht wordt.

 

Customize badges

Op de badge is er ruimte beschikbaar voor een stoelnummer en informatie over de gestelde maatregelen. Zo weet je zeker dat iedere deelnemer goed is geïnformeerd. 

Event streaming van aanmelder.nl

Event streaming van aanmelder.nl stelt jou in staat om eenvoudig en snel een eigen professionele stream op te zetten. Je ontvangt van ons twee 4k camera's met statieven, een microfoon en een 4G modem. Indien gewenst zetten wij het voor je klaar, maar het opzetten is zo eenvoudig dat dit eigenlijk niet nodig is. Vervolgens stream je het evenement naar het door jouw gewenste platform. Perfect voor een online of hybride evenement.

 

Eenvoudig een eigen stream opzetten

Zoals je van aanmelder.nl gewend bent is de apparatuur en bijbehorende software eenvoudig zelf te installeren en beheren. Je hebt geen productiebedrijf of extra personeel nodig om de apparatuur te gebruiken.

 

Dynamic speaker view

De apparatuur bevat veel meer dan alleen maar een simpele camera. De camera´s werken met een dynamic speaker view. Dit betekent dat de camera de spreker volgt over het podium, op verschillende zoomniveaus in beeld wordt gebracht en het beeld kan wisselen tussen het publiek en de spreker. Dit creëert een hele andere ervaring dan wanneer er een normale camera op een spreker staat gericht.

 

Eenmalig apparatuur huren

Je hoeft zelf geen apparatuur aan te schaffen. Je huurt bij aanmelder.nl de apparatuur per dag voor een aantrekkelijke prijs.

 

Beschikbaar voor elk streaming platform

De stream stel je beschikbaar op het door jouw gewenste streaming platform. Dit kan je eigen website zijn ook maar speciale software voor online evenementen.

 

Geen extra personeel

Je beheert alles zelf waardoor er geen extra mensen aanwezig zijn op het evenement en er meer ruimte is voor deelnemers.

 

Beeldmateriaal ter promotie

Niet alleen zet je een professionele steam op, je hebt ook nog eens goed beeldmateriaal die je weer kunt gebruiken voor marketingdoeleinden. Zoals een aftermovie, promotie naar een nieuwe evenement of je verstuurt de opname na afloop naar deelnemers.

 

Online event platform

Online evenementen en hybride evenementen zijn niet meer weg te denken. Ideaal voor internationale evenementen, niche markten of kleinere evenementen. Met een hybride evenement vergroot je het bereik van je boodschap doordat je er veel meer deelnemers kunt ontvangen en drempels weghaalt bij potentiële deelnemers.

Tijdens covid-19 beschik je met een online event platform over een back-up voor het fysieke evenementen en verleen je toegang tot het evenement aan deelnemers die in de risicogroepen vallen.

 

Meer deelnemers ontvangen

Je vergroot je bereik en dus je publiek bij een online evenement. Je haalt meer uit het evenement door het ook (deels) online aan te bieden. Uit onderzoek uit 2019 blijkt dat een hybride evenement op 30% meer bezoekers mag rekenen. Twijfelaars of deelnemers die niet de mogelijkheid hebben om naar de locatie af te reizen, biedt je met een online event platform een alternatieve oplossing.

 

Duurzaam en Internationaal

Voordat covid-19 de wereld op zijn kop zette, was duurzaamheid een belangrijk topic in elke branche. Online draagt bij aan het verminderen van CO2 uitstoot doordat mensen niet reizen. Met name bij internationale evenementen is dit een groot voordeel en wordt dit steeds vaker genoemd als argument.

 

Alternatief

We hopen het natuurlijk niet, maar mocht er weer sprake zijn van een intelligente lock-down, dan maak je van je hybride evenement een online evenement. Zo kan het evenement toch doorgaan en kun jij je als organisatie toch het doel behalen.

 

Een unieke ervaring

Een online evenement is zoveel meer dan een webinar. Ook online kun je een positieve ervaring creëren bij deelnemers. Zorg voor een afwisselend en boeiend programma en zet verschillende elementen in om de interactie te bemoedigen voor een succesvol online evenement. Meer weten? Lees onze tips.

 

Het is aanpassen, maar niet onmogelijk

Een evenement organiseren tijdens de pandemie is misschien anders dan je gewend bent. Een slimme organisatie maakt het mogelijk om toch de doelen van een evenement te kunnen behalen. Zelfs voor het actief netwerken tussen deelnemers zijn verschillende oplossingen te bedenken. Wil je meer weten over onze software-diensten of hoe aanmelder.nl de toekomst van evenement ziet op korte termijn? Neem gerust contact op.

 

Joakim helpt je graag verder.
Bel me even op +31 (0)15 2002192

Super support

Wij zijn er voor je! We helpen jou om je evenement zo slim mogelijk te organiseren.

Nieuwsbrief